公司采购与招标制度

PAGE公司采购与招标制度一、总则（一）目的为规范公司采购与招标活动，加强内部控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的采购与招标活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购与招标活动应当符合国家法律法规及相关政策要求。2.公平、公正、公开原则：采购与招标活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商或投标人享有平等的机会参与竞争。3.效益原则：采购与招标活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购与招标活动各方当事人应当诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购与招标管理机构及职责（一）采购与招标管理委员会1.组成：采购与招标管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，主任由公司总经理担任。2.职责：审议公司采购与招标管理制度、政策和规划。审定重大采购与招标项目的采购方式、采购预算、评标标准等。协调解决采购与招标活动中的重大问题。对采购与招标活动进行监督和检查。（二）采购部门1.职责：负责制定采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购合同签订等。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（三）招标部门（如有）1.职责：负责制定招标方案和招标文件。组织招标活动，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标等。负责评标结果的公示和中标通知书的发放。协助采购部门签订采购合同。（四）其他部门1.职责：配合采购部门和招标部门开展采购与招标活动，提供相关技术支持和需求信息。参与采购物资的验收工作。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门应根据本部门的业务需求和实际情况，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购计划，并提交给采购部门。2.采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购部门应对各部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，并结合公司的年度经营目标和资金状况，编制公司年度采购计划，报采购与招标管理委员会审议通过后实施（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行编制，确保预算的合理性和准确性。2.采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。3.采购预算经公司财务部门审核后，报采购与招标管理委员会审议通过。（三）采购计划与预算调整1.因市场变化、业务需求调整等原因需要对采购计划和预算进行调整的，相关部门应及时向采购部门提出申请。2.采购部门应会同财务部门等相关部门对调整申请进行审核，并报采购与招标管理委员会审批。3.采购计划和预算调整后，采购部门应及时通知相关部门，并按照新的计划和预算组织实施采购活动。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对于新的采购项目，采购部门应根据采购需求和供应商数据库，筛选出潜在供应商，并进行资格预审。3.资格预审内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩、信誉等。4.通过资格预审的供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理、售后服务等情况。5.根据实地考察结果和资格预审情况，采购部门应综合评估潜在供应商，选择合适的供应商作为中标候选人或入围供应商。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.供应商评估与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为优秀的供应商，采购部门应给予适当的奖励和优惠政策；对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时终止合作，并在供应商数据库中删除其信息。（三）供应商档案管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资格预审情况、实地考察结果、评估与考核结果等内容。2.供应商档案应定期更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。五、采购方式与程序（一）采购方式分类1.公司采购方式分为招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。3.竞争性谈判采购：适用于采购金额较大、技术复杂、但潜在供应商数量有限的采购项目，或者采购项目时间紧迫、需要尽快确定供应商的情况。4.询价采购：适用于采购金额较小、技术简单、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目（二）招标采购程序1.招标部门应根据采购项目的特点和需求，制定招标方案和招标文件。2.招标部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。3.招标部门应组织资格预审，对潜在投标人的资格进行审查。4.招标部门应组织开标、评标，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。5.招标部门应公示中标候选人，公示期不得少于[具体天数]天。6.公示期满无异议的，招标部门应向中标人发放中标通知书，并组织签订采购合同。（三）竞争性谈判采购程序1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请书。2.采购部门应组织谈判小组，与谈判供应商进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求谈判供应商进行报价和二次报价。4.谈判小组应综合评估谈判供应商的报价、技术方案、售后服务等情况，确定成交供应商。5.采购部门应向成交供应商发出成交通知书，并组织签订采购合同。（四）询价采购程序1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定询价供应商名单，并向其发出询价通知书。2.询价供应商应在规定的时间内将报价文件提交给采购部门。3.采购部门应综合评估询价供应商的报价，确定成交供应商。4.采购部门应向成交供应商发出成交通知书，并组织签订采购合同。（五）单一来源采购程序1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定单一来源供应商名单，并向其发出采购邀请书。2.采购部门应组织与单一来源供应商进行谈判，确定采购价格和采购条款。3.采购部门应向单一来源供应商发出成交通知书，并组织签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同应经公司法律部门审核后，由公司授权代表签字盖章。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付采购物资或提供服务。3.采购部门应组织对采购物资进行验收，验收合格后办理入库手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同协议。2.变更或解除合同协议应经公司法律部门审核后，由公司授权代表签字盖章。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。2.协商不成的，采购部门应及时收集相关证据，按照合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购部门应根据采购合同的约定和相关标准，制定采购物资的验收标准。2.验收标准应明确采购物资的规格型号、数量、质量标准、外观要求等内容。（二）验收程序1.采购物资到货后，采购部门应及时通知相关部门组织验收。2.验收部门应按照验收标准对采购物资进行验收，并填写验收报告。3.验收合格的采购物资，验收部门应办理入库手续；验收不合格的采购物资采购部门应及时与供应商协商解决。（三）验收记录与档案管理1.验收部门应建立采购物资验收记录档案，记录采购物资的验收情况。2.验收记录档案应包括验收报告、验收凭证、质量检验报告等内容。3.验收记录档案应妥善保管，以备查阅。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应根据采购合同的约定和验收情况，及时向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等内容。（二）付款审核1.财务部门应根据采购合同的约定和相关规定，对付款申请进行审核。2.付款审核内容包括采购合同的执行情况验收情况、发票真实性等。（三）付款审批1.付款申请经财务部门审核通过后，应报公司相关领导审批。2.付款审批权限应根据公司相关规定执行。（四）付款方式1.公司采购付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。2.采购部门应根据采购合同的约定和供应商的要求，选择合适的付款方式。九、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购与招标活动进行审计监