学校集体采购制度模板

PAGE学校集体采购制度模板一、总则（一）目的为了规范学校集体采购行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级等以学校名义进行的集体采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、校服、食品及其他各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求经济效益与社会效益的最大化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目，制定采购政策和采购计划，监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门根据采购项目的性质和特点，确定具体的采购执行部门。一般情况下，教学设备采购由教务处负责，办公用品采购由总务处负责，图书教材采购由图书馆负责，校服采购由学生处或总务处牵头，食品采购由总务处负责等。采购执行部门负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）采购监督部门学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成或邀请教师代表、学生代表参与监督。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合理，对发现的问题及时提出整改意见，并对违规行为进行严肃处理。三、采购预算管理（一）预算编制原则采购预算应根据学校教学、科研、管理等工作的实际需要，结合学校事业发展规划和财务状况，按照“量入为出、收支平衡”的原则进行编制。预算编制应科学合理，充分考虑采购项目的必要性、可行性和效益性，确保预算资金能够满足学校正常运转和发展的需要。（二）预算编制程序1.每年末，各采购执行部门根据本部门下一年度的工作计划和业务需求，提出采购项目申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附上相关的论证材料。2.采购执行部门将采购项目申请报学校财务部门审核，财务部门根据学校整体预算安排和资金状况，对采购项目申请进行审核，提出预算调整意见。3.采购执行部门根据财务部门的审核意见，对采购项目申请进行修改完善后，报采购领导小组审议。采购领导小组对采购项目申请进行综合评估和审议，确定采购项目是否纳入学校下一年度采购预算，并下达采购预算批复。（三）预算执行与调整1.预算执行：采购执行部门应严格按照采购预算批复组织实施采购活动，不得擅自突破预算。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购项目或预算金额，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.预算调整：采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整、不可抗力等因素导致原采购预算无法满足实际采购需求时，可以申请预算调整。预算调整申请由采购执行部门提出，经学校财务部门审核后，报采购领导小组审批。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额等内容，并附上相关的证明材料。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标评标、中标公示等程序确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标评标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，但添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。各采购方式的具体程序1.公开招标程序招标公告发布：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制招标公告，在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、招标内容、招标要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的情况，确定合格的潜在投标人名单。发售招标文件：向合格的潜在投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、投标文件格式、评标标准等内容。投标：潜在投标人按照招标文件的要求编制投标文件，在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。开标对投标文件进行开标评标，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成数量为五人以上单数其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者直接确定中标人。中标公示：招标人将中标候选人名单在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如对中标候选人有异议的，可以向招标人提出质疑，招标人应及时进行调查处理。签订合同：中标人确定后，招标人向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序发出投标邀请书：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，从符合相应资格条件的供应商名单中选择三家以上供应商，向其发出投标邀请书，邀请书内容包括招标项目的名称、招标内容、招标要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、投标文件格式、评标标准等内容。投标：被邀请的供应商按照招标文件人的要求编制投标文件，在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。开标评标：对投标文件进行开标评标，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成数量为五人以上单数其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者直接确定中标人。中标公示：招标人将中标候选人名单在指定范围内进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如对中标候选人有异议的，可以向招标人提出质疑，招标人应及时进行调查处理。签订合同：中标人确定后，招标人向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的需求，制定谈判文件，谈判文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、谈判标准等内容。确定供应商名单：采购执行部门通过发布公告、邀请等方式，确定符合资格条件的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，供应商应按照谈判文件的要求进行报价和承诺。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清和说明，但不得改变谈判文件的实质性内容。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商，并向采购人提交成交报告。采购人根据成交报告确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序申请：采购执行部门根据采购项目的实际情况，向采购领导小组提出单一来源采购申请，申请内容包括采购项目的名称、采购内容、采购金额、采购理由、拟采购的供应商等。审核：采购领导小组对采购执行部门的单一来源采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购理由的充分性、拟采购供应商的唯一性等。公示：采购领导小组对审核通过的单一来源采购申请进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示期间，如对单一来源采购申请有异议的，可以向采购领导小组提出质疑，采购领导小组应及时进行调查处理。谈判：公示无异议后，采购执行部门与拟采购的供应商进行谈判，谈判内容包括采购项目的技术规格、商务条款、价格等。谈判过程中，采购执行部门应严格按照采购领导小组的要求进行谈判，确保采购价格合理、采购质量可靠。签订合同：谈判达成一致后，采购执行部门与供应商签订采购合同。5.询价程序成立询价小组：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的人员组成，人数为三人以上单数。制定询价文件：询价小组根据采购项目的需求，制定询价文件，询价文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、询价程序、询价标准等内容。确定供应商名单：采购执行部门通过发布公告、邀请等方式，确定符合资格条件的供应商名单，并向其发出询价通知书。询价：询价小组向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定的时间内报价。供应商应按照询价通知书要求，提供货物的规格、型号、数量、价格等信息。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向采购人提交成交报告。采购人根据成交报告确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同的签订应符合法律法规的规定，不得损害学校和供应商的合法权益。（二）合同履行1.供应商履行：供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量履行交货义务，并提供相关的售后服务。供应商在履行合同过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应及时与采购执行部门协商，并签订书面补充协议。2.学校履行：采购执行部门应按照采购合同的约定，及时支付货款。在验收过程中，如发现供应商提供的货物不符合合同约定的，应及时通知供应商进行整改或退换货。采购执行部门应建立采购合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪记录，确保合同的顺利履行。（三）合同变更与解除1.合同变更：采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。2.合同解除：采购合同履行过程中，如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行的，双方可以协商解除合同。合同解除后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续，承担相应的违约责任。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷双方应首先通过协商解决协商不成的可以按照合同约定的争议解决方式通过仲裁或诉讼解决在纠纷处理过程中双方应保持冷静理智依法维护自身的合法权益六、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成交货后，采购执行部门应及时组织验收。验收工作由采购执行部门牵头，相关职能部门、使用部门等人员组成验收小组进行验收。验收小组应根据采购合同的约定和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行全面检查和测试。（二）验收程序1.准备阶段：采购执行部门在验收前应通知供应商提交验收所需的文件资料，包括产品合格证、质量检验报告、使用说明书、保修卡等，并组织验收小组熟悉采购合同的约定和相关验收标准。2.初步验收：验收小组对采购项目的外观、数量、规格型号等进行初步检查，核对货物的名称、型号、规格、数量等是否与采购合同一致，检查货物的包装是否完好，外观是否有损坏等。3.详细验收：验收小组根据采购合同的约定和相关标准，对采购项目的质量、技术性能等进行详细检查和测试。对需要进行性能测试的采购项目，验收小组应按照规定的测试方法和程序进行测试，确保采购项目的性能指标符合要求。4.验收报告：验收结束后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖学校公章