档案管理及文书归档流程操作指引

档案管理及文书归档流程操作指引引言档案作为单位各项职能活动的原始记录，是历史的真实写照，承载着不可再生的信息资源。科学规范的档案管理与文书归档工作，是保障单位工作连续性、系统性和有效性的重要基础，对于提升管理效能、维护历史真实面貌、服务决策与发展具有不可或缺的作用。本指引旨在为单位内部档案管理及文书归档工作提供一套清晰、规范、可操作的行为准则，以期促进此项工作的标准化与制度化建设。一、总则1.1目的与依据为加强本单位档案管理工作，规范文书材料的形成、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用等环节，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本指引。1.2适用范围本指引适用于单位内部各部门在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各类文书材料的管理与归档工作。电子文件的管理可参照本指引基本原则，并结合电子档案管理相关规范执行。1.3基本原则1.统一领导，分级负责：档案工作实行统一领导、归口管理的原则，各部门指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和预归档工作，档案管理部门负责全局统筹、指导和最终归档管理。2.全程管理，及时归档：文书材料的形成、流转、使用直至归档，应纳入全程管理范畴，各项工作完成后，相关材料应及时整理，按规定期限移交归档，避免积压与散失。3.真实准确，完整规范：归档的文书材料必须真实反映单位各项活动的客观情况，内容完整，手续齐全，格式规范，符合档案形成的自然规律。4.安全保密，依法利用：严格执行档案安全保密制度，确保档案实体与信息安全。在遵守国家法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，发挥档案价值。二、文书材料的收集与初步整理2.1收集范围各部门应收集在其职能活动中形成的，反映工作主要过程和结果，具有查考利用价值的各类文书材料，主要包括：*上级机关下发的与本单位相关的政策性、指导性文件及重要通知、批复等；*本单位印发的各类正式文件（含定稿、正本及重要附件）；*本单位对外发出的重要函件、请示、报告及其批复；*单位内部形成的各类工作计划、总结、报告、会议纪要、调研材料、统计报表、规章制度、合同协议、会议记录等；*与本单位相关的重要外事活动材料；*其他具有保存价值的文件材料。2.2收集要求1.及时性：各项工作结束后，经办人应及时将形成的文件材料收集齐全，避免遗漏。年度终了后，应集中对全年文件材料进行清理收集。2.完整性：每份文件的正件、附件、定稿、重要修改稿及相关材料应收集齐全，确保文件材料的有机联系。3.准确性：收集的文件材料应内容真实，字迹清晰，符合公文格式要求。复印件应注明原件保管处及复印日期、责任人。2.3初步整理各部门档案员（或指定人员）对收集到的文件材料进行初步整理：1.区分类别：按文件材料的性质、内容或形成年度进行大致分类。2.剔除重复：对内容相同的重复文件，保留一份即可（通常保留正本或手续完备的一份）。3.鉴别价值：初步鉴别文件材料的保存价值，剔除无保存价值的草稿、便条、重复件等（需谨慎，不确定的应咨询档案管理部门）。4.检查文件：检查文件是否有缺页、破损、字迹模糊等情况，如有应及时修补或复制。三、文件的鉴定与分类3.1文件鉴定档案管理部门会同各部门，依据国家及本单位档案保管期限表，对文件材料的保存价值和保管期限进行鉴定。1.永久保管：反映单位主要职能活动和历史面貌，具有长远查考利用价值的文件材料。2.长期保管：反映单位一般职能活动，具有较长时期查考利用价值的文件材料。3.短期保管：在一定时期内对单位工作有查考利用价值的文件材料。鉴定工作应坚持客观、公正的原则，确保鉴定结果准确。3.2文件分类根据单位实际情况和档案管理规范，选择适宜的分类方法对文件材料进行系统分类。常用的分类方法有：1.年度分类法：按文件形成的年度进行分类，是最基本、最常用的分类方法，通常作为第一层次分类。2.组织机构分类法：按单位内部组织机构的职能范围进行分类。3.问题分类法：按文件内容所反映的问题进行分类。4.保管期限分类法：按文件的保管期限进行分类。单位应根据自身规模、业务特点和档案数量，确定合理的分类体系（如：年度-组织机构-保管期限，或年度-问题-保管期限等），并保持分类体系的相对稳定。四、文书材料的编号与排列4.1编号（档号编制）依据分类方案和排列顺序，为每份文件或每卷（件）档案编制唯一的档号。档号应能反映档案的分类体系和排列顺序，便于识别和检索。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则。具体编号规则由档案管理部门制定并指导执行。4.2排列在同一分类层级内，对文件材料进行系统排列，保持文件之间的有机联系。排列方法通常有：1.按时间顺序排列：同一事项的文件，按形成时间的先后顺序排列。2.按重要程度排列：同一问题或同一会议形成的文件，可按其重要程度或主次关系排列，如正文在前、附件在后；批复在前、请示在后；定稿在前、印件在后等。3.按逻辑关系排列：根据文件材料之间的内在联系和形成规律进行排列。五、卷内文件的编目5.1卷内文件目录的编制对整理好的每卷（件）档案，应逐件填写卷内文件目录。卷内文件目录项目通常包括：顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。*顺序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。*文号：文件制发机关的发文字号。*责任者：制发文件的单位或个人。*文件标题：文件的全称，无标题或标题不规范的，应根据文件内容拟写或补充。*日期：文件的成文日期，以年、月、日表示。*页号：标注每份文件的起始页号，最后一份文件需标注起止页号。5.2填写要求卷内文件目录应使用符合档案保管要求的字迹材料填写，做到准确、清晰、规范，不得随意涂改。六、文件的修整与装订6.1文件修整对不符合归档要求的文件材料进行技术处理：*折叠：大于A4规格的文件应按A4规格进行折叠，图件可按“手风琴式”折叠。*修补：对破损、残缺的文件，应采用符合档案保护要求的纸张和方法进行修补。*复制：对字迹模糊、易褪变的文件，应进行复制，复制件与原件一并归档，并在复制件上注明。*去除金属物：文件上的订书钉、回形针等金属物应一律去除，以防锈蚀文件。6.2文件装订1.装订原则：装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅和保管。2.装订方式：可采用线装、胶装等方式。装订位置一般在文件左侧或左上角。3.装订顺序：通常为卷内文件目录在前，文件材料按目录顺序排列，备考表在后。七、装盒与填写备考表7.1档案装盒将装订好的档案按顺序装入符合标准的档案盒内。档案盒应选用无酸、防虫的材料制作。装盒时应注意摆放整齐，不同保管期限的档案不应混装一盒。7.2档案盒封面及盒脊的填写档案盒封面应标明全宗名称。盒脊项目通常包括：年度、保管期限、机构（或问题）、起止件号、盒号等，均应按规定准确填写清楚。7.3备考表的填写备考表置于每盒档案的最后，用于说明本盒档案的整理、变动、利用等情况。备考表项目一般包括：本盒档案情况说明（文件份数、页数，有无破损、修改等）、整理人、检查人、整理日期等。八、归档与移交8.1归档时间*日常形成的文件材料，一般应在次年上半年内完成整理归档工作。*专项工作、重大活动形成的文件材料，应在工作结束或活动结束后三个月内完成整理归档。8.2归档手续1.各部门整理好的档案，应填写《档案移交清册》，经部门负责人审核签字后，向单位档案管理部门移交。2.档案管理部门对移交的档案进行检查验收，核对无误后，双方在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份备查。8.3入库登记档案管理部门接收档案后，应及时进行入库登记，建立档案管理台账，确保档案管理的有序进行。九、档案管理的日常维护9.1库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，保持适宜的温湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠（“八防”）工作。9.2档案借阅严格执行档案借阅制度，明确借阅范围、审批权限、借阅期限和归还要求。借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。9.3保密管理档案管理人员和借阅利用人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案信息安全。十、附则10.1本指引由单位档案管理部门负责解释。