江西工会采购制度

PAGE江西工会采购制度一、总则（一）目的为规范江西工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西工会机关及所属各级工会组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购管理部门江西工会设立专门的采购管理部门，负责统筹协调工会采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善工会采购制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，报经批准后组织实施。3.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查和评估。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.监督采购合同的签订、履行和验收。6.处理采购过程中的投诉和争议。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求、数量、预算等信息，并配合采购管理部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，合理确定采购项目和采购需求。2.对采购项目的技术、质量等要求进行论证和审核。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等活动，提供专业意见。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。（三）监督部门江西工会设立监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购制度、流程和标准的执行情况。2.审查采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.定期对采购工作进行审计和检查，提出改进建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作实际需要和年度工作计划，编制采购项目预算。预算编制应科学合理，准确估算采购项目的费用，包括货物价格、工程费用、服务费用、运输费、税费等。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。审核通过后的采购预算报经工会相关领导批准后执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因，导致原采购预算无法满足项目实际需要时，采购需求部门应提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和金额等，并提供相关证明材料。采购管理部门对预算调整申请进行审核，报经工会相关领导批准后实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、采购时间等信息，并提交采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后的采购申请表报经工会相关领导批准。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标项目：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标项目：向特定供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判项目：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价项目：向有关供应商发出询价单，要求供应商报价，比较确定成交供应商。单一来源采购项目：与唯一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。2.在采购过程中，采购管理部门应严格按照采购制度和流程操作，确保采购活动公平、公正、公开。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购货物进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购货物的数量、质量、规格等符合要求。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。（六）付款采购管理部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、合规。六、供应商管理（一）供应商库建立采购管理部门建立供应商库，对供应商进行集中管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等。（二）供应商资格审查1.采购管理部门定期对供应商库中的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于新申请加入供应商库的供应商，采购管理部门应进行严格的资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。（三）供应商评估采购管理部门定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评估。评估结果作为供应商选择、续库、淘汰等的重要依据。（四）供应商淘汰对于出现下列情形之一的供应商，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰：1.提供虚假材料或信息的。2.产品质量不合格或出现重大质量问题的。3.交货期严重延误，影响采购项目实施的。4.售后服务不到位，给工会造成不良影响的。5.有其他严重违法违规行为的。七、采购风险管理（一）风险识别采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。（二）风险评估采购管理部门对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（三）风险应对针对不同的风险因素，采购管理部门应制定相应的风险应对措施，如加强市场调研、严格质量检验、合理控制价格、规范合同签订与履行、加强廉政教育与监督等，降低采购风险。八、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.监督部门应定期对采购工作进行检查，重点检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时向社会公开，接受公众监督。2.对于涉及公共利益的重大采购项目，应邀请相关部门和专家进行监督和评审。九、违规处理（一）违规行为界定对于在采购活动中存在下列情形之一的，视为违规行为：1.违反采购制度和流程，擅自采购的。2.与供应商串通，谋取不正当利益的。3.泄露采购机密信息的。4.在采购过程中