民间非营利组织采购制度

PAGE民间非营利组织采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范民间非营利组织（以下简称“本组织”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障组织业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于本组织开展的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受组织内部和社会的监督。4.效益性原则：采购活动应注重经济效益和社会效益，追求采购资金的最大使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本组织设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由组织管理层、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门本组织指定专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、采购文件编制、供应商选择、合同签订、采购项目验收等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果进行评价。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据组织业务活动计划和需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。同时，应充分考虑市场价格波动等因素，合理确定采购预算金额。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交采购决策机构审议。采购决策机构应根据组织的战略规划、财务状况等因素，对采购预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.招标公告发布：采购执行部门应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。2.投标报名：潜在投标人应按照招标公告的要求进行投标报名，并提交相关证明材料。采购执行部门应负责对投标人资格进行审查，确定合格投标人名单。3.招标文件编制：采购执行部门应根据采购项目的需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。4.投标文件提交：合格投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术方案、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。5.开标：采购执行部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。6.评标：采购执行部门应组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。7.中标公告：采购执行部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并在规定的媒体上发布中标公告。中标公告应包括采购项目的名称、中标人名称、中标金额、中标标的等内容。8.合同签订：采购执行部门应与中标人签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标应按照以下程序进行：1.发出投标邀请书：采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，选择若干家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.投标报名：被邀请的供应商应按照投标邀请书的要求进行投标报名，并提交相关证明材料。采购执行部门应负责对投标人资格进行审查，确定合格投标人名单。3.招标文件编制：采购执行部门应根据采购项目的需求，编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。4.投标文件提交：合格投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。投标文件的编制要求与公开招标相同。5.开标：采购执行部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标程序与公开招标相同。6.评标：采购执行部门应组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会的组成和评标标准、方法应符合相关法律法规的规定。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。7.中标公告：采购执行部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并在规定的媒体上发布中标公告。中标公告的内容与公开招标相同。8.合同签订：采购执行部门应与中标人签订采购合同。采购合同的签订要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.成立谈判小组：采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：采购执行部门应根据采购项目的需求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、谈判程序、成交标准、合同条款等内容。3.邀请供应商：采购执行部门应通过发布公告、从供应商库中随机抽取等方式，邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判。4.谈判：谈判小组应与供应商分别进行谈判，并要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购应符合以下条件：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.成立采购小组：采购执行部门应成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.确定单一来源采购供应商：采购小组应根据采购项目的需求，对供应商进行调查和评估，确定单一来源采购供应商。3.协商谈判：采购小组应与单一来源采购供应商进行协商谈判，确定采购价格、采购数量、采购质量要求、交货时间、售后服务等内容。4.签订采购合同：采购执行部门应与单一来源采购供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应按照以下程序进行：1.成立询价小组：采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.制定询价文件：采购执行部门应根据采购项目的需求，制定询价文件。询价文件应包括询价邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、询价程序、成交标准、合同条款等内容。3.邀请供应商：采购执行部门应通过发布公告、从供应商库中随机抽取等方式，邀请符合相应资格条件的供应商参加询价。4.询价：询价小组应向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。供应商应按照询价单的要求，提供产品规格、数量、价格、交货时间、售后服务等内容。5.确定成交供应商：询价小组应根据供应商的报价情况，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行部门应根据采购项目的需求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点、评标标准和方法、合同条款等内容。采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性、公正性和公开性。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购执行部门负责人审核。采购执行部门负责人应重点审核采购文件的内容是否完整、准确，是否符合采购项目的需求，是否符合相关法律法规和行业标准的要求等。审核通过后，采购文件应提交采购决策机构审议。采购决策机构应根据组织的战略规划、财务状况等因素，对采购文件进行审核和批准。（三）采购文件发放采购执行部门应按照规定的程序和方式，将采购文件发放给潜在供应商。采购文件发放应记录发放时间、发放对象、发放方式等信息。（四）采购文件变更如因特殊情况需要变更采购文件，采购执行部门应按照规定的程序进行审批。采购文件变更后，应及时通知所有潜在供应商。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.采购执行部门应根据采购项目的需求，从供应商库中选择合格供应商参加采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、价格、服务等因素。3.对于新的采购项目，采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，选择供应商。在选择供应商过程中，应严格按照相关法律法规和采购制度的要求进行操作，确保选择过程的合法性、公正性和公开性。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.供应商评估应采用定性和定量相结合的方法，对供应商进行综合评价。评估结果应作为供应商选择、采购合同签订、采购款项支付等方面的重要依据。3.对于评估不合格的供应商，采购执行部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消供应商资格等，以确保采购活动的顺利进行。（三）供应商淘汰1.如供应商出现严重违反法律法规、采购合同约定、提供虚假信息等情况，采购执行部门应及时将其淘汰出供应商库，并向组织内部相关部门通报。2.对于连续多次评估不合格的供应商，采购执行部门应考虑将其淘汰出供应商库。淘汰供应商应按照规定的程序进行审批，并及时通知被淘汰供应商。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定中标人或成交供应商后，及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标人或成交供应商的投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同编号、合同名称、采购项目名称、采购项目规格、采购项目数量、采购项目价格、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款方式、售后服务、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，采购执行部门应按照规定的程序与中标人或成交供应商签订采购合同。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同的约定，及时跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。如因特殊情况需要变更合同履行期限、履行地点、履行方式等内容，供应商应及时通知采购执行部门，并按照规定的程序进行协商和变更。3.在采购合同履行过程中，如出现争议或纠纷，采购执行部门应及时与供应商进行沟通和协商，寻求解决方案。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼等。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收应按照采购合同约定的验收标准进行。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购项目规格、采购项目数量、采购项目价格、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.如验收不合格，采购执行部门应及时通知供应商进行整改。供应商整改后，应重新进行验收。如多次验收不合格，采购执行部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.财务部门应按照