比价询价采购管理制度及流程

PAGE比价询价采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资及服务的质量，特制定本比价询价采购管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的物资采购、工程服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公正性和透明度。3.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的比价询价，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员及供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购计划的制定与执行，组织实施比价询价采购活动。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.'提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的技术交流、验收等工作。（三）财务部门1.审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性。2.对采购项目的效益进行评估。三、采购计划（一）需求预测1.需求部门应定期对本部门的物资及服务需求进行预测，结合业务发展规划、库存情况等因素，提出采购需求计划。2.采购需求计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息。（二）采购申请1.需求部门根据预测的采购需求计划，填写采购申请表，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购申请表应包括采购项目概述、采购原因、采购预算、技术规格要求、交货时间要求等内容。（三）采购计划审批1.'采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性、必要性及预算的准确性。2.将审核后的采购计划提交至公司领导审批，审批通过后进入采购流程。四、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量认证等相关资料。3.根据采购项目的要求，对供应商的生产能力、技术水平、售后服务等方面进行评估，确定入围供应商名单。（二）供应商评估1.定期对入围供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评分。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商档案建立1.为每个供应商建立档案，记录其基本信息、评估情况、合作历史、合同执行情况等内容。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。五、比价询价（一）询价准备1.'采购部门根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.确定询价范围，选择合适的供应商发送询价文件。询价供应商数量应根据采购项目的规模和复杂程度确定，但不得少于三家。（二）询价发出1.通过邮件、传真、电话等方式向选定的供应商发出询价文件，并要求供应商在规定的时间内回复报价。2.在询价文件中明确报价要求，如报价应包含货物价格、运输费、税费、售后服务费等所有费用，报价有效期等。（三）报价接收与整理1.采购部门接收供应商的报价文件，对报价进行整理和记录。2.检查报价文件的完整性和合规性，对于不符合要求的报价文件及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（四）比价分析1.对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素。2.计算每个供应商的性价比，选择性价比最优的供应商作为推荐对象。（五）谈判协商1.如果有必要，采购部门与推荐的供应商进行谈判协商，争取更优惠的价格、更好的交货期和售后服务等条款。2.在谈判过程中，应保持公正、公平的态度，维护公司的利益。六、采购合同签订（一）合同起草1.根据谈判协商的结果，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应符合法律法规的要求，语言严谨规范，避免出现模糊不清或歧义的条款。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核。2.财务部门审核合同条款是否符合财务规定，审计部门审核合同流程的合规性和效益性。3.各部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同的合法性、完整性和可行性。（三）合同签订1.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。2.签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并在合同上加盖双方公章或合同专用章。七、采购执行（一）订单下达1.采购合同签订后，采购部门向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.将采购订单发送给供应商，并要求供应商确认订单内容。（二）跟踪催货1.采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。2.对于可能影响交货期的问题，及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决。3.在交货期临近时，向供应商发出催货通知，确保物资按时交付。（三）到货验收1.物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.物资到货时，采购部门、需求部门等相关人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。3.如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商联系，要求其采取相应的解决措施。（四）付款结算1.物资验收合格后，采购部门根据采购合同的约定，办理付款手续。2.财务部门审核付款申请，确保付款金额、付款方式等符合合同规定。3.按照公司的财务流程进行付款结算，及时支付供应商货款。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部建立采购监督机制，采购部门应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购效益等方面。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠