恒大集团统一采购制度

PAGE恒大集团统一采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范恒大集团（以下简称“集团”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，确保集团各项业务的顺利开展，实现集团整体利益最大化。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于工程建设、物资设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部的各项规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分运用各种采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益，实现集团资源的优化配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受集团内部和外部的监督，杜绝暗箱操作。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购活动中的职责和权限，避免多头采购和管理混乱。5.风险管理原则：对采购过程中的各种风险进行识别、评估和控制，确保采购活动的顺利进行，降低采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心应根据采购决策委员会的决策，制定采购计划，组织实施采购活动，确保采购任务的按时完成。采购中心的职责包括：1.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、选择、考核和管理。2.制定采购流程和操作规范，确保采购活动的标准化和规范化。3.组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。4.负责采购信息的收集、整理、分析和反馈，为采购决策提供支持。5.配合内部审计、纪检监察等部门对采购活动进行监督检查。（三）需求部门各单位的需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术交流、商务谈判等工作，配合采购执行部门完成采购任务。需求部门的职责包括：1.根据本单位的业务需求，准确编制采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等。2.提供采购项目的技术参数、技术标准等相关资料，协助采购执行部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购合同的签订和验收工作，对采购项目的质量、数量、交货期等进行验收和确认。4.及时反馈采购项目在使用过程中出现的问题，并配合采购执行部门进行处理。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购成本进行核算和分析。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购程序是否规范，采购结果是否符合集团利益。3.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和服务，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据本单位的业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并提交相关技术资料和证明文件。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，采购执行部门负责人可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购执行部门应将《采购申请表》提交至采购决策委员会进行审批。3.采购决策委员会根据集团的采购政策和实际情况，对采购项目进行审议和决策，并签署审批意见。（三）采购计划制定1.采购执行部门根据采购审批意见，制定采购计划，明确采购项目的采购方式、采购时间、采购进度安排等内容。2.采购计划应报采购执行部门负责人审核批准，并报财务部门备案。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，通过公开招标平台、供应商库、行业推荐、实地考察等方式，广泛收集供应商信息，建立供应商候选名单。2.采购执行部门对供应商候选名单进行资格审查和评估，重点考察供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，选择合格的供应商。3.采购执行部门与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系。4.采购执行部门定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（五）采购实施1.采购执行部门根据采购计划，按照选定的采购方式组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等，具体采购方式应根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素确定，并严格按照相关法律法规和集团规定的程序进行操作。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面，确保采购项目符合合同要求。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应及时向财务部门提交《付款申请单》，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪采购项目的执行情况，确保预付款项的安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据本单位的年度业务计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照集团规定的格式和要求进行编制。2.采购预算编制应遵循“实事求是、科学合理、节约高效”的原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保采购预算的准确性和可执行性。3.各单位的采购预算经本单位负责人审核签字后，提交至集团财务部门。集团财务部门对各单位的采购预算进行汇总审核，并报集团采购决策委员会审批。（二）预算执行与控制1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照集团规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的实际支出与预算进行对比分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.对于超预算采购项目，采购执行部门应说明原因，并按照集团规定的程序进行审批。未经批准的超预算采购项目，财务部门不得支付款项。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动影响采购成本、业务需求发生重大变化等原因，确需调整采购预算的，采购执行部门应提出预算调整申请，并附上详细的调整说明和相关证明材料。2.预算调整申请经采购执行部门负责人审核签字后，提交至集团财务部门。集团财务部门对预算调整申请进行审核，并报集团采购决策委员会审批。3.经批准的预算调整申请，采购执行部门应及时调整采购计划和采购合同，并通知相关部门和供应商。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，重点关注供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷、内部腐败等风险因素。2.采购执行部门应建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险采购项目，应采取重点监控、加强供应商管理、增加保险等措施；对于中风险采购项目，应采取定期跟踪、加强沟通协调等措施；对于低风险采购项目，应采取常规管理、简化流程等措施。2.采购执行部门应建立风险预警机制，及时发现采购过程中的风险信号，并采取相应的措施进行处理，避免风险扩大。（三）风险监控与改进1.采购执行部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。2.采购执行部门应根据风险监控和评估结果，对采购风险管理工作进行总结和反思，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平。六、采购信息管理（一）信息收集1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的市场信息、供应商信息、产品信息、价格信息等。2.采购执行部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供支持。（二）信息共享1.采购执行部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在集团内部各单位之间的共享和交流。2.各单位应及时将本单位的采购需求、采购计划、采购合同等信息上传至采购信息共享平台，以便采购执行部门进行统筹管理和协调。（三）信息保密1.采购执行部门应加强对采购信息的保密管理，明确采购信息的保密范围、保密措施和保密责任。2.采购执行部门应对涉及商业秘密、敏感信息等采购信息进行严格保密，防止信息泄露给集团造成损失。七、监督与考核（一）内部监督1.集团审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购程序是否规范，采购结果是否符合集团利益。2.集团纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.采购执行部门应主动接受政府监管部门、行业协会、社会公众等外部机构的监督，及时整改外部监督提出的问题。2.采购执行部门应定期向集团汇报采购活动的开展情况，接受集团内部的监督和考核。（三）考核评价1.集团建立采购工作考核评价制度，对采购执行部门和各单位的采购工