恒大地产采购制度

PAGE恒大地产采购制度一、总则（一）目的为规范恒大地产采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大地产集团及其下属各子公司、分公司的所有采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、材料采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员组成，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。2.职责审议年度采购计划和预算。审批重大采购项目的采购方案和合同。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括供应商开发与管理、采购计划制定、采购谈判、合同签订与执行等。2.职责制定采购计划和预算，报采购决策委员会审批。开发、评估和选择供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评估等工作。2.工程管理部门：负责对工程建设项目的采购进行技术指导和质量监督。3.财务管理部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。4.审计监察部门：负责对采购活动进行审计监督，查处采购过程中的违规行为。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目进度和实际需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交给采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审核，筛选出符合要求的供应商。3.向合格供应商发送询价文件，要求其提供报价和相关资料。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。4.与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评价结果等内容，定期对供应商进行评估和考核。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行调整或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订前，应经采购部门负责人、法务部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务管理部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（五）采购合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。2.需求部门应配合采购部门做好验收工作，按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续或支付款项。3.财务管理部门根据采购合同和验收报告，及时支付采购款项，确保供应商的合法权益得到保障。同时，对采购成本进行核算和分析，为公司决策提供依据。（六）采购项目结束1.采购项目完成后，采购部门应及时对采购项目进行总结和评价总结采购过程中的经验教训，分析采购成本、质量、交货期等方面的情况，提出改进建议。2.将采购项目的相关资料进行整理归档，包括采购申请表、采购计划、询价文件、报价单、采购合同、验收报告等，以备查阅和审计。四、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人的资格进行审查，确定合格投标人。组织开标、评标和定标，选择中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格不明确、市场竞争不充分的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序成立谈判小组，由采购部门、需求部门、技术专家等人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合资格条件的供应商参加谈判。与供应商进行谈判，要求其提供报价和解决方案。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、采购需求规格明确、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序向多家供应商发出询价文件，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商。与选定的供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。报采购决策委员会审批。与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算与成本控制（一）采购预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和项目需求，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，报采购决策委员会审批。3.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序报采购决策委员会审批。（二）采购成本控制1.采购部门应通过优化采购流程、选择合适的采购方式、与供应商进行谈判等措施，努力降低采购成本。2.建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行分析和比较，找出成本控制的关键点和存在的问题，及时采取措施加以改进。3.加强对采购价格的监控，关注市场价格动态，及时掌握价格变化信息，为采购决策提供参考。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格、供求关系等信息，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应短缺。2.供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商，及时进行调整或淘汰。3.质量风险应对措施：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，对重要物资或服务进行实地考察和抽检。建立质量反馈机制，及时处理质量问题，确保所采购物资或服务符合要求。4.合同风险应对措施：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同变更、违约等问题。建立合同档案管理制度，妥善保管合同文件，以备查阅和审计。5.法律风险应对措施：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和公司规章制度，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询法务部门的意见，避免法律风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作的自我监督和管理。定期对采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、采购资金使用情况等进行检查和分析，及时发现问题并加以解决。2.审计监察部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，查处采购过程中的违规行为。对于审计发现的问题，