怀化市政府采购内控制度

PAGE怀化市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强怀化市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于怀化市政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。涵盖本市各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，节约财政资金。3.公开透明原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，信息公开透明，接受社会监督。4.制衡原则：建立健全采购活动各环节的相互制约机制，防止权力滥用和腐败行为。5.诚实守信原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应根据本单位事业发展规划和工作需要，按照财政部门规定的编制要求和标准，编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、采购金额等详细内容，并确保预算的准确性和完整性。3.财政部门对采购人报送的采购预算进行审核，审核通过后的采购预算纳入年度财政预算管理。（二）采购计划制定1.采购人根据批复的采购预算，结合项目实施进度，制定具体的采购计划。2.采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容，并按照规定的时间和程序报财政部门备案。3.采购人应严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊原因需要调整采购计划的，应报经财政部门批准。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。采购人应根据采购项目的特点和需求，按照法律法规规定的适用情形，选择合适的采购方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，确保信息公开透明。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判、竞争性磋商方式采购的，采购人应成立谈判小组或磋商小组，与供应商进行谈判或磋商。谈判小组或磋商小组应由采购人代表和评审专家组成，人数应符合规定要求。5.采用询价方式采购的，采购人应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。6.采用单一来源采购方式的，采购人应按照规定的程序进行论证，并在指定媒体上公示，公示无异议后方可实施采购。（二）采购文件编制1.采购人或其委托的采购代理机构应根据采购项目的特点和需求，编制招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等采购文件。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，不得含有倾向性、歧视性条款，不得设定不合理的资格条件。（三）采购活动组织实施1.采购人或其委托的采购代理机构应按照采购文件规定的时间、地点和程序组织采购活动。2.在采购活动过程中，应严格遵守法律法规和采购文件的规定，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购人或其委托的采购代理机构应妥善保管采购活动过程中的各类文件资料，包括采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等，以备查阅和监督检查。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。3.政府采购合同不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。采购人不得向中标、成交供应商提出任何不合理的要求，作为签订合同的条件。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、中止或终止等情况，采购人和供应商应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续。3.采购人应建立政府采购合同履行跟踪机制，对供应商的履约情况进行监督检查，确保合同的顺利履行。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照政府采购合同约定的验收标准和方法进行验收。验收工作可以由采购人自行组织，也可以委托具有相应资质的机构进行验收。2.验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人应按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购监督管理与绩效评价（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。内部监督应涵盖采购预算编制、采购计划制定、采购活动组织实施、采购合同签订与履行、采购资金支付等各个环节。2.采购人应设立专门的内部监督机构或指定专人负责政府采购监督工作，对采购活动进行全过程监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.采购人应定期对政府采购活动进行内部审计，审计内容包括采购项目的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。（二）财政监督1.财政部门应加强对怀化市政府采购活动的监督管理，依法履行监督职责。财政监督应包括对采购人采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织实施、采购合同签订与履行等方面的监督检查。2.财政部门应建立健全政府采购监督检查制度，定期开展专项检查和不定期抽查，对发现的问题及时进行处理和纠正。3.财政部门应加强对政府采购评审专家的管理，建立评审专家库，对评审专家的资格认定、抽取使用、考核评价等进行规范管理。（三）社会监督1.政府采购活动应接受社会公众的监督。采购人或其委托的采购代理机构应按照规定在指定媒体上公开采购项目信息，包括采购公告、中标成交结果、采购合同等，方便社会公众查询和监督。2.任何单位和个人对政府采购活动中的违法行为有权举报。财政部门和其他有关部门应及时受理举报，并依法进行调查处理。（四）绩效评价1.建立怀化市政府采购绩效评价制度，对政府采购项目的实施效果、资金使用效益、采购质量等进行综合评价。2.绩效评价应制定科学合理的评价指标和评价方法，评价结果应作为改进政府采购工作、加强预算管理的重要依据。3.采购人应按照规定向财政部门报送政府采购绩效评价报告，财政部门应定期对政府采购绩效评价情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。六、采购档案管理（一）档案范围政府采购档案包括采购活动过程中形成的各类文件资料，如采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购人或其委托的采购代理机构应按照档案管理的要求，对政府采购档案进行及时整理和归档。档案整理应做到分类清晰、编号规范、装订整齐。2.政府采购档案应按照项目进行分类归档，一个采购项目的档案应集中存放，便于查阅和管理。3.归档后的政府采购档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储，确保档案的安全性和完整性。（三）档案保管与查阅1.采购人或其委托的采购代理机构应指定专人负责政府采购档案的保管工作，确保档案存放安全，防止档案损坏、丢失和泄密。2.政府采购档案的保管期限应按照法律法规规定执行，一般采购项目档案保管期限为