徽采商城采购制度

PAGE徽采商城采购制度总则1.目的为规范徽采商城采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织在徽采商城进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。3.基本原则依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和徽采商城相关规定，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司/组织内部和社会监督。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购性价比最优。诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。采购机构与职责1.采购管理部门负责制定和完善徽采商城采购制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.采购执行部门具体负责徽采商城采购项目的实施，包括采购需求确定、供应商选择、合同签订与执行等。收集、整理采购相关信息，建立采购档案。3.需求部门提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购过程，配合采购执行部门进行供应商选择、验收等工作。采购计划管理1.采购计划编制需求部门应根据公司/组织业务发展需要和实际工作需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划需经部门负责人审核，报采购管理部门备案。2.采购计划调整因特殊原因需要调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计影响。采购计划调整申请经原审核部门审核同意后，报采购管理部门备案。供应商管理1.供应商准入采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供满足采购需求的货物、工程和服务。申请准入的供应商需提交相关资质证明文件，采购管理部门进行审核，符合条件的纳入供应商名录。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。3.供应商信息维护采购执行部门应及时更新供应商信息，确保供应商名录信息准确、完整。对于供应商的重大变更事项，如经营范围、法定代表人等，采购执行部门应及时通知采购管理部门。采购流程1.采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目需求。采购申请表经部门负责人审批后提交采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后，进行初步审核，核实采购需求和预算。对于金额较大或重要的采购项目，采购执行部门应提交采购管理部门进行审批。采购审批通过后，采购执行部门方可开展采购活动。3.采购实施采购执行部门在徽采商城发布采购公告，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。采购执行部门对供应商的投标文件或报价进行评审，按照评审结果确定中标供应商或成交供应商。采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务。4.合同执行与验收供应商按照采购合同约定履行交货义务，采购执行部门负责组织验收。验收合格后，采购执行部门办理付款手续；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物。5.采购档案管理采购执行部门应建立采购档案，对采购活动全过程资料进行整理、归档。采购档案包括采购申请表、采购审批文件、投标文件、报价文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。采购执行部门按照相关规定在徽采商城发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购执行部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购执行部门与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据报价结果确定成交供应商。使用人员操作规范1.采购申请操作需求部门使用人员应认真填写采购申请表，确保采购需求准确、清晰。采购申请表应按照规定格式填写，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购申请表提交前，使用人员应仔细核对信息，确保无误后提交部门负责人审批。2.采购审批操作采购执行部门使用人员收到采购申请表后，应及时进行初步审核，核实采购需求和预算。对于金额较大或重要的采购项目，采购执行部门使用人员应提交采购管理部门进行审批。采购审批过程中，使用人员应积极配合采购管理部门提供相关资料和解释说明。3.采购实施操作采购执行部门使用人员在徽采商城发布采购公告时，应确保公告内容准确、完整，符合相关规定。对供应商的投标文件或报价进行评审时，使用人员应按照评审标准进行客观、公正的评价。签订采购合同前，使用人员应仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规，明确双方权利义务。4.合同执行与验收操作采购执行部门使用人员应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。组织验收时，使用人员应按照验收标准进行严格验收，确保采购货物、工程和服务符合要求。验收合格后，使用人员应及时办理付款手续；验收不合格的，应及时与供应商协商解决。5.采购档案管理操作采购执行部门使用人员应及时整理采购活动全过程资料，按照档案管理要求进行归档。采购档案应妥善保管，便于查阅和追溯。监督与检查1.内部监督公司/组织内部审计部门应定期对徽采商城采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目绩效等。采购管理部门应加强对采购执行部门的日常监督，及时发现和纠正采购过程中的问题。2.外部监督接受徽采商城管理部门的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。接受社会公众监督，如果收到投诉举报，应及时调查处理，并将处理结果向社会公开。违规处理1.对采购人员的违规处理采购人员在采购活动中违反本制度规定，存在违规操作、滥用职权、谋取私利等行为的，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。给公司/组织造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对供应商的违规处理供应商在参与徽采商城采购活动中违反法律法规、行业标准或本制度规定，存在提供虚假材