徽采云采购制度

PAGE徽采云采购制度一、总则（一）目的为规范徽采云平台采购活动，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在徽采云平台进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，确保所有潜在供应商享有平等参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购文件、采购方式、中标（成交）供应商等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司指定专门的采购部门负责徽采云平台采购活动的具体执行。采购部门职责如下：1.编制和执行采购计划。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商进行沟通、协商，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和账务处理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的效益性。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据公司业务需要和预算安排，提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交付时间等内容。2.采购部门对需求部门提交的采购需求进行汇总和审核，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称规模、采购方式、时间安排等。3.采购计划经采购决策委员会审议通过后执行。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门编制采购文件。采购文件包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，需经采购部门负责人审核、采购决策机构审批。（三）采购信息发布1.采购部门通过徽采云平台发布采购信息，包括采购公告、招标文件等。采购公告应包括采购项目的基本情况、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容。2.采购信息发布后，采购部门应及时关注供应商的报名情况，对报名供应商进行资格审查。（四）采购评审1.根据采购方式的不同，采购部门组织相应的评审活动。评审活动可以采用招标、谈判、询价等方式。2.评审过程应遵循公开、公平、公正的原则，评审专家应按照评审标准进行评审，出具评审意见。3.采购部门根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并将评审结果在徽采云平台公示。（五）采购合同签订1.采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经采购部门负责人审核、法律顾问审查、采购决策机构审批。（六）采购项目验收1.采购项目交付后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收结果等内容。3.采购项目验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目的名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照以下程序进行：编制招标文件。在徽采云平台发布招标公告。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标活动。确定中标供应商，发布中标公告。与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件供应商中随机抽取三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应按照以下程序进行：确定邀请招标的供应商名单。编制招标文件。向邀请招标的供应商发出投标邀请书。组织开标、评标活动。确定中标供应商，发布中标公告。与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应按照以下程序进行：成立谈判小组。编制谈判文件。发布谈判公告或邀请书。组织谈判活动。确定成交供应商，发布成交公告。与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应按照以下程序进行：成立询价小组。编制询价文件。向询价供应商发出询价单。接收询价供应商的报价文件。组织评审活动。确定成交供应商，发布成交公告。与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应按照以下程序进行：成立单一来源采购小组。编制单一来源采购文件。发布单一来源采购公告或邀请书。组织单一来源采购谈判活动。确定成交供应商，发布成交公告。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.供应商准入流程：供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购部门对供应商提交的申请材料进行审核。采购部门组织对供应商进行实地考察或资质审核。采购部门将审核通过的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购部门建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.供应商评价与考核指标包括：供货质量：包括产品质量、规格型号、性能指标等。交货期：包括按时交货率、交货延迟天数等。售后服务：包括响应时间、解决问题能力、维修保养等。价格：包括报价合理性、价格稳定性等。诚信：包括合同履行情况、商业信誉等。3.采购部门根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于评价与考核不合格的供应商，采购部门有权暂停或终止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励和优先合作机会。2.供应商激励方式包括：表彰与奖励：如颁发荣誉证书、给予奖金等。优先合作机会：如优先参与采购项目投标、增加采购份额等。培训与支持：如提供技术培训、管理咨询等。3.采购部门建立供应商淘汰机制，对于出现下列情形之一的供应商，采购部门应将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标（成交）的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购活动中严重违反采购程序的。因产品质量问题给采购人造成重大损失的。连续多次评价与考核不合格的。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况等。2.审计部门发现采购活动存在问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购