建设单位采购制度

PAGE建设单位采购制度一、总则（一）目的为规范建设单位采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本建设单位实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位及所属各部门、各项目在工程建设、物资设备采购、服务采购等活动中的采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构建设单位成立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由建设单位领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.选择合格供应商，建立供应商档案。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据项目建设进度和实际需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，制定供应商筛选标准，对潜在供应商进行资格审查和评估。审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.供应商确定：采购部门根据供应商筛选结果，选择若干家合格供应商作为候选供应商。对于重大采购项目，应通过招标、谈判等方式确定最终供应商。3.供应商档案建立：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、合作历史、评价结果等内容。供应商档案应定期更新，以便及时掌握供应商的动态情况。4.供应商评价与考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价结果作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的依据。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应进行合同评审。评审内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。合同评审通过后，方可签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购合同执行与验收1.合同执行跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.到货验收：需求部门负责采购物品或服务的到货验收工作。验收应按照合同约定的质量标准、数量要求等进行，确保采购物品或服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款结算手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。（七）采购文件管理1.采购部门负责采购文件的整理、归档和保管。采购文件包括采购申请表、采购计划、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案应妥善保管，保存期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值等措施规避市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。同时，建立备用供应商制度，降低因供应商原因导致的供应中断风险。3.合同风险应对：加强合同管理，严格合同评审和签订流程，确保合同条款合法合规、完整合理。在合同执行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作，确保采购物品或服务符合质量要求。对于重要采购项目，可以要求供应商提供质量保函或进行质量检验检测。5.资金风险应对：财务部门加强采购资金的预算管理和支付审核，合理安排资金，确保资金支付的安全和合规。同时，建立资金预警机制，及时发现和解决资金风险问题。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购文件的管理等方面。2.采购部门应定期向采购决策委员会汇报采购工作情况，接受采购决策委员会的监督和指导。（二）外部监督1.建设单位应主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的采购专项检查、审计等工作，并按照要求及时整改