建筑公司采购部门制度

PAGE建筑公司采购部门制度一、总则（一）目的为加强建筑公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司工程建设的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及工程建设所需物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行合同约定。二、采购流程（一）需求计划1.项目部门根据工程进度和实际需求，提前填写《采购需求计划表》，详细列出所需物资、设备的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.需求计划应经项目负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购申请1.采购部门收到《采购需求计划表》后，进行汇总整理，结合库存情况，判断是否需要进行采购。2.如需采购，采购人员填写《采购申请表》，注明采购项目的名称、预算金额、采购方式、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审批。（三）采购审批1.采购申请表经采购部门负责人审核后，根据采购金额大小分别提交至公司相关领导审批。采购金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的项目，由采购部门负责人审批。采购金额较大的项目，需经公司分管领导、财务部门负责人、总经理等审批。2.审批通过后的采购申请表返回采购部门，作为采购执行的依据。（四）供应商选择1.采购人员根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等方面的审核。3.建立供应商名录，对合格供应商进行分类管理，并定期进行评估和更新。4.根据采购项目的具体情况，从供应商名录中选择若干家供应商进行询价或招标。询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的项目。采购人员向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，然后根据报价情况选择合适的供应商。招标采购适用于采购金额较大、技术要求较高、竞争较为激烈的项目。采购部门制定招标文件，明确采购项目的要求、评标标准等内容，邀请符合条件的供应商参加投标。评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，选择中标供应商。（五）采购合同签订1.采购人员与选定的供应商就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资设备的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，由采购部门负责将合同副本分发给相关部门，如项目部门、财务部门等，以便各部门及时了解合同执行情况。（六）采购执行1.采购人员按照采购合同的约定，及时与供应商沟通协调，确保物资设备按时、按质、按量供应。2.在采购过程中，采购人员应密切关注市场动态，及时掌握物资设备的价格变化情况，如有必要，可与供应商协商调整采购价格。3.对于紧急采购项目，采购人员应按照公司相关规定，简化采购流程，确保项目需求得到及时满足。（七）到货验收1.物资设备到货前，采购人员应通知项目部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资设备到货后，由项目部门、质量检验部门等组成验收小组，按照采购合同和相关标准对物资设备的数量、质量、规格型号等进行验收。3.验收合格的物资设备，由验收小组出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的物资设备，采购人员应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（八）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，注明采购项目的名称、合同金额、已到货金额、应付款金额、付款方式等内容，并提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请表进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。3.采购人员应及时跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，维护公司良好的商业信誉。三、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术要求较高、竞争较为激烈的项目，如大型设备采购、重要物资采购等。2.招标程序编制招标文件：采购部门根据采购项目的要求，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司网站、行业媒体、政府采购平台等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的供应商收取一定的费用，并提供招标文件。开标：在规定的时间和地点，组织开标会议，由供应商当众开标，公布投标报价等内容。评标：评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，对各供应商的投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的项目，如办公用品采购、小型设备采购等。2.询价程序选择询价供应商：从供应商名录中选择若干家供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。收集报价：采购人员收集各询价供应商的报价，并进行整理和比较。确定供应商：根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于以下情况：只能从唯一供应商处采购的，如专利产品、特定品牌产品等。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序提出申请：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、预算金额、拟采购的供应商等内容，并提交公司相关领导审批。审批通过后：与选定的供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期等条款，并签订采购合同。（四）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.竞争性谈判程序成立谈判小组：由采购部门、项目部门、技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的要求，制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等。邀请供应商：从供应商名录中选择若干家供应商作为谈判对象，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括物资设备价格波动、市场供应短缺等风险。2.质量风险：供应商提供的物资设备质量不符合要求，影响工程建设质量。3.交货风险：供应商未能按时、按质、按量交货，导致工程进度延误。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，引发合同纠纷。5.人员风险：采购人员的职业道德、业务能力等因素可能影响采购工作的顺利进行。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对措施建立价格预警机制：密切关注市场价格动态，及时掌握物资设备价格变化情况，当价格波动较大时，及时与供应商协商调整采购价格。拓宽采购渠道：与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低市场供应短缺的风险。2.质量风险应对措施加强供应商质量管理：对供应商进行定期评估和考核，要求供应商提供质量保证文件，加强对物资设备的检验和验收。签订质量保证协议：在采购合同中明确质量标准和违约责任，要求供应商对物资设备的质量负责。3.交货风险应对措施加强合同管理：在采购合同中明确交货时间、交货地点、交货方式等条款，要求供应商严格按照合同约定交货。建立催货机制：采购人员定期与供应商沟通协调，及时了解物资设备的生产进度和运输情况，确保按时交货。4.合同风险应对措施加强合同审核：采购合同签订前，由公司法律部门或专业律师对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合理、明确。建立合同执行跟踪机制：采购人员及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与供应商协商解决，避免合同纠纷的发生。5.人员风险应对措施加强采购人员培训：定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的职业道德水平和业务能力。建立监督机制：加强对采购人员的监督管理，规范采购人员的行为，防止出现违规违纪行为。五、采购监督与考核（一）采购监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.公司纪检监察部门对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，防止采购过程中出现腐败行为。3.项目部门对采购物资设备的使用情况进行监督，如发现质量问题或其他异常情况，及时反馈给采购部门。（