建安公司采购制度

PAGE建安公司采购制度一、总则（一）目的为加强建安公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、透明、廉洁，保障公司工程建设的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建安公司及所属各部门、项目部的各类工程物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合行业规范和公司内部规定。2.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。3.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实守信原则：采购人员及相关各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购部作为公司采购管理的职能部门，负责制定采购管理制度、流程和标准，组织实施采购活动，对采购过程进行监督和管理。2.采购部职责研究、掌握市场信息，收集、分析供应商资料，建立供应商数据库。根据公司需求，编制采购计划和预算，报相关领导审批后组织实施。组织采购招标、询价、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、结算等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）需求部门1.各项目部、工程管理部门等需求部门，负责提出物资、设备、服务等采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。2.需求部门职责根据工程进度和实际需要，及时准确地提交采购申请。参与采购招标、询价、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。负责采购物资的现场验收和使用过程中的质量反馈。（三）审批部门1.公司领导及相关职能部门，按照公司授权对采购计划、预算、合同等进行审批。2.审批部门职责对采购计划和预算进行审核，确保其合理性和必要性。对采购合同进行审批，审查合同条款的合法性、完整性和公正性。根据公司规定，对重大采购项目进行决策。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工程进度和实际需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并附上相关技术文件和图纸。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划编制1.采购部收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和准确性。2.根据采购申请和公司库存情况，结合工程进度安排，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划报采购部负责人审核后，提交至公司领导审批。（三）采购方式选择1.根据采购物资或服务的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购部应按照国家有关招标法律法规的规定，组织公开招标或邀请招标活动。询价采购：适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部应按照公司规定的程序，与单一供应商进行协商，签订采购合同。2.对于采用招标采购方式的项目，采购部应在公司内部发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.采购部负责组织开标、评标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购部工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由公司内部相关人员和技术专家组成，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.采购部根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。中标通知书应明确中标供应商的名称、中标价格、中标标的等内容。（四）采购合同签订1.采购部与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间和地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交公司领导或相关职能部门进行审批。审批通过后，采购部方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。（五）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门准备验收工作。需求部门应组织相关人员成立验收小组，按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。2.验收小组应检查采购物资的名称、规格型号、数量、质量等是否与合同一致，对物资的外观、性能、质量等进行检验。对于重要物资或设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行检验。3.验收合格的物资，验收小组应出具《验收报告》，并在物资上加盖验收合格章。验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。4.采购物资验收过程中发现的问题，采购部应及时记录，并跟踪处理结果。对于因供应商原因导致的质量问题或交货延迟等情况，采购部应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购物资验收合格后，需求部门应填写《付款申请表》，附上验收报告、采购合同等相关资料，提交至财务部。2.财务部对付款申请进行审核，核实采购物资的验收情况、合同执行情况及付款金额的准确性。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，财务部应在支付预付款前，对供应商的信誉和履约能力进行评估，确保预付款的安全。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部应建立供应商选择标准和评价体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估。2.供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、推荐等方式，从众多供应商中筛选出合格的供应商。3.对于新供应商，采购部应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，进行资格审查。经审查合格的供应商，方可进入公司供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购部应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于考核结果为优秀的供应商，采购部可给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对于考核结果为不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部应取消其供应商资格。3.采购部应建立供应商评价档案，记录供应商的评价和考核结果，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商关系管理1.采购部应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时了解供应商经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.采购部应鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，支持供应商参与公司的技术研发和产品创新，共同推动公司的发展。3.对于长期合作、信誉良好的供应商，采购部可考虑与其建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，全面收集采购过程中的风险信息。风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分级，确定风险的优先级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购部应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，采购部应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划；对于质量风险，采购部应加强对供应商的质量管理，严格验收采购物资，确保质量符合要求；对于供应商风险，采购部应建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商，降低供应商违约风险；对于合同风险，采购部应加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和公正性；对于付款风险，采购部应加强对供应商的信誉评估，合理安排付款方式和时间，确保资金安全。2.在采购过程中发生风险事件时，采购部应及时采取措施进行处理，降低风险损失。同时，应及时总结经验教训，完善风险管理制度和流程，提高风险管理水平。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况等。2.审计部门应根据审计结