康城学校采购制度

PAGE康城学校采购制度一、总则（一）目的为了规范康城学校采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于康城学校各部门、各年级组及下属各单位的采购活动。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校长担任组长，副校长担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施、合同签订及履行等工作。（三）采购相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的技术参数、售后服务等负责。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，监督采购资金的使用，确保资金安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。4.监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等，并说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购中心应汇总各需求部门的采购预算，进行审核和平衡，并结合学校财务状况和资金安排，编制学校年度采购预算草案。3.学校年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，提交学校校长办公会审定，最后报上级主管部门批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购中心应建立采购预算执行台账，对采购项目的预算执行情况进行跟踪和监控，及时掌握预算执行进度，发现问题及时解决。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，确保采购资金的合理使用。2.审计部门应将采购预算执行情况纳入审计范围，对采购预算执行过程中的违规行为进行严肃查处。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购中心进行审核。采购中心根据采购项目的性质、金额等情况，确定采购方式，并对采购申请的合理性、必要性进行审核。（二）采购审批1.采购申请经采购中心审核通过后,按照学校采购审批权限规定进行审批。2.一般采购项目由采购中心负责人审批；金额较大或重要采购项目由采购领导小组审批；涉及重大资金支出或特殊采购事项的，需报学校校长办公会审定。（三）采购实施1.采购方式选择公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.供应商选择采购中心根据采购方式和采购项目的特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如发布招标公告、邀请供应商参与投标、查询供应商数据库等。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。组织相关人员对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况，并形成考察报告。根据考察结果和采购项目的要求，选择合适的供应商，并与其进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订采购中心与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购中心应及时通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员按照采购合同要求对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。2.验收人员应认真填写《采购验收单》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货物。3.采购中心应跟踪采购项目的验收情况，对验收不合格的采购项目，应及时与供应商沟通协商，督促供应商解决问题。如供应商拒不履行合同义务，采购中心应采取相应的法律措施，维护学校的合法权益。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应填写《付款申请表》，附上采购合同、采购验收单等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对《付款申请表》进行审核，审核无误后报学校领导审批。3.学校领导审批通过后，财务部门应及时办理付款手续，支付采购款项。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法，全面、准确地识别采购活动中的风险。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、层次分析法等工具进行评估。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点风险和一般风险，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，签订详细的采购合同，明确违约责任；对于质量风险，应加强采购验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收；对于价格风险，应加强市场调研，合理确定采购价格，采用招标、谈判等方式降低价格风险；对于法律风险，应加强对采购合同的审核，咨询法律顾问，确保采购活动合法合规。2.建立风险预警机制，及时发现和预警采购活动中的风险。采购中心应定期对采购项目的执行情况进行检查和分析，及时发现潜在的风险因素，并采取相应的措施进行处理。六、采购监督与考核（一）监督机制1.学校建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等；监察部门应加强对采购人员的监督，查处采购活动中的违规违纪行为。2.采购中心应建立内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的腐败行为。（二）考核制度1.学校制定采购考核制度，