广东省政府采购内控制度

PAGE广东省政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强广东省政府采购内部控制管理，规范政府采购行为，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障各类市场主体平等参与竞争。4.风险防控原则：建立健全风险识别、评估和防控机制，有效防范政府采购过程中的各种风险。（四）职责分工1.采购人：负责本单位政府采购活动的组织实施，建立健全内部采购管理制度，明确采购流程和岗位职责，确保采购活动合法合规、规范有序。2.财政部门：负责对政府采购活动进行监督管理，制定政府采购政策，审核采购预算，监督采购执行情况，处理投诉举报等。3.采购代理机构：受采购人委托，依法依规组织实施政府采购活动，提供专业采购服务，对采购过程和结果负责。4.审计部门：对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理编制政府采购预算。2.采购预算应当细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、技术参数等要求，并根据市场价格波动等因素合理确定预算金额。3.采购人应在规定时间内将编制好的采购预算报送财政部门审核，财政部门对采购预算的合理性、完整性进行审核，审核通过后的预算作为政府采购的依据。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，采购人应当按照规定程序报财政部门审批，经批准后方可调整。3.采购代理机构应当按照采购人的委托和采购预算确定的采购范围、采购方式等组织实施采购活动，不得超预算采购。（三）预算监督1.财政部门应当加强对政府采购预算执行情况的监督检查，定期对采购人的采购预算执行进度进行跟踪分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门应当将政府采购预算执行情况纳入审计范围，对预算编制是否科学合理、执行是否严格规范等进行审计监督，确保采购资金使用效益。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人在编制采购需求前，应当开展充分细致的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的技术参数、性能指标、价格水平以及供应商的供应能力等情况。2.可以通过问卷调查、实地考察供应商、咨询行业专家等方式获取相关信息，为准确编制采购需求提供依据。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购人应当组织相关专业人员进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。（二）需求编制1.采购需求应当明确、具体地反映采购项目的功能、标准、数量、质量、服务等要求，不得含有倾向性、歧视性条款。2.技术参数应当符合国家相关标准和行业规范，能够满足采购人实际使用需要，不得设定过高或过低的技术门槛。3.采购需求中应当明确采购项目的验收标准和验收方法，确保采购结果符合要求。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，采购人如需变更采购需求，应当按照规定程序进行审批，并及时通知采购代理机构和相关供应商。2.采购需求变更可能影响采购预算、采购方式、采购合同等的，采购人应当重新履行相关审批手续，并与采购代理机构和供应商协商一致。3.因采购需求变更导致采购合同实质性变更的，采购人应当与供应商签订补充合同，并按照规定报财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购人应当按照法定程序组织开标、评标活动，确保评标过程公平公正，评标结果合法有效。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应当从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应当成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）竞争性磋商1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性磋商方式采购：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购人应当成立磋商小组，与不少于三家的供应商进行磋商。磋商小组在磋商过程中应当与供应商进行充分沟通，对采购文件进行实质性变动的，磋商小组应当在磋商文件中明确变动内容、变动原因以及可能对成交结果产生的影响。磋商结束后，磋商小组应当要求所有参加磋商的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从磋商小组提出的成交候选人中根据综合评分情况确定成交供应商，并将结果通知所有参加磋商的未成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。采购人应当将单一来源采购项目公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应当与单一来源供应商签订采购合同。（六）询价1.采购的货物规格、标准统一或者采购项目预算金额较小的，可以采用询价方式采购。2.采购人应当成立询价小组，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应当对供应商的报价进行比较，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（七）采购方式审批1.采购人采用非公开招标方式采购的，应当在采购活动开始前报财政部门批准。2.采购人应当提交采购方式申请报告，说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由、采购预算等内容，并附相关证明材料。3.财政部门应当对采购人提交的申请报告进行审核，符合规定的予以批准，不符合规定的不予批准，并说明理由。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购代理机构应当根据采购人的委托和采购项目特点，编制科学合理、完整规范的采购文件。2.采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动有章可循。3.采购文件应当明确采购项目的实质性要求和条件，不得含有不合理的限制或者排斥潜在供应商的内容。（二）采购文件审核1.采购人应当对采购文件进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购方式的合规性、评标标准的公正性等内容。2.采购人可以组织内部相关人员或者邀请专家对采购文件进行论证，确保采购文件符合法律法规和采购项目实际需要。3.采购代理机构应当按照采购人的审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件质量。（三）采购文件发售与澄清1.采购文件应当按照规定在指定的媒体上发售，明确发售时间、地点、售价等要求。2.潜在供应商对采购文件有疑问的，可以在规定时间内以书面形式向采购代理机构提出澄清要求，采购代理机构应当及时给予答复。3.采购代理机构对采购文件进行澄清或者修改的，应当在规定时间内通知所有已获取采购文件的潜在供应商，并发布更正公告。（四）采购文件保存1.采购代理机构应当妥善保存采购文件，保存期限不得少于十五年。2.采购文件保存内容应当包括采购项目的所有相关文件，如采购公告、采购邀请书、采购文件、投标文件、评标报告等，以便日后查阅和监督检查。六、采购活动组织与实施（一）采购活动准备1.采购人应当按照采购文件的要求，做好采购活动的各项准备工作，包括确定开标、评标地点，准备评标设备和资料等。2.采购代理机构应当在采购活动前对采购文件进行再次核对，确保采购文件内容准确无误，并通知潜在供应商按时参加采购活动。3.采购人应当组织采购活动相关人员进行培训，使其熟悉采购流程、采购文件要求和职责分工，确保采购活动顺利进行。(二)招标（谈判、磋商、询价等）活动组织1.采购代理机构应当按照法定程序组织招标（谈判、磋商、询价等）活动，确保活动公开、公平、公正。2.在开标过程中，采购代理机构应当按照规定程序进行唱标，并记录开标情况。3.在评标（谈判、磋商、询价等）过程中，采购代理机构应当组织评标（谈判、磋商、询价等）委员会按照评标标准进行评审，确保评审过程规范有序。4.采购代理机构应当对评标（谈判、磋商、询价等）过程进行记录，包括评审时间、评审地点、评审人员名单、评审意见等内容，并存档备查。（三）中标（成交）结果确定与公告1.评标（谈判、磋商、询价等）委员会应当按照规定程序确定中标（成交）供应商，并出具评标（谈判、磋商、询价等）报告。2.采购代理机构应当根据评标（谈判、磋商、询价等）报告确定中标（成交）结果，并在规定时间内发布中标（成交）公告。3.中标（成交）公告应当包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号等内容，向社会公开采购结果。（四）合同签订与履行1.采购人应当在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、服务要求、验收标准、付款方式等内容，确保合同合法有效。3.采购人应当按照合同约定及时支付采购资金，中标（成交）供应商应当按照合同约定履行供货（服务）义务，确保采购项目顺利实施。七、采购验收管理（一）验收准备工作1.采购人应当在采购合同约定的时间内组织验收工作，成立验收小组，明确验收人员职责。2.验收小组应当熟悉采购项目的采购需求、采购合同条款等内容，制定验收方案，明确验收程序、验收标准和验收方法。（二）验收实施过程1.验收小组应当按照验收方案对采购项目进行实地验收，检查采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。2.验收过程中，验收小组可以要求供应商提供相关技术资料、质量证明文件等，对采购项目进行测试、检验等。3.验收小组应当如实记录验收情况，形成验收报告，验收报告应当包括采购项目名称、验收日期、验收人员名单、验收内容、验收结论等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购人应当按照合同约定支付采购资金；验收不合格的，采购人应当及时通知供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，采购人有权拒绝接收，并按照合同约定追究供应商的违约责任。2.采购人应当将验收结果报财政部门备案，财政部门对验收情况进行监督检查，确保采购项目质量。八、监督检查与责任追究（一）内部监督1.采购人应当建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督，定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。2采购人内部审计、纪检监察等部门应当按照职责分工，对政府采购活动进行监督检查，对发现的违规违纪问题依法依规进行处理。（二）财政监督1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，建立健全监督检查制度，定期对采购人、采购代理机构的政府采购活动进行检查。2.财政部门可以采取现场检查与非现场检查相结合的方式，对采购项目的采购预算执行情况及采购方式、采购程序、采购文件、采购合同等进行监督检查。3.财政部门对监督检查中发现的问题，应当及时下达整改通知书，要求采购人、采购代理机构限期整改，并跟踪整改情况。（三）审计监督1.审计部门应当依法对政府采购活动进行审计监督，将政府采购纳入年度审计计划，对采购项目的预算编制、执行情况、资金使用效益等进行审计。2.审计部门应当加强与财政部门等相关部门的协作配合，形成监督合力，共同推进政府采购规范化管理。（四）社会监督1.鼓励社会公众对政府采购活动进行监督，任何单位和个人发现政府采购活动中的违法违规行为，有权向财政部门、审计部门等相关部门举报。2.财政部门、审计部门等相关部门应当及时受理举报，并按照规定程序进行调查处理，对经查实的违法违规行为依法依规进行处罚。（五）责任追究1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给