幼儿园采购询价制度范本

PAGE幼儿园采购询价制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范幼儿园采购询价流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障幼儿园各项工作的顺利开展，为幼儿提供优质的教育教学资源和后勤保障服务。2.适用范围本制度适用于幼儿园内所有采购项目，包括但不限于教学设备、办公用品、食品、玩具、图书等物资及服务的采购询价活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保采购行为合法合规。公平竞争原则：营造公开透明的竞争环境，鼓励符合条件的供应商积极参与询价，保证各供应商机会均等，通过公平竞争选择优质的商品和服务。效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现幼儿园资源的优化配置。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、采购询价机构及职责1.采购询价小组组成：采购询价小组由幼儿园相关部门人员组成，成员包括财务人员、采购人员、使用部门代表及相关专业技术人员等，人数一般为三人以上单数。职责制定采购询价计划：根据幼儿园实际需求和预算安排，制定采购询价项目的具体计划和时间进度表。组织询价活动：负责发布询价公告、收集供应商报价文件、组织开标评标等工作。审查供应商资格：对参与询价的供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资质和良好信誉。评估报价文件：对供应商的报价文件进行详细评估，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择最优供应商。撰写采购询价报告：向幼儿园管理层汇报采购询价结果，提供采购决策依据，并撰写详细的采购询价报告，记录询价过程、结果及相关建议。2.采购部门职责日常采购业务管理：负责落实采购询价小组确定的采购任务，与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。市场调研：关注市场动态，收集相关产品和服务信息，为采购询价小组提供参考依据。供应商管理：建立和维护供应商档案，对供应商的供货质量、价格、交货期等进行评估和管理，定期更新供应商信息。协调沟通：与幼儿园内部各部门保持密切沟通，及时了解需求变化，协调解决采购过程中出现的问题。3.财务部门职责资金预算管理：参与采购预算编制工作，审核采购项目资金预算，确保采购资金合理安排。监督采购资金的使用情况，对采购款项的支付进行审核和把关。成本核算与分析：协助采购询价小组进行成本核算和分析，提供财务数据支持，为采购决策提供参考。财务监督：对采购活动进行财务监督，防范财务风险，确保采购资金安全、合规使用。三、采购询价流程1.需求申请与审批需求提出：幼儿园各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。需求审批：采购需求申请表提交至幼儿园管理层进行审批。管理层根据幼儿园整体规划和预算安排进行审核，批准后方可进入采购询价环节。对于重大采购项目，需经园务委员会或相关决策机构审议通过。2.询价准备制定询价文件：采购询价小组根据批准的采购需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。确定询价供应商范围：通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，确定具有潜在合作意向的供应商名单。采购询价小组根据采购项目特点和要求，从供应商名单中筛选出若干家符合条件的供应商作为询价对象。发布询价公告：向选定的供应商发布询价公告，告知其采购项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等信息。询价公告可以通过幼儿园官网、内部通知、邮件等方式发布，确保供应商能够及时获取相关信息。3.供应商报价获取报价文件：供应商在收到询价公告后，按照要求编制报价文件，并在规定的报价截止时间前提交给采购询价小组。报价文件应包括报价函、报价明细、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容，确保报价真实、准确、完整。报价文件审查：采购询价小组对供应商提交的报价文件进行审查，检查报价文件的完整性、合规性以及与询价文件要求的一致性。对于不符合要求的报价文件，采购询价小组有权要求供应商进行补充或修正。4.开标评标开标：在规定的开标时间，采购询价小组组织开标会议，公开开启供应商的报价文件，宣读各供应商的报价及相关内容。开标过程应进行记录，并存档备查。评标：采购询价小组根据询价文件规定的评标标准，对各供应商的报价文件进行综合评审。评标标准应包括价格、质量、技术性能、售后服务、信誉等方面的因素，确保评选出最符合幼儿园需求的供应商。评标过程应遵循公平、公正、客观的原则，不得偏袒任何一方。在评标过程中，采购询价小组可以要求供应商对报价文件中的相关内容进行澄清或说明，但不得改变报价实质性内容5.确定中标供应商推荐中标候选人：采购询价小组根据评标结果推荐中标候选人，原则上推荐报价合理、综合实力较强的供应商为中标候选人。中标候选人一般为一名，如有特殊情况，也可推荐两名或三名中标候选人，并明确排序。中标结果公示：将中标候选人名单在幼儿园内进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，接受幼儿园教职工及其他相关人员的监督和质疑。如对中标候选人有异议，可以向采购询价小组提出书面质疑，采购询价小组应及时进行调查核实，并将处理结果告知质疑人。确定中标供应商：公示期满无异议后，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。中标通知书应明确采购项目名称、中标金额、交货期、售后服务要求等内容，中标供应商应在收到中标通知书后[X]个工作日内与采购部门签订采购合同。6.合同签订与履行签订采购合同：采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容详细、准确、合法有效。签订后的采购合同应报财务部门备案。合同履行跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并按照合同约定进行处理。同时，采购部门应定期向幼儿园管理层汇报采购合同履行情况，确保采购项目顺利完成。四、采购询价监督与管理1.内部监督成立监督小组：幼儿园设立采购询价监督小组，成员由纪检监察人员、教职工代表等组成，负责对采购询价活动进行全程监督。监督内容：监督小组重点监督采购询价过程是否符合规定程序、是否存在违规操作、是否存在利益输送等问题。对采购询价过程中的关键环节，如开标评标、中标供应商确定等进行现场监督，并记录监督情况。投诉处理：接受幼儿园教职工及其他相关人员对采购询价活动的投诉和举报。对投诉和举报内容进行调查核实，如发现存在违规行为，依法依规进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉举报人。2.信息公开采购信息公开：通过幼儿园官网、内部公告栏等渠道，及时公开采购询价活动的相关信息，包括采购项目名称、采购需求、询价文件、供应商名单、报价情况、中标结果等内容，确保采购活动公开透明，接受教职工及社会公众的监督。档案管理：建立健全采购询价档案管理制度，对采购询价活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存，并按照规定期限进行保管查阅。采购询价档案应包括采购需求申请表、询价文件、供应商报价文件、开标评标记录、中标通知书、采购合同等内容，为采购活动的追溯和审计提供依据。3.绩效评估建立评估指标体系：制定采购询价绩效评估指标体系，对采购询价活动的质量、效率、效益等方面进行综合评估。评估指标应包括采购成本控制、采购周期、采购质量、供应商满意度等内容，确保评估结果客观、准确、全面。定期评估：定期对采购询价活动进行绩效评估，一般每半年或一年进行一次。评估结果作为对采购询价小组及采购部门工作考核评价的重要依据，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门责令限期整改。五、供应商管理1.供应商选择标准资质要求：供应商应具备合法经营资质，具有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件。对于特定行业的采购项目，供应商还应具备相应的行业资质证书或许可证。信誉状况：供应商应具有良好的商业信誉，无不良经营记录，在以往采购活动中无违约行为。采购询价小组可以通过查询信用中国、中国政府采购网等网站，了解供应商的信用状况。产品质量：供应商提供的产品应符合国家相关标准和行业规范，具备良好的质量性能和稳定性。采购询价小组可以要求供应商提供产品质量检测报告、认证证书等相关资料，作为评估产品质量的依据。价格合理：供应商的报价应合理公正，具有市场竞争力。采购询价小组在评估供应商报价时，应综合考虑产品质量、服务水平等因素，确保选择性价比最优的供应商。售后服务：供应商应具备完善的售后服务体系，能够及时响应幼儿园的售后服务需求，提供优质、高效的售后服务。售后服务内容应包括产品维修、更换、技术支持等方面，确保幼儿园采购的物资和服务能够正常使用。2.供应商准入与退出机制准入机制：建立供应商准入制度，符合供应商选择标准的供应商可以向采购部门提交准入申请，填写《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购部门对申请供应商进行初步审核后，提交采购询价小组进行评审。采购询价小组根据评审结果确定是否批准供应商准入，并将批准准入的供应商纳入供应商名录。退出机制：对于存在以下情形的供应商，采购部门应及时将其从供应商名录中剔除，并终止与其的合作关系：提供虚假资质证明文件或产品质量不合格，给幼儿园造成损失的；在采购活动中存在严重违约行为，如未按时交货、提供劣质服务等，经多次整改仍无明显改善的；商业信誉严重受损，被列入失信名单或存在其他违法违规行为的；不再符合供应商选择标准，无法满足幼儿园采购需求的六、附则1.解释权本制度由幼儿园[具体部门]负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵