建立完善政府采购制度

PAGE建立完善政府采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果的公开性，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进市场竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照法律法规和相关规定进行操作，确保采购程序公正、评审标准公正、采购结果公正，维护供应商的合法权益。4.诚实信用原则供应商、采购代理机构和评审专家等各方参与政府采购活动应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和发展规划，提前编制年度政府采购预算采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和浪费，确保预算资金的合理使用。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核和汇总结合公司/组织的财务状况和资金安排，对预算的合理性、可行性进行评估，提出审核意见，并报公司/组织领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行不得擅自调整预算金额或变更采购项目内容。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应根据采购预算和项目进度，合理安排采购活动确保采购工作的顺利进行，避免因预算执行不当导致项目延误或资金浪费。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致原采购预算无法执行的；因采购人工作需要，确需增加或减少采购项目内容、数量的；其他经公司/组织领导批准的特殊情况。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等详细信息并按照规定的程序提交相关部门审核。3.预算调整经公司/组织领导审批后，由财务部门负责调整采购预算，并通知采购部门按照新的预算执行三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定在指定的媒体上发布招标公告招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人的资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。3.采购人应根据招标项目的特点和需求，编制招标文件招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公平性、公正性和合理性。4.投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。5.采购人应依法组建评标委员会评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。6.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人，并向采购人提交评标报告。7.采购人应根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购人应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单邀请招标的供应商名单应通过随机抽取的方式确定，并向其发出投标邀请书。3.投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人的资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息4.投标人应按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件5.采购人应依法组建评标委员会评标委员会的组成和评标程序与公开招标相同。6.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标推荐中标候选人，并向采购人提交评标报告。7.采购人应根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购人或采购代理机构应成立谈判小组谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应制定谈判文件谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.采购人或采购代理机构应邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判并向其提供谈判文件。5.供应商应按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件6.谈判小组应与供应商进行谈判在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。7.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价8.谈判小组应根据谈判文件规定的评定成交的标准进行评审确定成交供应商，并向采购人提交成交报告。9.采购人应根据成交报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书同时将成交结果通知所有未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购人应组织成立单一来源采购小组单一来源采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.单一来源采购小组应制定单一来源采购文件单一来源采购文件应明确采购项目的名称、内容、数量、预算金额、供应商的资格要求、采购程序、合同草案条款等事项。4.采购人应向拟采用单一来源采购方式的供应商发出单一来源采购邀请书并向其提供单一来源采购文件。5.供应商应按照单一来源采购文件的要求编制响应文件，并在规定时间内提交响应文件6.单一来源采购小组应与供应商进行协商在协商过程中，单一来源采购小组可以要求供应商对响应文件进行澄清或提供补充材料。7.协商结束后，单一来源采购小组应根据协商情况确定成交供应商，并向采购人提交成交报告8.采购人应根据成交报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书同时将成交结果通知所有未成交的供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购人应成立询价小组询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应制定询价文件询价文件应明确采购项目的名称、内容、数量、预算金额、供应商的资格要求、询价程序、报价要求等事项。4.采购人应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书并向其提供询价文件。5.供应商应按照询价通知书的要求编制报价文件，并在规定的时间内提交报价文件报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。6.询价小组应要求供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格7.询价小组应根据询价文件规定的评审标准进行评审确定成交供应商，并向采购人提交成交报告。8.采购人应根据成交报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书同时将成交结果通知所有未成交的供应商。四、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表采购申请表应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请采购的原因、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等，并提出审核意见。2.采购项目经采购部门初步审核通过后，提交至公司/组织领导审批公司/组织领导根据采购项目的情况，做出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动采用公开招标方式采购的，按照公开招标的程序进行操作；采用邀请招标方式采购的，按照邀请招标的程序进行操作；采用竞争性谈判方式采购的，按照竞争性谈判的程序进行操作；采用单一来源采购方式采购的，按照单一来源采购的程序进行操作；采用询价方式采购的，按照询价的程序进行操作。2.在采购实施过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应按照规定的时间和程序组织开标、评标、谈判、协商、询价等活动确保采购活动的顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交至公司/组织领导审批公司/组织领导审批通过后，采购部门方可与成交供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况、验收结论等信息，并由验收人员签字确认。3.采购部门应根据验收报告和采购合同的约定，办理付款手续付款申请应包括采购项目的名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等信息，并附验收报告、发票等相关证明材料。4.财务部门应按照规定对付款申请进行审核审核通过后，按照采购合同的约定支付采购款项。五、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制加强对政府采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规、公开透明。2.审计部门应定期对政府采购项目进行审计重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见。3.纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪律监督对采购过程中存在的违规违纪行为进行严肃查处，维护政府采购活动的公正性和严肃性。（二）外部监督1.接受财政部门等相关部门的监督检查按照财政部门等相关部门的要求，及时提供政府采购项目的有关资料，配合做好监督检查工作。2.接受社会监督政府采购信息应依法公开，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行处理和回复。六、法律责任（一）采购人的法律责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门给予警告，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款对应当实行集中采购的政府采购项目，不委托集中采购机构实行集中采购的；采购代理机构违反本法规定，在代理政府采购业务中有违法行为的，按照有关法律规定处以罚款，可以依法取消其进行相关业务的资格。（二）供应商的法律责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照提供虚假材料谋取中标、成