常州学校自主采购制度

PAGE常州学校自主采购制度总则目的为规范常州学校自主采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于常州学校范围内的各类自主采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、服务采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。采购组织与职责采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购过程中的重大事项进行决策。采购执行部门学校指定专门的部门或机构作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门的职责如下：1.根据学校需求和采购预算，编制采购计划和采购文件。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资格审查和评价，建立供应商库。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.整理和归档采购文件及相关资料。采购监督部门学校设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其职责是：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，确保其合法合规。3.对采购活动中的违规行为进行调查和处理。4.受理供应商和学校内部人员对采购活动的投诉和举报。采购预算管理预算编制1.采购执行部门应根据学校教学、科研、管理等工作的实际需求，结合学校年度工作计划和财务预算安排，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照不同的采购类别进行分类汇总。3.采购预算编制过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保预算的科学性和合理性。预算审批1.采购预算编制完成后，报学校采购领导小组审批。2.采购领导小组应根据学校实际情况和发展需求，对采购预算进行认真审核，必要时可组织相关人员进行论证。3.经审批后的采购预算作为学校年度采购活动的控制依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.在采购过程中，如因市场变化等原因导致采购预算需要调整，采购执行部门应及时提出调整申请，报采购领导小组审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保采购资金的合理使用。采购方式与程序采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序1.采购申请：学校各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交给采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应向符合条件的供应商发出采购邀请。5.供应商资格审查：采购执行部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。6.采购评审：采购执行部门组织相关人员对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，按照规定的评标标准和方法进行评标。对于重大采购项目，可邀请专家参与评审。7.确定中标（成交）供应商：根据评审结果，采购执行部门确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。同时，将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。8.签订采购合同：采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。9.合同履行与验收：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门负责组织对采购项目的验收工作，验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合合同要求。验收合格后，采购执行部门出具验收报告。10.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理付款结算手续。对于采购金额较大的项目，可实行分期付款。供应商管理供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求、产品质量要求、售后服务要求等内容。3.供应商申请准入时，应向采购执行部门提交相关证明材料，采购执行部门对其进行资格审查。审查合格的供应商纳入供应商库管理。供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。2.评价和考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法，评价结果应记录在供应商档案中。3.根据评价和考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。供应商库管理1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商信息进行集中管理。2.供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、评价考核结果等内容，并定期进行更新维护。3.在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。对于新的采购项目，采购执行部门可根据项目需求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商进行邀请或招标。采购合同管理合同签订1.采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起规定的时间内签订。2.签订采购合同前，采购执行部门应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时报学校采购监督小组备案。合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。合同变更与解除1.采购合同如需变更或解除，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如结算货款、退还货物等。合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案，对合同文件进行集中管理。2.采购合同档案应包括合同文本、中标（成交）通知书、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和保管。3.采购合同档案应保存规定的期限，以备查阅和审计。采购风险管理风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控和防范措施；对于低风险因素，可适当关注和管理。2.风险应对措施可包括加强供应商管理、完善采购合同条款、建立价格预警机制、加强质量检验、强化法律意识等方面。风险监控与预警1.采购执行部门应建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控。2.风险监控可通过定期检查、数据分析、供应商反馈等方式进行，及时发现风险变化情况。3.当风险指标达到预警值时，应及时发出预警信号，采购执行部门应采取相应的措施进行处理，避免风险扩大。采购信息管理信息收集1.采购执行部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.信息收集渠道可包括网络平台、行业协会、供应商提供、政府部门发布等。信息整理与分析1.采购执行部门应定期对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的信息报告。2.信息分析内容可包括市场价格走势分析、供应商竞争力分析、采购成本分析等，为采购决策提供参考依据。信息共享与发布1.采购执行部门应建立信息共享平台，实现采购信息在学校内部的共享。2.对于公开的采购信息，采购执行部门应按照规定的程序和渠道进行发布，确保信息的及时、准确和公开。监督与检查内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购政策制度执行情况、采购程序合规性、采购文件和合同管理情况、供应商管理情况等。2.内部监督检查可采用定期检查、专项检查、抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购预算执行情况、采购成本效益情况、采购合同履行情况等。2.审计监督可采用