市科协采购制度

PAGE市科协采购制度总则目的为了规范市科协的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于市科协机关及所属事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与采购活动，实现优胜劣汰。4.公正诚信原则：采购活动应公正对待所有供应商，秉持诚信理念，履行采购合同约定。采购组织与职责采购管理部门市科协设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、执行监督、采购项目的审核与协调等工作。其主要职责包括：1.研究制定采购管理制度和流程，报经批准后组织实施。2.审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等，确保采购项目的合理性和合规性。3.协调采购项目的实施，监督采购过程，处理采购过程中的投诉和争议。4.建立采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购执行部门根据采购管理部门的安排，具体负责采购项目的实施。其主要职责包括：1.按照采购管理制度和流程，编制采购文件，组织采购活动。2.发布采购信息，邀请供应商参与采购活动，对供应商进行资格审查。3.组织开标、评标、谈判等采购活动，记录采购过程，确定中标或成交供应商。4.与中标或成交供应商签订采购合同，督促合同履行，处理合同执行过程中的问题。需求部门提出采购需求，参与采购项目的前期论证和采购文件的编制工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等采购需求。2.对采购需求进行可行性研究和论证，确保采购需求的合理性和必要性。3.配合采购执行部门编制采购文件，提供技术支持和业务指导。财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核采购项目的预算安排，确保采购资金的合理使用。2.按照合同约定和财务制度支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和核算。3.参与采购项目的绩效评价，提供财务方面的分析和建议。采购预算管理预算编制1.需求部门应根据工作任务和事业发展规划，结合实际需求，提出采购项目的预算申请。预算申请应详细说明采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购管理部门对需求部门提交的预算申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性和可行性。审核通过后，汇总编制年度采购预算草案，报市科协领导审批。3.年度采购预算草案经市科协领导审批后，报财政部门审核。财政部门根据预算管理要求和财力状况，对采购预算进行审核和批复。预算执行与调整1.采购项目应严格按照批复的预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.因采购项目变更、市场价格波动等原因需要调整预算的，需求部门应提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额。采购管理部门对预算调整申请进行审核，报市科协领导审批后，报财政部门备案。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织专业人员进行论证，并将论证情况报市科协领导批准。批准后，采购执行部门应与供应商进行协商，签订采购合同。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并与其签订采购合同。采购程序采购计划制定1.需求部门根据工作需要和事业发展规划，提出采购项目的需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购管理部门对需求部门提交的采购申请表进行审核，审核通过后，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间、采购流程等内容。采购文件编制1.根据采购计划，采购执行部门编制采购文件。采购文件应包括采购项目的采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。采购文件编制完成后，应报采购管理部门审核。采购信息发布1.采购执行部门按照采购方式的要求，在指定的媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、采购方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的项目，采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书或询价单。供应商资格审查1.采购执行部门对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于采用公开招标方式采购且金额较大的项目，采购执行部门可以委托专业的招标代理机构进行资格审查。资格审查结果应向社会公布。采购活动实施1.按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。采购活动应严格按照法律法规和行业标准的要求进行操作，确保采购活动的公正性和合法性。2.开标时，采购执行部门应邀请所有投标人参加，开标过程应记录在案。评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判和询价时，谈判小组和询价小组应与供应商进行充分沟通，确定成交供应商。中标或成交供应商确定1.根据评标委员会、谈判小组或询价小组的推荐意见，采购执行部门确定中标或成交供应商。中标或成交供应商确定后，采购执行部门应向其发出中标或成交通知书，并在指定的媒体上发布中标或成交公告。2.中标或成交通知书应明确采购项目的名称、规格、数量、中标或成交金额、交货时间、地点等内容。中标或成交通知书对采购人和中标或成交供应商具有法律效力。采购合同签订1.采购人与中标或成交供应商应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送采购管理部门和财务部门备案。采购合同的履行应接受采购管理部门和财务部门的监督。采购验收管理验收组织1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、专业技术人员等组成验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应根据采购合同的要求和相关标准，对采购项目的质量、数量、规格等进行验收。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购执行部门可以委托专业的检测机构或第三方评估机构进行验收。验收程序1.验收小组应制定验收方案，明确验收的内容、标准、方法和步骤。验收方案应报采购管理部门审核。2.验收小组按照验收方案的要求，对采购项目进行实地检查、测试、评估等验收工作。验收过程中，应做好记录，收集相关证据。3.验收小组根据验收情况，出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后，报采购管理部门备案。验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购执行部门应按照采购合同的约定支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或退换货物。供应商拒绝整改或退换货物的，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。2.采购执行部门应将验收结果及时反馈给需求部门，需求部门应根据验收结果对采购项目进行使用和管理。采购监督与管理内部监督1.市科协内部审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。审计监督的内容包括采购项目的预算执行情况、采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应加强对采购过程的日常监督，建立采购项目台账，记录采购项目的采购需求、采购方式、采购程序、中标或成交供应商等信息。采购管理部门应定期对采购项目台账进行检查和分析，及时发现和解决采购过程中存在的问题。外部监督1.市科协应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的监督管理工作。2.采购项目应按照规定进行信息公开，接受社会监督。供应商和社会公众对采购项目有异议的，可以向市科协提出投诉或举报。市科协应及时受理投诉或举报，并按照规定进行处理。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购项目的采购