市机关采购内控制度汇编

PAGE市机关采购内控制度汇编一、总则（一）目的为加强市机关采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于市机关各部门及所属单位的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照规定的采购程序和方式进行采购，确保采购过程合法合规。3.效益性原则：追求采购资金的最大使用效益，实现物有所值。4.公正性原则：采购活动应公平、公正、公开，保障各方合法权益。5.保密性原则：对采购过程中涉及的商业秘密和敏感信息予以保密。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照规定的审批程序进行审批。2.审批部门应严格审核采购预算的必要性、合理性和可行性，确保预算符合单位实际需求和财务状况。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整，应按照规定的程序办理审批手续。（三）预算执行与监督1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评估。3.对于采购预算执行过程中出现的问题，应及时采取措施加以解决，确保采购预算的顺利执行。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作需要提出采购需求，并填写采购需求申请表。2.采购需求申请表应详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交货时间等内容。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求申请表后，应组织相关人员对需求进行审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性、技术要求的准确性等。3.对于审核通过的采购需求申请表，采购部门应及时组织采购活动；对于审核不通过的，应及时反馈给需求部门，并说明原因。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，需求部门应填写采购需求变更申请表，并按照规定的程序进行审批。2.采购需求变更申请表应详细说明变更的内容、原因、对采购项目的影响等。3.经审批后的采购需求变更申请表应及时通知采购部门，采购部门应根据变更后的需求调整采购计划和采购合同。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照规定的程序进行，包括发布投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行，包括成立采购小组、确定供应商、协商价格、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.采购部门应根据采购需求和采购方式编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。3.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、验收标准等实质性内容，确保招标文件的完整性和准确性。（二）投标文件管理1.供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。2.投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。3.采购部门应按照规定的程序对投标文件进行接收、登记、编号、保存等管理，确保投标文件的安全和完整。（三）采购文件保存1.采购部门应妥善保存采购文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等。2.采购文件的保存期限应按照相关法律法规和行业标准的规定执行，一般不少于十五年。3.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同应符合法律法规和行业标准的规定，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购部门应及时向供应商支付采购款项，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务。3.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应按照合同约定的方式解决。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同履行完毕后，双方应及时办理合同终止手续。3.对于合同变更和终止的相关文件，采购部门应妥善保存，以备查阅。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门应在采购项目交付前，组织相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收方案应根据采购合同的约定和采购项目的特点制定，确保验收工作的科学性和合理性。3.采购部门应通知供应商做好验收准备工作，并要求供应商提供相关的验收资料。（二）验收实施1.采购项目交付后，采购部门应按照验收方案组织验收人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试，确保采购项目符合合同要求。3.验收过程中，如发现采购项目存在问题，验收人员应及时记录，并要求供应商限期整改。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收人员应填写验收报告，详细说明验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应经验收人员签字确认，并加盖采购部门公章。3.采购部门应将验收报告及时归档保存，作为支付采购款项和评价采购项目的依据。八、采购绩效评价（一）评价指标1.采购绩效评价应建立科学合理的评价指标体系，包括采购预算执行率、采购成本节约率、采购项目完成率、采购质量合格率、供应商满意度等指标。2.评价指标应根据采购项目的特点和管理要求进行设定，确保评价指标的针对性和有效性。（二）评价方法1.采购绩效评价应采用定性与定量相结合的评价方法，包括自我评价、内部评价、外部评价等方式。2.自我评价由采购部门自行组织实施，内部评价由单位内部审计部门或其他相关部门组织实施，外部评价可委托专业的第三方机构进行。3.评价方法应根据评价指标的特点和评价目的进行选择，确保评价结果的客观公正。（三）评价结果应用1.采购绩效评价结果应作为改进采购管理工作、调整采购预算、选择供应商等决策的重要依据。2.对于采购绩效评价结果较好的部门和项目，应给予表彰和奖励；对于采购绩效评价结果较差的部门和项目，应责令其限期整改，并追究相关人员的责任。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.单位内部审计部门或其他相关部门应定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动符合法律法规和本制度的规定。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购文件管理、采购合同履行、采购验收等方面。3.监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，