工程类政府采购管理制度

PAGE工程类政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司工程类政府采购行为，加强对工程类政府采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，保证工程质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内使用财政性资金及其他资金进行的工程类政府采购活动，包括新建、改建、扩建、装修、拆除等各类工程项目。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立工程类政府采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人组成。负责审议工程类政府采购的重大事项，包括采购预算、采购方式、采购文件、中标候选人等，确保采购决策的科学性和公正性。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体组织实施工程类政府采购活动。其职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.制定采购文件，组织招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商和承包商进行资格审查和评价。4.签订采购合同，并监督合同执行。5.整理采购档案，保存采购资料。（三）监督机构设立内部审计部门或指定专人负责对工程类政府采购活动进行监督。其职责包括：1.审查采购预算和采购计划的合理性。2.监督采购活动的程序合法性。3.检查采购合同的签订和执行情况。4.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司工程建设计划和实际需求，编制工程类政府采购预算。预算应包括项目名称、采购内容、采购金额、资金来源等详细信息。2.采购预算应按照国家有关规定和公司财务管理制度进行编制，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交公司工程类政府采购领导小组审议。领导小组应根据公司发展战略、资金状况等因素，对预算进行审核和批准。2.经批准的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序重新进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的工程类采购项目，必须采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上的。重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上的。勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报公司工程类政府采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程类采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门根据报价情况，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货期、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解采购需求。（二）谈判文件1.谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格和要求、谈判响应文件格式等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和评审标准，确保谈判过程的公平、公正。（三）询价文件1.询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格和要求、合同条款及格式等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、标准、数量、价格等要求，便于供应商报价。六、供应商及承包商管理（一）资格审查1.采购部门应建立供应商和承包商资格审查制度，对参与工程类政府采购活动的供应商和承包商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商和承包商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。（二）供应商库建设1.采购部门应建立供应商库，将通过资格审查的供应商和承包商纳入供应商库管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，对不符合要求的供应商和承包商及时进行清理。（三）供应商评价1.采购部门应建立供应商评价制度，对供应商和承包商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价结果应作为供应商和承包商后续参与采购活动的重要依据，对评价较差的供应商和承包商应限制其参与采购活动。七、采购程序（一）采购申请1.工程建设部门根据工程建设计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等信息。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购项目是否符合公司采购政策、采购预算是否合理等。2.经初步审核合格的采购申请表，应提交公司工程类政府采购领导小组审批。领导小组根据采购项目的重要性和金额大小，进行审批决策。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请表，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，采购部门应按照相应的采购程序进行操作。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务。3.采购合同签订后，应报公司相关部门备案。（五）验收付款1.工程建设部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应按照合同约定的方式和时间进行，确保资金支付的合规性。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件、验收报告等相关资料。（二）档案整理采购部门应定期对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应安全可靠，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序进行申请和审批。查阅档案时应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁档案。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门或指定专人应定期对工程类政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的执行情况等。2.监督检查应形成书面报告，对