工会职工福利采购询价制度

PAGE工会职工福利采购询价制度一、总则（一）目的为规范工会职工福利采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障职工合法权益，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于工会使用经费进行职工福利采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程和结果等应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证福利质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购流程（一）需求提出1.工会根据职工需求和实际情况，提出福利采购需求。需求应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.填写《工会职工福利采购需求申请表》，详细说明需求内容，并由工会负责人签字确认。（二）询价准备1.采购小组根据采购需求，收集相关市场信息，确定潜在供应商范围。2.制定询价文件，询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、质量标准、交货时间、售后服务要求等内容。3.在公司内部网站、公告栏等渠道发布询价公告（如有需要），邀请潜在供应商参与询价。（三）询价实施1.向符合条件的潜在供应商发送询价文件，要求其在规定时间内提交报价文件。2.报价文件应包括报价明细、产品规格说明、售后服务承诺、公司资质证明等内容。3.采购小组对收到的报价文件进行整理和分析，对比各供应商的报价、产品质量及服务等情况。（四）供应商选择1.根据询价结果，采购小组综合考虑报价、产品质量、售后服务、供应商信誉等因素，选择合适的供应商。2.填写《工会职工福利采购供应商选择审批表》，详细说明选择理由，并提交工会负责人审批。3.如遇重大采购项目或存在争议的情况，可组织相关人员进行集体讨论或召开专题会议，最终确定供应商。（五）合同签订1.与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。3.合同签订后由专人负责保管，并按照合同约定履行相关职责。（六）验收付款1.采购物品或服务到货后，工会应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等是否符合合同要求。2.填写《工会职工福利采购验收单》，验收合格后由验收人员签字确认。3.根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款时应审核相关凭证，确保付款流程规范、准确。三、询价小组（一）组成询价小组由工会代表、财务人员、职工代表等组成，成员人数应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。（二）职责1.负责制定询价文件，确定询价范围和标准。2.组织实施询价活动，对供应商的报价文件进行评审。3.综合考虑各种因素，选择合适的供应商，并提出采购建议。4.监督采购合同的签订和履行，参与验收工作。（三）工作纪律1.询价小组成员应严格遵守本制度和相关法律法规，保守采购过程中的商业秘密。2.不得与供应商串通，谋取不正当利益。3.不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。4.在询价过程中，应客观公正地对待每一个供应商，不得偏袒或歧视。四、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有合法经营资格，具备相关行业资质证书。2.信誉良好，无不良经营记录和违法违规行为。3.具备提供优质产品或服务的能力和经验，能够满足工会采购需求。4.具有良好的售后服务体系，能够及时响应并解决问题。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等情况进行评价。2.评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、报价情况、合作历史等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。3.对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。五、监督与审计（一）内部监督1.工会内部设立监督小组，负责对职工福利采购询价制度的执行情况进行监督。2.监督小组应定期检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、供应商选择是否公正等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）职工监督1.鼓励职工参与对福利采购活动的监督，设立意见反馈渠道，如意见箱、电子邮箱等。2.职工对采购过程中的疑问或不满可通过反馈渠道提出，工会应及时给予答复和处理。3.对于职工提出的合理建议，应认真研究并在后续采购活动中予以考虑。（三）审计监督1.定期对工会职工福利采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计内容包括采购预算执行情况、询价过程、合同签订与履行、资金支付等方面。3.根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并督促相关部门进行整改。六、信息管理（一）采购信息发布1.建立采购信息发布平台，及时发布工会职工福利采购项目的相关信息，包括采购需求、询价公告、中标结果等。2.信息发布应确保内容准确、完整、清晰，便于相关人员查阅和了解。3.对于涉及商业秘密的信息，应按照保密规定进行管理，严格控制知悉范围。（二）文件档案管理1.对采购过程中产生的各类文件和档案进行分类整理，包括询价文件、报价文件、采购合同、验收单、审计报告等。2.建立文件档案管理制度，明确文件的保管期限、