工会物质采购制度

PAGE工会物质采购制度一、总则（一）目的为加强工会物质采购管理，规范采购行为，确保采购物资符合工会工作需要，保障工会会员权益，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物质采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、慰问物资等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合工会工作实际需求的物资。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，确保采购活动符合工会整体工作目标和会员利益。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订、物资验收等环节。其职责如下：1.根据工会工作需要，定期收集各部门及会员的采购需求，进行汇总分析，编制采购计划。2.按照采购计划，通过多种渠道寻找合适的供应商，建立供应商信息库，并对供应商进行资格审查和评价。3.组织采购谈判，与选定的供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.负责采购物资的到货验收工作，检查物资的数量、质量、规格等是否符合合同要求，对验收合格的物资办理入库手续，对不合格物资及时与供应商协商处理。5.整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类凭证、合同等资料，以备查阅和审计。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督，审查采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，确保采购活动合法、合规、公正。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.工会办公室应于每年年初根据上一年度采购情况和本年度工会工作计划，结合各部门及会员需求，编制年度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.在年度采购计划执行过程中，如因工作需要临时增加采购项目，相关部门应及时向工会办公室提出申请，经工会委员会批准后，纳入采购计划进行采购。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划编制，详细列出各项采购物资的预计金额。采购预算应与工会经费预算相衔接，确保采购活动在经费预算范围内进行。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，避免预算过高或过低影响采购工作的顺利开展。（三）采购计划与预算调整1.如因市场价格变动、工作任务调整等原因，需要对采购计划或预算进行调整，应按照规定程序办理。由工会办公室提出调整申请，经工会委员会审议通过后执行。2.调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门和人员，确保采购工作的连贯性和准确性。四、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中应明确采购需求、质量标准、价格等条款，经谈判确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和相关条款，并报工会委员会批准。（五）询价1.对于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，工会办公室根据报价情况选择成交供应商。五、供应商管理（一）供应商选择1.工会办公室应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。2.根据采购项目的特点和需求，从资格审查合格的供应商中选择若干家作为候选供应商，并进行实地考察或样品测试，了解供应商生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，综合评估后确定最终供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加采购份额等；对于表现不佳的供应商，及时提出整改意见，如限期整改、暂停合作、取消合作资格等。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品目录、报价记录、合作历史等内容，并及时更新维护。2.供应商信息库应实现信息化管理，方便工会办公室查询和使用，为采购决策提供准确的数据支持。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在确定供应商后及时签订，合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务。合同主要条款包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。2.采购合同签订前，应经工会委员会审核同意，并由工会办公室负责起草合同文本。合同签订后，应加盖工会公章，并由专人负责保管。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。工会办公室应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交货，并提供相关的质量证明文件和售后服务承诺。如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同履行条款的，应及时与工会办公室协商，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因市场价格变动、工作需求调整等原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方违约或其他法定原因需要解除合同的，应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续。解除合同后，双方应按照约定进行结算和清理，妥善处理善后事宜。（四）合同档案管理1.建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行分类整理、归档保存。采购合同档案应包括合同文本、中标通知书、投标文件、谈判记录、验收报告、付款凭证等资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照法律法规规定执行。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。七、采购验收（一）验收标准1.采购物资的验收应按照合同约定的质量标准进行，合同未约定质量标准的，应按照国家相关标准或行业通用标准进行验收。2.验收标准应明确、具体，包括物资的外观、规格、数量、性能、功能等方面的要求，确保验收工作具有可操作性。（二）验收程序1.采购物资到货前，工会办公室应通知相关部门或人员做好验收准备工作。验收人员应包括工会办公室工作人员、使用部门代表等。2.物资到货后，验收人员应按照验收标准对物资进行逐一检查，核对物资的数量、规格、型号、质量等是否与合同约定一致。对于需要进行测试或检验的物资，应按照规定的方法和程序进行测试或检验。3.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商限期更换或处理，并做好记录。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括物资名称、规格、数量、合同编号、供应商名称、验收时间、验收结果等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖工会公章。验收报告作为采购活动的重要文件，应妥善保管，以备查阅和审计。八、采购付款（一）付款原则1.采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保付款的及时性和准确性。2.付款前，应核实采购物资已验收合格，并取得合法有效的发票等凭证。（二）付款流程1.供应商提交付款申请，应提供采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.工会办公室对供应商提交的付款申请及相关资料进行审核，审核无误后报工会委员会审批。3.工会委员会审批通过后，按照财务管理制度办理付款手续。付款方式可采用银行转账、支票等方式。（三）付款监督1.工会经费审查委员会应对采购付款情况进行监督，审查付款凭证的真实性、合法性、完整性，确保付款资金安全。2.如发现付款过程中存在违规行为，应及时责令纠正，并追究相关人员责任。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购方式审批文件及相关资料、供应商选择及评价资料、采购合同及补充协议、验收报告、付款凭证、发票等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购活动结束后，工会办公室应及时对采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并建立档案目录。2.将整理好的采购档案移交档案管理人员进行归档保存，确保档案资料的完整性