工会招标采购制度范本

PAGE工会招标采购制度范本一、总则（一）目的为规范工会招标采购行为，加强工会经费管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正、廉洁，维护工会和职工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类招标采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息公开，采购过程透明，接受工会会员和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。5.廉洁原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保采购人员廉洁自律。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。2.职责负责审定招标采购制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、中标供应商等重要事项。监督招标采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：由工会财务人员、相关业务人员等组成，可根据需要邀请专业技术人员或法律顾问参与。2.职责负责具体实施招标采购活动，包括编制采购文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。对供应商进行资格审查，收集、整理和分析供应商信息。负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。整理和归档采购文件及相关资料。三、招标采购流程（一）采购需求申报1.各部门根据工作需要，填写《工会采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交至招标采购工作小组。2.招标采购工作小组对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性，对于不符合要求的需求，及时与申报部门沟通并提出修改意见。（二）采购预算编制1.根据采购需求，招标采购工作小组结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的预计金额，并报招标采购领导小组审定。2.采购预算一经审定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整，应按照规定程序重新申报和审批。（三）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额等因素，确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用公开招标方式的，招标采购工作小组应按照相关规定编制招标文件，并在规定媒体上发布招标公告。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，应向符合相应条件的供应商发出邀请或询价通知书。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查招标采购工作小组对参与投标或响应采购邀请的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于重要采购项目或金额较大的采购项目，可实地考察供应商的生产经营场所、生产能力、质量控制等情况。2.供应商选择根据资格审查结果，从符合条件的供应商中选择中标或成交供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、产品质量、售后服务、信誉等因素，采用合理的评标或谈判方法确定中标或成交供应商。评标或谈判过程应记录在案，并存档备查。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、评价结果等内容。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其参与工会采购项目的资格。（五）采购合同签订1.中标或成交供应商确定后，招标采购工作小组应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报招标采购领导小组审核。审核通过后，由工会法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送工会财务部门备案，作为支付货款和验收的依据。（六）采购项目验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知招标采购工作小组组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物品或服务进行验收。2.验收内容包括数量、规格型号、质量、性能等方面。对于技术复杂的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收工作。3.验收合格后，验收人员应填写《工会采购项目验收报告》，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。（七）货款支付与结算1.采购项目验收合格后，采购部门应根据合同约定和验收报告，填写《工会采购项目付款申请表》，报工会财务部门审核。2.工会财务部门审核无误后，按照规定程序办理货款支付手续。支付货款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保资金安全。3.采购项目结算完成后，工会财务部门应及时进行账务处理，确保账目清晰、准确。四、招标采购监督与审计（一）内部监督1.工会内部审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.招标采购工作小组应建立内部监督机制，对采购过程中的各个环节进行监督，确保采购活动公正、透明。对于采购过程中发现的问题，应及时整改，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受工会会员的监督，工会会员有权对招标采购活动提出意见和建议。对于会员反映的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果向会员反馈。2.接受上级工会和相关部门的监督检查，对于上级工会和相关部门提出的意见和建议，应认真落实整改。五、招标采购档案管理（一）档案内容招标采购档案应包括采购需求申报文件、采购预算文件、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档1.招标采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.