工业局软件采购制度

PAGE工业局软件采购制度一、总则（一）目的为规范工业局软件采购行为，确保采购的软件符合工作需求，提高软件采购的质量和效益，保障软件使用的安全性、稳定性和合规性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工业局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）的软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购应严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购过程合法合规。2.需求导向原则：根据各部门实际工作需求，科学合理地确定软件采购的种类、功能和性能要求，避免盲目采购。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、技术先进、功能完善的软件产品，确保软件能够满足工作需要并长期稳定运行。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。5.效益原则：在满足工作需求的前提下，充分考虑软件采购的成本效益，合理控制采购费用。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门业务发展规划、工作任务和信息化建设需求，每年年初制定软件采购计划。采购计划应明确软件名称、功能要求、采购数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报工业局信息化管理部门汇总。信息化管理部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，形成工业局年度软件采购计划草案。3.年度软件采购计划草案经工业局分管领导审批后，提交工业局局长办公会审议通过，作为当年软件采购的依据。（二）采购预算编制1.各部门应根据采购计划，按照工业局财务预算编制要求，编制软件采购预算。采购预算应明确软件采购的费用明细，包括软件购买费用、安装调试费用、培训费用、售后服务费用等。2.信息化管理部门负责对各部门采购预算进行审核，确保预算编制的合理性和准确性。审核后的采购预算报工业局财务部门汇总，纳入工业局年度财务预算。3.软件采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整预算的，应按照工业局财务预算调整程序办理。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：达到公开招标数额标准的软件采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定的程序进行。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据批准的采购计划，填写软件采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容及要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经本部门负责人签字盖章后提交信息化管理部门。2.采购审批：信息化管理部门对采购申请表进行初审，提出审核意见。初审通过后，报工业局分管领导审批。分管领导审批同意后，按照规定的采购方式组织采购。3.采购实施：公开招标：信息化管理部门委托具有相应资质的招标代理机构组织公开招标。招标代理机构按照规定的程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标和定标等工作。工业局相关部门和人员应积极配合招标代理机构的工作，参与开标、评标等活动。邀请招标：信息化管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。信息化管理部门组织开标、评标和定标等工作。竞争性谈判：信息化管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，并在规定的时间内进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。单一来源采购：信息化管理部门组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组对单一来源采购项目进行论证，确定成交供应商，并签订采购合同。询价：信息化管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书。供应商按照询价通知书的要求一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，信息化管理部门应及时与成交供应商签订软件采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应报工业局财务部门备案。5.验收付款：验收：软件到货后，信息化管理部门应组织相关人员按照采购合同和软件产品标准进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、质量、数量、文档等方面。验收合格后，出具验收报告。付款：验收合格后，工业局财务部门按照采购合同的约定，及时办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。四、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合质量要求的软件产品和售后服务。3.供应商应遵守国家法律法规和相关政策要求，在经营活动中没有重大违法记录。4.供应商应具备与软件采购项目相适应的资质证书和业绩证明材料。（二）供应商选择与评价1.信息化管理部门应建立供应商库，对潜在供应商进行登记和管理。供应商库应定期更新，确保库内供应商信息的准确性和完整性。2.在软件采购项目实施过程中，信息化管理部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于未纳入供应商库的供应商，应按照规定的程序进行资格审查。3.采购项目结束后，信息化管理部门应对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等方面进行评价。评价结果应记录在供应商档案中，并作为今后选择供应商的参考依据。五、软件使用与维护管理（一）软件使用管理1.各部门应按照软件使用说明书和操作规程，正确使用采购的软件。未经授权，不得擅自修改软件的功能和设置。2.各部门应建立软件使用台账，记录软件的安装、使用、维护等情况。软件使用台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.各部门应加强对软件使用人员的培训，提高其操作技能和业务水平。软件使用人员应严格遵守软件使用管理制度，不得泄露软件的相关信息。（二）软件维护管理1.信息化管理部门应建立软件维护管理制度，明确软件维护的责任部门和人员。软件维护责任部门和人员应定期对采购的软件进行检查和维护，及时处理软件运行中出现的问题。2.对于软件出现的故障和问题，软件维护责任部门和人员应及时进行分析和诊断，并采取有效的措施进行修复。对于重大软件故障和问题，应及时向上级报告，并组织相关人员进行研究和处理。3.软件维护责任部门和人员应定期对软件进行升级和优化，以提高软件的性能和功能。软件升级和优化应在充分测试的基础上进行，确保升级和优化后的软件能够正常运行。六、监督与检查（一）内部监督1.工业局纪检监察部门负责对软件采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公平公正。2.工业局财务部门负责对软件采购预算执行情况进行监督检查，确保采购资金的合理使用。3.工业局信息化管理部门负责对软件采购项目的实施过程进