崇左市城建集团采购制度

PAGE崇左市城建集团采购制度一、总则（一）目的为规范崇左市城建集团（以下简称“集团”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，公正对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，以获得最佳采购效益。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，追求采购效益最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策审批。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、合同等。3.研究解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门集团设立采购管理部，作为采购工作的归口管理部门，负责集团采购制度的制定、执行、监督和指导。其主要职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，并组织实施。3.建立和管理供应商库。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.审核采购合同，参与合同签订和执行。6.监督采购项目的实施过程，协调解决采购过程中的问题。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门各单位的需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的前期调研、技术规格确定、采购文件编制等工作，并配合采购管理部完成采购项目的实施和验收。其主要职责包括：1.根据本单位业务需求，提出准确、详细的采购申请。2.提供采购项目所需的技术规格、质量标准等要求。3.参与采购文件的编制和审核。4.配合采购管理部进行供应商考察、谈判等工作。5.负责采购项目的验收工作。（四）其他相关部门集团的财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同等法律文件进行审核把关，提供法律咨询服务。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各单位需求部门应于每年年底前，根据本单位下一年度的业务发展规划、工程建设计划等，编制本单位的年度采购需求计划，并报送采购管理部。2.采购管理部汇总各单位的采购需求计划，结合集团年度预算安排，综合平衡后编制集团年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应及时填写采购申请表，说明采购原因、采购内容、预算金额等，经本单位负责人审批后报送采购管理部。采购管理部根据实际情况进行审核，并纳入相应的采购计划进行安排。（二）采购计划的调整1.年度采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购计划的，需求部门应填写采购计划调整申请表，详细说明调整原因、调整内容等，经本单位负责人审核后，报采购管理部审核。2.采购管理部审核通过后，报采购决策委员会审批。采购计划调整申请表应作为采购项目实施的依据之一。3.对于因市场价格波动、项目变更等原因导致采购预算金额发生较大变化的，采购管理部应及时组织相关部门进行评估，并根据评估结果调整采购计划和预算。四、采购方式及适用范围（一）招标采购1.适用范围：单项合同估算价在规定限额以上的工程采购项目。单项合同估算价在规定限额以上的物资采购项目，包括重要设备、材料等。单项合同估算价在规定限额以上的服务采购项目，如勘察、设计、监理等。2.招标方式：公开招标：招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。采用邀请招标方式的，招标人应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（三）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价，询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购人向财政部门提出申请，经财政部门批准后，方可采用单一来源采购方式。采购人组织与单一供应商就采购合同的有关事项进行协商，协商一致后签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备的基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。2.供应商准入程序：采购管理部发布供应商征集公告，明确供应商应具备的条件、提交的资料等要求。供应商向采购管理部提交准入申请资料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、产品质量证明等。采购管理部对供应商提交的资料进行初审，初审合格的供应商进入实地考察环节。采购管理部组织相关部门对供应商进行实地考察，考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。根据初审和实地考察结果，采购管理部提出供应商准入意见，报采购决策委员会审批。经审批通过的供应商纳入集团供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.评价指标：产品质量：包括产品的性能、可靠性、稳定性等。价格水平：产品价格是否合理，是否具有竞争力。交货期：是否按时交货，交货期的准确性。售后服务：售后服务响应速度、解决问题的能力等。商业信誉：是否诚实守信，有无不良记录。2.评价周期：采购管理部每年组织一次对供应商的全面评价，日常采购过程中可根据实际情况对供应商进行不定期的专项评价。3.考核方式：采购管理部收集各单位需求部门、使用部门等对供应商的评价意见。采购管理部结合采购合同执行情况、交货验收情况等对供应商进行综合评价。根据评价结果，对供应商进行分类考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，采购管理部应暂停或取消其在集团的采购资格，并及时通知相关单位。（三）供应商动态管理1.供应商信息变更：供应商应及时将企业名称、法定代表人、经营范围、联系方式等重要信息的变更情况通知采购管理部。采购管理部对供应商信息进行更新，并重新评估其供应能力。2.供应商淘汰与补充：对于连续考核不合格、出现严重质量问题、商业信誉不良等情况的供应商，采购管理部应及时将其从供应商库中淘汰。同时，根据采购业务发展需要，适时补充新的供应商进入供应商库。六、采购流程（一）采购申请1.各单位需求部门根据本单位业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间要求、技术规格、质量标准等内容，并经本单位负责人审批。2.采购申请表应提交采购管理部，采购管理部对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的必要性、合规性、预算合理性等。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部组织相关部门和人员编制采购文件。采购文件包括招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购协商文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.对于采用招标采购方式的项目，采购管理部应在指定的媒体上发布招标公告，公开招标项目的招标信息。招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、数量、实施地点、交货期，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、地点，开标时间、地点等内容。2.对于采用邀请招标、竞争性谈判、询价采购等方式的项目，采购管理部应向符合相应资格条件的供应商发出邀请书或询价通知书等采购文件。（四）供应商响应1.供应商收到采购文件后，应按照采购文件的要求编制投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等，并在规定的时间内提交给采购管理部。2.投标文件、谈判响应文件、询价报价文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，确保响应文件的完整性和实质性响应采购文件的要求。（五）采购评审1.采购管理部组织成立评审小组，评审小组由采购管理部、需求部门、技术专家、财务人员等组成。评审小组负责对供应商的响应文件进行评审。2.评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准、谈判规则、询价评审办法等进行，确保评审结果的公正、公平。3.评审小组根据评审情况，推荐成交候选人或确定成交供应商，并出具评审报告。（六）采购合同签订1.采购管理部根据评审结果，通知成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部应将合同草案提交法务部门进行审核，确保合同的合法性、合规性。经审核通过后，采购合同由双方授权代表签字盖章生效。（七）采购项目实施与验收1.采购合同签订后，采购管理部应协调需求部门和供应商按照合同约定组织采购项目的实施。需求部门负责监督供应商的供货进度、质量等情况。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货等处理，直至验收合格。（八）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额等内容，并提交财务部门审核。2.财务部门按照财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，办理付款手续，支付采购款项。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格波动趋势，采取适当的采购策略，如套期保值、签订框架协议、分批采购等，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：建立完善的供应商管理体系，加强对供应商的选择、评价、考核和动态管理，降低因供应商原因导致的质量、交货期、信誉等风险；与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，增强合作稳定性。3.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量监督和检验，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；对于重要物资和设备，可邀请专业机构进行质量检测，确保采购产品符合质量要求。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款的完整性、准确性和合法性；在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同纠纷；定期对合同进行审查和评估，总结经验教训，不断完善合同管理工作。5.廉政风险应对：加强采购人员的廉政教育，提高廉洁自律意识；建立健全廉政风险防控机制，加强对采购活动的全过程监督，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为；对违反廉政规定的行为，严肃追究责任。八、监督与检查（一）内部监督1.集团审计部门定期对各单位的采购活动进行审计监督，