广西医院采购管理制度

PAGE广西医院采购管理制度一、总则（一）目的为加强广西医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，满足医院医疗、教学、科研等工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西医院各科室、部门及所属单位的物资、设备、药品、耗材、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受医院内部和社会监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购过程公平公正，维护市场正常秩序。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购标准和采购流程。协调解决采购过程中的重大问题，监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.设置：根据医院实际情况设立独立的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行国家法律法规和医院采购管理制度及相关规定。负责编制采购计划，组织实施采购活动，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。收集、整理采购信息，分析采购数据，为医院采购决策提供支持。配合相关部门做好采购项目的验收工作，处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）需求部门1.职责根据医院业务发展和工作需要，提出物资、设备、药品、耗材等采购需求，确保需求准确、合理。参与采购项目的技术参数制定、评标标准确定等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的验收工作，对采购物品的质量、数量、规格等进行检查和确认。配合采购部门做好供应商管理和采购合同执行等工作。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。参与采购合同的审核，对合同付款条款进行把关。负责采购项目的财务核算和报销工作，定期对采购资金使用情况进行分析和报告。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购项目是否符合法律法规、医院制度和采购程序。审查采购合同的合法性、合规性和完整性。对采购项目的资金使用情况进行审计，防止出现违规支出和浪费现象。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需要提前编制采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应结合医院财务状况、市场价格波动等因素进行科学合理编制，确保预算准确可靠。3.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，形成医院年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。（二）预算审批1.采购管理委员会对医院年度采购预算草案进行审议，根据医院发展战略和实际情况进行调整和确定。2.经审议通过的采购预算报医院领导审批后下达执行。（三）预算执行与调整1.采购部门严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。2.在预算执行过程中，如因政策变化、市场价格波动、业务发展需要等原因导致采购预算确需调整的，由需求部门提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、财务部门会签、采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称用途、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于大型设备、贵重物资等重大采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，形成论证报告，作为采购申请的附件。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门后，采购部门对采购申请的合理性、必要性进行审核。2.审核通过的采购申请按照医院内部审批流程进行审批，审批权限根据采购金额大小设定，一般采购项目由采购部门负责人审批，重大采购项目需报采购管理委员会审议、医院领导审批。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府财政部门批准。2.供应商选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出采购邀请或招标公告。组织对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。采用招标方式采购的，按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式的，按照相关规定确定成交供应商。3.采购合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并确保合同内容符合法律法规和医院要求。采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性和完整性，确保合同风险可控。（四）采购验收1.采购项目到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准、验收人员等。2.采购项目到货后，可以由需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收，也可以委托具有专业资质的第三方机构进行验收。3.验收内容包括采购物品的数量、规格型号、质量标准、技术参数等是否与采购合同一致，同时检查供应商提供的产品合格证、质量检验报告、售后服务承诺等资料是否齐全。4.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格为止。如因供应商原因给医院造成损失的，应按照合同约定追究其责任。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门按照医院财务管理制度和采购合同约定对付款申请进行审核，审核无误后报医院领导审批。3.经审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。对于分期付款的采购项目，应严格按照合同约定的付款节点和金额进行支付。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产经营能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、资质证书、产品质量认证文件、业绩证明材料、售后服务承诺等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式，确保评估结果客观、准确全面。3．根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于优秀供应商给予一定的奖励和优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰出供应商数据库。（三）供应商动态管理1.采购部门建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息，跟踪供应商经营状况和产品质量变化情况。2．对于出现产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其限期整改；情节严重的，暂停与其合作，并从供应商数据库中删除。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，对于积极配合医院工作、表现优秀的供应商，采购部门可以与其建立长期稳定的合作关系，并给予适当的政策支持。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同财务部门、审计部门等相关部门，对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格波动情况，合理安排采购计划，采用套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.质量风险应对：严格供应商选择和管理，加强采购合同中的质量条款约定，强化采购验收环节，确保采购物品质量符合要求。对于质量不合格的产品，及时与供应商协商解决，必要时追究其法律责任。3.价格风险应对：通过招标、询价、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。同时，建立价格监控机制，定期对同类产品价格进行比较分析，防止价格虚高。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同签订审核流程，确保合同条款合法、合规、完整。在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题，维护医院合法权益。5.廉洁风险应对：加强采购人员廉洁教育，建立健全廉洁风险防控机制，规范采购行为，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为。对违反廉洁规定的行为，严肃追究责任。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的审批程序、采购方式选择、供应商管理、采购合同签订与执行、采购资金使用等是否符合规定。2.财务部门加强对采购资金的监督管理，确保资金专款专用，防止资金挪用、浪费等现象发生。3.医院内部设立举报信箱和举报电话，接受职工和社会对采购活动的投诉举报，对举报内容及时进行调查处理。（二）外部监督1.主动接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求及时报送采购项目相关资料，配合做好监督检查工作。2.积极回应社会公众对医院采购活动的关注，通过医院官网、政务公开平台等渠道公开采购信息，接受社会监督。（三）考核评价1.建立采购工作考核评