局计算机软件采购制度

PAGE局计算机软件采购制度一、总则（一）目的为规范本局计算机软件采购行为，确保采购的软件符合工作需求，提高软件采购的效率和质量，保障信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门因工作需要进行的计算机软件采购活动，包括操作系统、办公软件、业务应用软件、安全防护软件等各类软件的采购。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：根据工作实际需求，科学合理地确定软件采购的种类、功能和性能要求，避免盲目采购。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、功能稳定、技术先进的软件产品，确保软件能够满足工作需要并具有良好的使用体验。4.安全可靠原则：采购的软件应具备完善的安全防护机制和措施，保障信息系统的安全稳定运行，防止数据泄露和恶意攻击。5.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的采购程序，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，维护市场秩序。6.效益原则：在保证软件质量和功能的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作任务和业务发展需要，结合现有信息系统状况，提出软件采购需求，并填写《计算机软件采购需求申请表》（以下简称《申请表》）。2.《申请表》应详细说明采购软件的名称、功能要求、性能指标、预计使用人数、使用期限、与现有系统的兼容性等内容，并提供必要的业务背景和需求分析。（二）需求审核1.信息技术部门负责对各部门提交的《申请表》进行初步审核，重点审查需求的合理性、必要性、技术可行性以及与现有信息系统的协调性。2.对于涉及多个部门或对全局工作有重大影响的软件采购需求，信息技术部门应组织相关部门进行联合评审，充分征求意见，确保需求准确反映工作实际。3.经审核通过后的《申请表》报局领导审批，局领导根据全局工作规划和资源状况对采购需求进行最终决策。（三）需求变更1.在软件采购过程中，如因业务发展、政策调整或其他原因需要变更采购需求，需求部门应及时填写《计算机软件采购需求变更申请表》，说明变更的内容、原因及对采购项目的影响。2.需求变更申请需按照需求审核流程进行审批，经批准后方可实施变更。信息技术部门应根据变更情况及时调整采购计划和相关工作安排。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购软件的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。3.对于金额较小、技术规格简单、市场货源充足的软件采购项目，可以采用询价方式；对于具有特定技术要求、只有少数供应商能够提供的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式；对于采购需求明确但技术复杂或性质特殊难以确定详细规格的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式；对于已有一定供应商范围且采购金额较大的软件采购项目，可以采用邀请招标方式。（二）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标（谈判）标准等内容。2.采购文件应明确软件的技术规格、功能要求、性能指标、售后服务等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求，为评审工作提供客观依据。3.在采购文件中应明确采购项目的验收标准和验收程序，确保采购的软件符合要求。（三）供应商选择1.通过发布采购公告（招标邀请书）等方式，邀请符合条件的供应商参与采购活动。供应商应具备良好的商业信誉、较强的技术实力和完善的售后服务体系，能够提供满足采购需求的软件产品和服务。2.对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、软件著作权证书、业绩证明、售后服务承诺等相关资质文件。3.组织评审小组对供应商的投标文件（响应文件）进行评审，评审小组由信息技术专家、业务部门代表、财务人员等组成，人数应符合相关规定。评审小组按照采购文件规定的评标（谈判）标准进行评审，综合考虑供应商的技术方案、产品价格、售后服务、信誉等因素，推荐中标候选人或成交供应商。（四）采购合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和政策要求。合同签订后，应及时将合同副本送相关部门备案。（五）采购项目验收1.软件到货后，采购部门应及时通知信息技术部门组织验收。验收工作应按照采购合同约定的验收标准进行，确保软件的功能、性能、质量等符合要求。2.验收过程中，应要求供应商提供软件的相关文档资料，并进行核对。文档资料应包括软件安装手册、操作手册、维护手册、测试报告、质量保证文件等。3.验收合格后，由验收人员填写《计算机软件采购验收报告》，经采购部门、信息技术部门、使用部门等相关人员签字确认后存档。如验收不合格，应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格为止。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门在提出软件采购需求时，应同时编制采购预算。采购预算应根据软件的市场价格、功能需求、服务费用等因素进行合理估算，确保预算准确反映采购项目的实际成本。2.信息技术部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合全局资源状况和工作重点进行综合平衡，形成全局计算机软件采购预算草案。3.采购预算草案报财务部门审核，财务部门根据国家财经法规和预算管理要求，对预算的合理性、合规性进行审查，并报局领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行控制，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算调整程序进行审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保资金专款专用，提高资金使用效益。采购部门应及时与财务部门沟通采购项目进度，以便财务部门做好资金安排。（三）预算绩效评价1.建立计算机软件采购预算绩效评价制度,对采购项目的预算执行情况、资金使用效益、软件质量和功能实现情况等进行绩效评价。2.绩效评价结果作为今后预算编制、采购决策和项目管理的重要参考依据，对于绩效评价结果较差的采购项目，应进行分析整改，优化后续采购工作。五、软件使用与管理（一）软件安装与配置1.信息技术部门负责按照采购合同要求和相关技术规范，组织对采购的软件进行安装和配置。安装过程中应确保软件运行环境符合要求，配置参数合理准确。2.在软件安装完成后，信息技术部门应进行必要的测试和调试，确保软件能够正常运行，并对使用人员进行操作培训，使其熟悉软件的功能和操作方法。（二）软件使用培训1.根据软件的复杂程度和使用人员的实际情况，制定详细的培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等内容。2.培训方式可采用集中培训、现场指导、在线学习等多种形式，确保使用人员能够熟练掌握软件的操作技能和应用方法。培训结束后，应对使用人员进行考核，考核合格后方可正式使用软件。（三）软件日常维护1.信息技术部门负责建立软件日常维护机制，定期对软件进行检查、更新和优化，确保软件的性能稳定、功能正常。2.及时处理软件使用过程中出现的问题和故障，对于一般性问题，应通过电话、邮件等方式提供技术支持；对于较为复杂的问题，应及时安排技术人员到现场进行处理。3.建立软件故障记录和处理台账，详细记录故障发生时间、现象、处理过程和结果等信息，以便对软件运行状况进行分析和总结，不断改进维护工作。（四）软件升级与更新1.根据软件供应商发布的升级信息和本局工作实际需要，及时组织对软件进行升级和更新。升级和更新过程中应做好数据备份和测试工作，确保升级和更新后的软件能够正常运行。2.Beforethesoftwareupgradeandupdate,theinformationtechnologydepartmentshouldnotifytherelevantdepartmentsandpersonnelinadvancetoavoidaffectingnormalwork.在软件升级和更新前，信息技术部门应提前通知相关部门和人员，避免影响正常工作。3.对于因软件升级和更新带来的功能变化和操作调整，应及时对使用人员进行培训，确保使用人员能够适应新的软件环境。（五）软件安全管理1.加强对采购软件的安全管理，采取必要的安全防护措施，如安装防火墙、杀毒软件、加密软件等，防止软件受到病毒、恶意攻击和数据泄露等安全威胁。2.建立健全软件安全管理制度，规范软件使用人员的操作行为，严格限制访问权限，确保软件系统和数据的安全。3.定期对软件安全状况进行检查和评估，及时发现和解决安全隐患，不断完善软件安全防护体系。六、监督与检查(一)内部监督1.成立计算机软件采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门、信息技术部门等相关人员组成，负责对软件采购活动进行全过程监督。2.监督小组应重点对采购需求的合理性、采购程序的合规性以及采购合同的履行情况等进行监督检查，确保采购活动公开、公平、公正。3.建立举报机制，鼓励全局干部职工对软件采购过程中的违规行为进行举报。对于举报线索，监督小组应及时进行调查核实，并依法依规处理。(二)外部监督1.积极接受财政、审计等部门的监督检查，按照要求提供相关资料和信息，配合做好监督检查工作。2.根据财政、审计等部门提出的意见和建议，及时整改存在的问题，完善采购制度和管理措施，提高采购工作水平。(三)定期检查与不定期抽查1.信息技术部门应定期对采购软件的使用情况、维护情况、安全状况等进行检查，及时发现和解决存在的问题。2.监督小组应不定期对软件采购项目进行抽查，重点检查采购程序的执行情况、合同履行情况、资金使用情况等，确保采购活动规范有序。七、责任追究(一)对采购部门的责任追究1.在软件采购过程中，如采购部门存在违反采购程序、擅自更改采购需求、与供应商串通等违规行为，导致采购结果无效或给本局造成损失的，将依法依规追究采购部门相关人员的责任。2.采购部门未按照合同约定及时组织验收或验收把关不严，导致不合格软件投入使用的，将对采购部门相关人员进行批评教育，并责令其采取措施整改；造成严重后果的，将追究相关人员的责任。(二)对使用部门的责任追究1.使用部门未按照规定提出采购需求或提供虚假需求信息，影响采购工作正常开展的，将对使用部门相关人员进行批评教育，并责令其改正。2.使用部门未按照要求使用采购软件，擅自更改软件配置或违规操作，导致软件损坏或数据丢失的，将对使用部门相关人员进行批评教育