局工会采购制度

PAGE局工会采购制度一、总则（一）目的为加强局工会采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则，为所有潜在供应商提供平等的机会，不偏袒任何一方，确保采购过程和结果的公正性和透明度。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受工会会员和相关部门的监督，确保采购活动在阳光下进行。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构局工会委员会是采购工作的决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等重要事项。（二）采购执行部门设立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购项目的实施。采购小组由工会相关工作人员和会员代表组成，成员应具备一定的采购知识和经验。采购小组职责如下：1.根据工会需求和预算，制定采购计划和采购方案。2.进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。4.对采购项目进行评估和验收，确保采购质量符合要求。5.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）监督部门局工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、采购资金使用合理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购小组应根据工会工作计划和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑工会经费状况和实际需求，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算编制完成后，应提交工会委员会审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准后的采购预算执行控制采购成本，杜绝超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的预算应报工会委员会备案。（三）预算监督经费审查委员会应定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对违反预算规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。四、采购流程（一）采购申请1.各部门或工会会员因工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交相关证明材料。2.采购申请应经部门负责人审核签字后，报采购小组。（二）采购审批1.采购小组收到采购申请后进行审核，根据采购预算和实际情况，确定采购方式和采购金额。2.对于金额较小的采购项目，由采购小组组长审批；对于金额较大或重大采购项目，应提交工会委员会审批。（三）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，主要包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商o2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以邀请若干家具备相应资质和能力的供应商进行投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，或招标后没有供应商投标或没有合格标的，或重新招标未能成立的，可以与不少于三家的供应商进行谈判确定成交供应商。4.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小，可以向多家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。5.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。（四）采购实施1.招标采购采购小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.其他采购方式邀请招标：参照招标采购程序，向邀请的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标和定标工作。竞争性谈判：与参与谈判的供应商进行谈判，在谈判过程中明确采购需求和价格等条款，确定成交供应商。询价：向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：与唯一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）合同签订1.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规规定签订，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应报工会委员会备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购小组应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购货物的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格的，验收人员应签署《采购验收单》；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货物，直至验收合格。（七）款项支付1.采购款项支付应按照采购合同约定执行。采购小组应根据验收情况和合同条款审核付款申请，报工会委员会审批。2.审批通过后，财务部门按照规定的程序办理付款手续。付款时应严格审核发票等凭证的真实性、合法性和完整性。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购小组应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行评估和筛选建立供应商库。2.评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对供应商的评估应定期进行，确保供应商库的质量。供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价。2.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并根据考核结果采取相应的奖惩措施。对于考核不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除，并停止与其合作。（三）供应商激励1.对于表现优秀的供应商，给予适当的激励措施，如优先合作、增加采购份额、给予一定奖励等。2.通过建立良好的合作关系，促进供应商不断提高自身素质和服务水平，为工会提供更优质的产品和服务。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料和记录，主要包括：1.采购申请表、采购预算审批文件、采购方式审批文件等。2.招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3.采购合同、采购验收单、付款凭证等。4.供应商信息资料、供应商评估考核记录等。（二）档案整理与保管1.采购小组应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照年度和项目进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，并妥善保管期限不少于[X]年。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购小组组长批准后，方可查阅。2.查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。查阅结束后，应及时归还档案。七、监督与检查（一）内部监督1.经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购质量的验收情况等。2.对监督检查中发现的问