小学自行采购询价制度

PAGE小学自行采购询价制度一、总则（一）目的为规范小学自行采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于我校范围内除按规定应进行集中采购、政府采购外的自行采购活动，包括教学设备、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应平等对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购程序和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受学校师生及社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立学校采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、纪检部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责对学校自行采购工作进行决策和指导，审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项。（二）采购执行部门根据采购项目的性质和特点，确定具体的采购执行部门。一般情况下，教学设备采购由教学部门负责，办公用品采购由后勤部门负责等。采购执行部门负责采购项目的具体实施，包括制定采购方案、发布询价信息、组织询价、签订合同等工作。（三）监督部门学校纪检部门为采购工作的监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程符合法律法规和学校制度要求，防止违规违纪行为的发生。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《小学自行采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请内容真实、合理、必要后，签字批准并报送采购执行部门。（二）采购预算编制采购执行部门根据采购申请，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确各项采购费用的明细，经财务部门审核后，报采购领导小组审批。（三）询价准备1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，制定询价方案。询价方案应包括询价方式、询价时间安排、询价文件编制等内容。2.采购执行部门编制询价文件，询价文件应包含采购项目的详细说明、技术规格要求、报价要求、售后服务要求等内容。询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。（四）供应商选择1.采购执行部门通过多种渠道发布询价信息，邀请符合条件的供应商参与询价。询价信息应明确采购项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等内容。2.供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。采购执行部门对供应商的报价文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入询价环节。3.采购执行部门组织询价会议，向入围供应商介绍采购项目的详细情况，并要求供应商进行现场报价和答疑。询价会议应做好记录，包括会议时间、地点、参会人员、供应商报价及答疑情况等。（五）评审与确定供应商1.采购执行部门组建询价评审小组，评审小组由采购执行部门代表、相关技术专家、财务人员等组成。评审小组负责对供应商的报价文件进行评审，综合考虑报价、技术方案、售后服务等因素，评选出中标供应商。2.评审小组根据评审标准对供应商进行打分，评审标准可包括价格因素、技术因素、售后服务因素等。价格因素应占一定比例，但不应作为唯一的评审标准，应充分考虑供应商的综合实力和服务质量。3.评审小组根据打分结果，确定中标供应商，并将评审结果报采购领导小组审批。（六）合同签订1.采购执行部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、纪检部门备案。（七）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和询价文件的要求，对采购项目的数量、规格、质量等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员填写《小学自行采购验收报告》，经采购执行部门负责人、使用部门负责人签字确认后，作为支付货款的依据。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，一般情况下，可采用银行转账、支票等方式支付货款。2.对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付货款，但应在每次付款前对采购项目的执行情况进行检查，确保供应商履行合同义务。四、询价文件编制要求（一）基本要求1.询价文件应具有明确的采购需求和技术规格要求，确保供应商能够准确理解采购项目的内容和要求。2.询价文件应包括报价要求，明确报价的范围、方式、有效期等内容，确保报价的规范性和可比性。3.询价文件应包含售后服务要求，明确供应商的售后服务承诺、响应时间、维修期限等内容，保障采购项目的正常使用。（二）内容构成1.采购项目概述：简要介绍采购项目的名称、背景、用途等基本情况。2.技术规格要求：详细描述采购项目的技术参数、性能指标、质量标准等要求。3.报价要求：明确报价的格式、内容、有效期等要求，以及报价的计算方法和包含的费用明细。4.售后服务要求：说明供应商应提供的售后服务内容，如维修、保养、培训等，以及售后服务的响应时间、维修期限等承诺。5.供应商资格要求：列出供应商应具备的资格条件，如营业执照经营范围、资质证书、业绩证明等。6.询价文件编制说明：对询价文件的编制依据、适用范围、解释权等进行说明。7.附件：如有需要，可以附上相关的技术图纸、样品图片、参考资料等附件，以便供应商更好地理解采购项目的要求。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门在发布询价信息前，应对供应商的资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证书，以及与采购项目相关的特定资质证书、业绩证明等。2.对于首次参与我校采购活动的供应商，应要求其提供详细的公司简介、联系方式、法定代表人身份证明等资料，以便建立供应商档案。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、用户反馈等。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励和优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰处理。3.采购执行部门应定期汇总供应商评价情况，形成供应商评价报告，报采购领导小组和相关部门参考。（三）供应商档案管理1.为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、报价记录、合同履行情况、评价结果等。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。采购执行部门应指定专人负责供应商档案的管理工作，严格保密供应商信息。六、监督与管理（一）内部监督1.学校纪检部门应加强对采购活动的全程监督，参与采购项目的重要环节，如询价会议、评审会议等，确保采购过程公正、透明。2.财务部门应加强对采购预算的审核和控制，监督采购资金的使用情况，确保资金使用合理、合规。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，规范采购流程，加强对采购人员的培训和管理，防止采购过程中出现违规违纪行为。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受学校师生及供应商的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、意见箱等方式。2.对于收到的投诉，学校应及时进行调查处理，并在规定时间内给予投诉人答复。如投诉属实，应依法依规追究相关人员的责任，并采取相应的整改措施。（三）信息公开1.采购执行部门应及时将采购项目的相关信息在学校内部网站或公告栏上公开，包