实验小学采购工作制度

PAGE实验小学采购工作制度一、总则（一）目的为了加强实验小学采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于实验小学各部门、各年级因教学、办公、后勤等需要进行的各类物资、服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受学校师生和社会的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和性价比高的产品或服务。4.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责负责审定采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策和指导。监督采购工作的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成人员：由后勤部门负责人、财务人员、相关专业教师等组成。2.职责负责制定采购计划和采购方案。组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。对采购项目进行验收和评估。负责采购文件的整理和归档。（三）各部门职责1.需求部门根据教学、办公、后勤等实际需要，提出采购申请。参与采购项目的技术要求制定和验收工作。2.后勤部门负责采购工作的具体组织和实施。建立供应商档案，管理采购合同。协调采购过程中的各项工作。3.财务部门负责审核采购预算和采购资金的安排。监督采购资金的使用情况。参与采购项目的验收和结算工作。三、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.将《采购申请表》提交至后勤部门。（二）采购审批1.后勤部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.审核通过后，将采购申请提交至采购领导小组审批。3.采购领导小组根据学校实际情况和采购政策，对采购申请进行审批。审批通过的，下达采购任务；审批不通过的，说明理由并退回采购申请。（三）采购实施1.制定采购方案：采购工作小组根据采购审批意见，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购程序等内容。2.市场调研：采购人员通过多种渠道，对市场上的供应商和产品进行调研，了解产品价格、质量、性能等情况，收集相关信息。3.供应商选择根据采购项目的要求和市场调研情况，从供应商库中选择合适的供应商，或通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。对供应商的资质、信誉、业绩等进行审查，确保供应商具备良好的商业信誉和供应能力。4.采购谈判：与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款达成一致意见，签订采购合同。5.合同签订：采购合同经学校法律顾问审核后，由学校法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖学校公章。合同签订后，及时将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门。（四）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购产品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格的，由验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购验收情况应及时反馈给采购工作小组和采购领导小组。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和采购验收单，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照学校财务管理制度和资金支付流程，办理采购付款手续。3.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：一次性采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序发布招标公告：在学校官网、政府采购网等指定媒体上发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间等信息。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，提供招标文件的答疑和澄清服务。开标、评标：组织开标会议，由投标人当众开标，宣布投标报价等内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。签订合同：公示无异议后，与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序发布邀请招标公告：向符合条件的供应商发出邀请招标公告，邀请其参加投标。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，提供招标文件的答疑和澄清服务。开标、评标：组织开标会议，由投标人当众开标，宣布投标报价等内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。签订合同：公示无异议后，与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由采购工作小组和相关专业人员组成谈判小组，负责谈判工作的组织和实施。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等。邀请供应商：从供应商库中或通过其他渠道邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并编写谈判报告。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：由采购工作小组和相关专业人员组成询价小组，负责询价工作的组织和实施。制定询价文件：询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，明确询价的内容、标准、要求等。邀请供应商：从供应商库中或通过其他渠道邀请符合条件的供应商参加询价。询价：询价小组向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定的时间内报价。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并编写询价报告。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、原因、拟采购的货物或服务的规格型号、数量、预算金额等内容，并提供相关证明材料。审核论证：采购工作小组对单一来源采购申请进行审核，并组织相关专家进行论证，出具论证意见。审批：采购领导小组根据审核论证意见，对单一来源采购申请进行审批。审批通过的，下达单一来源采购任务；审批不通过的，说明理由并退回采购申请。采购实施：与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作实际和发展规划，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照学校财务管理制度的要求，进行分类、汇总和审核，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行1.采购工作应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购项目调整等原因，需要调整采购预算的，需求部门应及时提出预算调整申请，并说明调整的原因、内容和金额等情况。2.采购工作小组对预算调整申请进行审核，提出审核意见。采购领导小组根据审核意见，对预算调整申请进行审批。审批通过的，下达预算调整通知；审批不通过的，说明理由并退回预算调整申请。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。2.供应商应向学校提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资料，经审核合格后，方可进入供应商库。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。2.评价方式包括实地考察、问卷调查、用户反馈等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价结果为优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评价结果为不合格的供应商，取消其合作资格。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，应及时淘汰：提供的产品质量不合格，经多次整改仍不符合要求的。交货期严重延误，影响学校正常工作的。售后服务不到位，用户投诉较多的。存在商业贿赂等违法违规行为的。2.淘汰供应商应按照规定的程序进行，包括通知供应商、说明淘汰原因、收回相关证件等。七、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购申请表、采购审批表、采购合同、采购验收单、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购申请及论证意见等。（二）文件编制采购文件应按照规范的格式和内容要求进行编制，确保文件的完整性、准确性和规范性。（三）文件归档采购工作完成后，采购人员应及时将采购文件整理归档，建立采购文件档案。采购文件档案应妥善保管，便于查询和使用。八、监督与检查（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，负责对采购工作进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、财务部门、审计部门等人员组成。2.采购监督小组应定期对采购工作进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受教育主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购工作的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，通过学校官网、公告栏等渠道，公开采购工作的相关信息，接受师生和社会的监督。九、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购过程中，如有违反本制度规定的行为，如滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等，将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.采购人员