局采购内部控制制度

PAGE局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强本局采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和资金使用效益，确保采购活动合法、合规、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照法定程序进行。2.合规性原则：采购活动应当遵守本局内部的各项规章制度，确保采购行为合规。3.公开透明原则：采购活动应当公开采购信息，接受社会监督，保证采购过程和结果的公开、公平、公正。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商提供货物、工程和服务，确保采购质量，降低采购成本。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现采购资金的效益最大化。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件起草、采购评审、合同签订等。负责供应商管理，建立供应商库，对供应商进行评价和考核，并根据考核结果进行调整。负责采购项目的验收工作，组织相关部门对采购项目进行验收，确保采购项目符合要求。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的起草和评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的使用和管理，对采购项目的质量和性能进行监督和评价。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，对采购合同中的付款条款进行把关。负责采购资金的支付和核算，对采购资金的使用情况进行监督和检查。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的要求。对采购项目的预算执行情况、采购成本、采购效益等进行审计评价，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应根据本局工作任务和业务发展规划，结合现有资产状况，定期对采购需求进行预测。2.采购需求预测应考虑市场变化、技术发展趋势等因素，确保采购需求的合理性和前瞻性。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据需求部门提出的采购需求预测，结合本局预算安排和采购资金情况，编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照采购项目的性质和金额进行分类管理。3.采购计划编制过程中，采购管理部门应与需求部门、财务部门等相关部门进行沟通协调，确保采购计划与本局工作实际需求和预算安排相匹配。（三）采购计划审批1.年度采购计划编制完成后，应提交本局领导审批。2.审批通过后的采购计划应严格执行，确需调整采购计划的，应按照规定的程序进行审批。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标>适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小,的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购管理部门发布招标公告，公告内容应包括采购项目基本情况、招标条件要求、投标人资格条件、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件，潜在投标人购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。开标，采购管理部门组织开标会议，投标人按照规定的时间和地点提交投标文件，开标会议当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格等主要内容。评标，采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。定标，本局根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同，中标人与本局按照中标通知书和招标文件的要求签订采购合同。2.邀请招标程序采购管理部门发布邀请招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。采购管理部门向被邀请的供应商发出招标文件，供应商按照招标文件要求编制投标文件。开标、评标、定标及签订合同程序与公开招标程序相同。3.竞争性谈判程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。采购管理部门向参加谈判的供应商发出谈判文件，供应商按照谈判文件要求编制响应文件。谈判，采购管理部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组根据谈判情况要求供应商进行报价和承诺，供应商进行二轮或多轮报价。确定成交供应商，谈判小组根据谈判结果，按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同，成交供应商与本局按照成交通知书和谈判文件的要求签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量需求、采购理由等内容，并提交相关证明材料。本局组织相关部门对单一来源采购申请进行审核，审核通过后报本局领导审批。采购管理部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等合同条款。签订合同，采购管理部门与单一来源供应商签订采购合同。5.询价程序采购管理部门向符合条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、报价要求等内容。供应商按照询价通知书要求进行报价，采购管理部门对供应商的报价进行比较和评价，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。签订合同>采购管理部门与成交供应商签订采购合同四．采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书>单一来源采购申请等>2.采购文件应明确采购项目的规格、数量、质量要求、技术标准、交货时间、验收标准、付款方式等内容，确保采购文件准确、完整、清晰。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.审核通过后的采购文件应加盖采购管理部门印章，并按照规定的程序进行发布或发放（三）采购文件保存1.采购管理部门应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类整理、编号归档，并妥善保存。2.采购文件的保存期限应符合国家法律法规和本局内部制度的要求，一般不少于[X]年。五、采购评审管理（一）评审组织1.采购管理部门应根据采购项目的特点和规模，组建评审委员会或评审小组。评审委员会或评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、技术专家等人员组成。2.评审委员会或评审小组的成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的相关情况，并遵守评审纪律和职业道德。（二）评审标准1.采购管理部门应根据采购项目的性质和要求，制定评审标准。评审标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的内容，并明确各项评审因素的权重和分值。2.评审标准应客观、公正、合理，能够准确反映采购项目的实际需求和要求。（三）评审程序1.采购管理部门组织评审委员会或评审小组召开评审会议，宣布评审纪律和评审程序。2.供应商或投标人按照规定的时间和方式提交评审文件，评审委员会或评审小组对评审文件进行评审。3.评审委员会或评审小组根据评审标准对供应商或投标人进行打分或评价，推荐中标候选人或成交供应商。4.采购管理部门根据评审委员会或评审小组的推荐意见，确定中标人或成交供应商，并向中标人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。（四）评审记录1.评审委员会或评审小组应做好评审记录，记录评审过程和评审结果。评审记录应包括评审文件、评审打分表、评审意见等内容。2.评审记录应妥善保存，作为采购项目档案的重要组成部分。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起[X]日内，与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件的要求和中标人或成交供应商的承诺签订，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应提交本局法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和合规性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商或承包商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并及时提交相关证明材料和文件。合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购管理部门应出具验收报告，并按照合同约定支付采购资金。（五）合同存档1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类整理、编号归档，并妥善保存。2.采购合同的保存期限应符合国家法律法规和本局内部制度的要求，一般不少于[X]年。七、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的要求。2.审计部门应重点关注采购项目的预算执行情况>采购成本>采购效益等方面的内容，并提出审计意见和建议。（二）外部监督1.本局采购活动应接受社会监督，采购管理部门应按