宝山区采购书架管理制度

PAGE宝山区采购书架管理制度一、总则（一）目的为加强宝山区书架采购管理工作，规范采购流程，确保所采购书架符合使用需求，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宝山区内所有涉及书架采购的项目，包括政府机关、企事业单位、学校、图书馆等各类组织。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：根据实际使用需求进行书架采购，避免盲目采购和资源浪费。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的竞争机会。4.效益原则：在保证书架质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.使用部门应定期对书架的使用情况进行评估，结合业务发展需求，提出书架采购需求。2.需求调研应涵盖书架的数量、规格、材质、功能要求等方面，并形成详细的需求调研报告。（二）采购预算编制1.根据需求调研报告，财务部门会同使用部门编制书架采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、单价、总价等内容，并报相关领导审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算和需求调研报告，制定书架采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、供应商选择标准等内容。三、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列条件之一的书架采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择的；法律法规规定应当采用公开招标方式的其他情形。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：通过指定媒体发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：向潜在供应商发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列条件之一的书架采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：发布邀请招标公告：向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出邀请招标公告。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.符合下列条件之一的书架采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术要求、商务要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的书架采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对拟采购项目进行论证，确定单一来源供应商，并形成论证报告。签订采购合同：采购人向单一来源供应商发出采购通知，与其签订采购合同。（五）询价1.采购的书架规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律法规规定的其他条件。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价与考核。2.评价与考核结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。（三）供应商淘汰1.对于评价与考核不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。2.建立供应商淘汰机制，确保供应商队伍的质量和稳定性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订书面合同。2.合同应明确采购项目的名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购部门应督促供应商按照合同约定履行义务，确保书架按时、按质、按量交付。2.供应商应严格按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务，并提供相关的售后服务。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规的规定和合同约定办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划和预算，并做好相关的善后工作。（四）合同验收1.书架到货后，采购部门应组织使用部门、质量检验部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格的，采购部门应出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。六、采购资金管理（一）资金预算管理1.采购资金预算应纳入单位年度预算管理，确保采购资金的合理安排。2.财务部门应严格按照预算控制采购资金的支出，不得超预算采购。（二）资金支付管理1.采购资金的支付应按照合同约定的付款方式进行，确保资金支付的准确性和及时性。2.财务部门应审核采购资金支付的相关凭证，确保支付手续齐全、合规。（三）资金核算与监督1.财务部门应做好采购资金的核算工作，确保采购资金的收支准确、清晰。2.审计部门应加强对采购资金的审计监督，确保采购资金的使用合法、合规、效益。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责收集采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理与归档1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集的档案资料进行整理、分类、编号、装订等工作。2.整理后的档案资料应及时归档，妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管与利用1.建立档案保管制度，明确档案保管的责任人和保管期限，确保档案资料的安全和完整。2.档案保管期限届满后，应按照档案管理的规定进行销毁或移交。3.单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应按照档案查阅制度办理相关手续；外部单位或个人因特殊原因需要查阅采购档案的，应经单位领导批准，并按照档案查阅制度办理相关手续。八、监督与检查（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.审计部门应定期对采购项目进