宝业集团采购管理制度

PAGE宝业集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范宝业集团采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障集团生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宝业集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，履行合同约定，维护集团的良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构宝业集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略和预算。2.审批采购合同的重大条款和变更。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购部，作为采购活动的执行部门，负责具体的采购工作。采购部的职责包括：1.制定采购计划和预算。2.组织供应商开发、选择和评估。3.执行采购谈判和合同签订。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案和采购信息系统。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款等财务相关工作。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购部负责人审核。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.组织对筛选后的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括企业基本情况、生产经营状况、质量管理体系、环保情况、财务状况等。4.根据供应商评估结果，建立供应商档案，将合格供应商纳入集团供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部根据采购需求和供应商情况，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购谈判应形成谈判记录，经双方代表签字确认。3.根据谈判结果，起草采购合同，合同内容应符合法律法规和集团要求，明确双方的权利和义务。4.采购合同经采购部负责人审核、集团法律顾问审查后，报集团领导审批。5.采购合同经审批通过后，由采购部与供应商签订合同。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期、交货地点等内容。2.采购订单经采购部负责人审核后，发送给供应商。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.采购物资到货时，质量部门按照合同要求和相关标准对物资进行检验，填写《物资验收报告》。3.需求部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确认是否符合采购申请要求。4.如采购物资验收合格，由需求部门和质量部门在《物资验收报告》上签字确认；如验收不合格，采购部应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，可根据合同约定追究供应商责任。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部应及时整理相关资料，提交给财务部门办理付款手续。2.财务部门根据采购合同和《物资验收报告》等资料，审核付款申请，按照集团财务管理制度办理付款。3.如采购合同约定有预付款、进度款等付款方式，采购部应按照合同要求及时申请付款，并跟踪付款执行情况。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家法律法规和集团相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标应组建评标委员会，评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，评标过程应遵循公平、公正、公开的原则。（二）竞争性谈判采购1.对于技术规格明确、市场竞争较为充分的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判，谈判过程应记录在案。3.根据谈判结果，选择最优供应商成交。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场价格比较透明的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。3.根据供应商报价情况，选择价格合理、信誉良好的供应商成交。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照集团相关规定，履行审批手续。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.建立采购风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商预警机制；对于质量风险，应加强质量检验和监督，严格执行验收标准；对于合同风险，应加强合同管理，规范合同签订和履行；对于付款风险，应加强财务审核和监控，确保资金安全。2.定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。六、采购监督与审计（一）内部监督1.集团内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.