学样采购书制度

PAGE学样采购书制度一、总则（一）目的为规范学校图书采购行为，确保采购图书的质量，满足学校教学、科研和师生阅读需求，提高图书资源的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学科专业在教学、科研、行政等工作中涉及的图书采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保图书采购活动合法合规。2.质量优先原则优先采购高质量、内容准确、编排合理、印刷精良的图书，以保证图书的学术价值和可读性。3.适用性原则根据学校的学科专业设置、教学科研计划以及师生阅读需求，采购适用的图书，提高图书资源与教学科研工作的匹配度。4.公开公正原则图书采购过程应公开透明，遵循公正、公平的原则，确保所有潜在供应商有平等的参与机会。5.效益原则在保证图书质量和适用性的前提下，合理控制采购成本，提高图书采购资金的使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.各学科专业应定期开展图书需求调研，了解师生对各类图书的需求情况，并结合学科发展趋势和教学科研任务，提出图书采购建议。2.图书馆应发挥专业优势，协助各学科专业进行需求调研，提供相关的参考数据和分析报告，为制定采购计划提供依据。（二）采购计划制定1.图书馆根据各学科专业的图书需求调研结果，结合学校图书资源现状和发展规划，制定年度图书采购计划草案。2.年度图书采购计划草案应明确采购图书的类别、数量、预算等内容，并提交学校图书采购管理工作领导小组审议。3.学校图书采购管理工作领导小组对年度图书采购计划草案进行审核，根据学校的实际情况和资金安排，对采购计划进行调整和完善，形成正式的年度图书采购计划。（三）采购计划执行与调整1.图书馆应严格按照年度图书采购计划组织实施图书采购工作，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应提前向学校图书采购管理工作领导小组提交书面申请，说明调整的原因、内容和预算变化情况，经批准后进行调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括具有合法的营业执照、良好的信誉、较强的图书供应能力和售后服务能力等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从符合资质要求的供应商中选择若干家作为学校图书采购的合作供应商。3.在选择供应商时，应充分考虑供应商的图书品种、价格、服务质量、配送能力等因素，进行综合评估，确保选择的供应商能够满足学校的图书采购需求。（二）供应商考核与评估1.建立供应商考核与评估机制，定期对供应商的图书供应质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行考核与评估。2.考核与评估的方式包括日常检查、定期评估、师生反馈等，考核结果应作为供应商续期合作、调整采购份额等的重要依据。3.对于考核评估不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应终止与其的合作关系。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作历史、考核评估结果等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保档案信息的准确性和完整性，为图书采购工作提供可靠的参考依据。四、采购流程管理（一）采购申请与审批1.各学科专业根据教学科研需要，填写图书采购申请表，详细说明所需图书的书名、作者、出版社、数量、预算等信息，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后提交图书馆。3.图书馆对采购申请进行汇总整理，根据年度图书采购计划和库存情况进行初审，初审通过后提交学校图书采购管理工作领导小组审批。4.学校图书采购管理工作领导小组对采购申请进行审批，批准后的采购申请作为图书采购的依据。（二）采购方式选择1.根据采购图书的性质、数量、预算等因素，选择合适的采购方式。对于批量较大、金额较高的图书采购项目，应采用公开招标或邀请招标的方式进行采购。对于采购数量较少、金额较小的图书采购项目，可采用竞争性谈判或单一来源采购的方式进行采购。2.无论采用何种采购方式，均应严格按照相关法律法规和学校规定的程序进行操作，确保采购过程的合法性和公正性。（三）采购合同签订1.确定中标供应商或成交供应商后，学校应与供应商签订图书采购合同。2.图书采购合同应明确图书的品种、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确无误。3.合同签订后，应及时将合同副本提交图书馆、财务部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况。（四）图书验收1.图书到货后，图书馆应组织相关人员按照合同要求和验收标准进行验收。2.验收内容包括图书的品种、数量、质量、版本等方面，确保所采购图书与合同约定一致。3.验收合格的图书应及时办理入库手续，并登记入账；验收不合格的图书，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（五）采购付款1.财务部门根据图书采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度的规定办理采购付款手续。2.付款前，应审核相关凭证的真实性、合法性和完整性，确保付款金额准确无误。3.对于采用预付款方式的采购项目，应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。五、图书资源管理（一）图书分类与编目1.图书馆应按照《中国图书馆分类法》等相关标准对采购的图书进行分类，并进行编目，建立图书数据库，以便于图书的检索和管理。2.编目信息应准确、完整，包括图书的书名、作者、出版社、出版日期、ISBN号、分类号、馆藏位置等内容。3.定期对图书数据库进行维护和更新，确保图书信息的准确性和时效性。（二）图书上架与流通1.将验收合格的图书按照分类号上架陈列，方便师生借阅。2.建立图书借阅制度，明确借阅期限、借阅数量、借阅范围等规定，规范师生的借阅行为。3.加强图书流通管理，及时办理图书的借阅、归还手续，定期对图书的流通情况进行统计分析，了解师生的阅读需求，为图书采购工作提供参考。（三）图书剔旧与报废1.定期对馆藏图书进行剔旧，剔除陈旧过时、破损严重、利用率低的图书。2.图书剔旧应遵循科学合理的原则，确保剔旧后的图书资源能够满足学校教学科研和师生阅读的需求。3.对于剔旧的图书，应按照学校资产管理规定进行报废处理，并做好相关记录。六、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对图书采购工作进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，确保图书采购工作合法合规、资金使用安全有效。2.学校纪检监察部门应加强对图书采购工作的纪律监督，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。（二）外部监督1.主动接受教育主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，及时汇报图书采购工作情况