学校零星采购制度

PAGE学校零星采购制度一、总则（一）目的为了规范学校零星采购行为，加强对零星采购活动的管理与监督，提高资金使用效益，保证采购质量，满足学校教学、科研、管理等各项工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在日常教学、科研、行政办公等活动中，单次采购金额在规定限额以下的零星采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.规范性原则：采购流程应规范、透明，确保采购过程公正、公平、公开。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购范围与限额标准（一）采购范围1.办公用品：如文具、纸张、办公设备耗材等。2.教学用品：包括实验器材、教材、教具等。3.小型维修材料及设备：如门窗维修材料、水电维修配件等。4.服务类：如印刷服务、搬运服务、保洁服务等。其他：学校日常工作中所需的其他零星物品或服务。（二）限额标准单次采购金额在[X]元以下的采购项目，适用本零星采购制度。超过限额标准的采购项目，应按照学校相关的集中采购或招标采购制度执行。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门填写采购申请表：详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额及用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.提交申请：将采购申请表提交至学校负责采购管理的部门（以下简称“采购部门”）。（二）采购审批1.采购部门审核：采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审批意见：根据审核结果，采购部门提出审批意见。对于符合要求的采购申请，批准进行采购；对于不符合要求的申请，退回并说明理由。（三）采购实施1.确定采购方式：根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，如询价采购、直接采购、竞争性谈判等。2.选择供应商：询价采购：采购部门向至少三家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。直接采购：对于符合学校规定的特定采购项目，可直接与选定供应商进行采购。选定供应商应具备良好的信誉和资质，且采购价格应合理。竞争性谈判：对于金额较大、技术复杂或有特殊要求的采购项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门邀请至少三家供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。3.签订采购合同：采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格（含单价和总价）、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）验收付款1.验收：采购项目到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应按照合同要求对采购物品的数量、规格型号、质量等进行检查验收，并填写验收报告。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的应及时与供应商联系，要求其更换或处理。2付款：采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款时应确保手续齐全、凭证真实有效，按照学校财务制度规定的程序进行支付。四、采购监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购项目进行自查，检查采购流程是否规范、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.审计部门审计：学校审计部门应定期对零星采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.监察部门监督：学校监察部门应对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，对违规违纪行为进行查处。（二）供应商管理1.建立供应商档案：采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、资质情况、合作历史、信誉评价等内容。2.供应商评价：采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商选择、合作及淘汰的重要依据。3.淘汰不合格供应商：对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其列入不合格供应商名单，并停止与其合作。五、采购人员职责（一）采购部门职责1.制定和完善采购制度负责制定和完善学校零星采购制度及相关流程，并组织实施。2.采购项目管理负责受理采购申请，审核采购项目，确定采购方式，组织采购活动，签订采购合同，协调采购过程中的相关事宜。3.供应商管理负责建立和管理供应商档案，组织供应商评价，选择合格供应商。4.采购信息管理负责收集、整理、分析采购信息，为学校采购决策提供参考依据。5.采购监督与协调负责对采购活动进行监督检查，协调解决采购过程中出现的问题，配合学校内部监督部门开展工作。（二）使用部门职责1.提出采购申请：根据实际工作需要，准确填写采购申请表，明确采购项目的详细要求和预算。2.参与采购过程：配合采购部门进行市场调研、供应商选择、合同签订等采购活动，提供必要的技术支持和信息。3.组织验收：负责采购项目到货后的验收工作，确保采购物品符合合同要求。4.反馈意见：及时向采购部门反馈采购项目在使用过程中出现的问题，协助采购部门处理供应商的售后服务事宜。（三）财务部门职责1.审核付款申请：负责审核采购项目的付款申请，确保付款手续齐全、凭证真实有效，按照学校财务制度规定的程序进行支付。2.资金管理：合理安排采购资金，确保采购项目资金的及时到位和安全使用。定期对采购资金的使用情况进行统计分析，为学校资金管理提供数据支持。3.财务监督：对采购活动的财务收支情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见