学校采购验收与支付制度

PAGE学校采购验收与支付制度一、总则（一）目的为规范学校采购验收与支付行为，加强学校财务管理，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购验收与支付活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.规范性原则：严格按照规定的程序和标准进行采购、验收与支付操作，确保各项工作规范有序。3.准确性原则：采购信息、验收结果及支付数据应准确无误，保证财务核算的真实性和完整性。4.效益性原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑成本效益，提高资金使用效率。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据教学、科研及日常工作需要，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量及预算等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报学校采购管理部门汇总平衡，纳入学校年度采购预算。（二）采购方式1.公开招标：达到规定金额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购，向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，学校采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等条款。3.采购合同签订后，应及时报学校财务部门备案。三、验收管理（一）验收准备1.采购管理部门在采购合同签订后，应及时通知相关部门和人员做好验收准备工作。2.验收人员应熟悉采购合同条款、技术规格和验收标准，掌握验收方法和流程。（二）验收组织1.一般采购项目由采购申请部门组织验收，采购管理部门、财务部门等相关人员参与。2.大型采购项目、贵重设备采购项目及涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应成立专门的验收小组进行验收，验收小组由采购申请部门、采购管理部门、财务部门、技术专家及使用部门代表组成。（三）验收内容1.货物验收：核对货物的名称、规格、型号、数量、质量等是否与采购合同一致。检查货物的外观、包装是否完好，有无破损变形等情况。对货物进行性能测试、功能验证，确保其符合规定的技术标准和使用要求。检查货物的随机资料，如产品说明书、合格证、质量检验报告等是否齐全。2.工程验收：审查工程竣工报告、工程决算等资料，核实工程建设内容是否与采购合同一致。检查工程质量是否符合设计要求和相关施工规范，有无质量缺陷和安全隐患。对工程的设备、材料进行查验，确保其质量合格。组织相关部门和人员对工程进行实地检查、测试，验收合格后出具工程验收报告。3.服务验收：检查服务提供方是否按照采购合同约定的服务内容、服务标准和服务期限提供服务，并达到预期效果。核实服务过程中产生的相关记录、报告等资料是否完整、真实。对服务质量进行评估，征求使用部门和人员的意见，验收合格后出具服务验收报告。（四）验收程序1.供应商交货或工程竣工、服务完成后，应及时通知学校进行验收。2.验收人员按照验收内容和标准进行验收，填写验收记录和验收报告。3.验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应明确指出不合格事项及整改要求，供应商应限期整改，整改完成后重新组织验收。四、支付管理（一）支付申请1.采购项目验收合格后，采购申请部门应根据采购合同约定，及时向财务部门提交支付申请。2.支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、支付金额、付款方式及付款理由等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。（二）支付审核1.财务部门收到支付申请后，应按照规定的程序进行审核。2.审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果的真实性、发票及其他证明材料的合规性、支付金额的准确性等。3.审核无误后，财务部门负责人在支付申请上签字审批。（三）支付方式1.银行转账：通过银行转账方式将款项支付给供应商，确保资金支付的安全、准确、及时。2.支票支付：对于符合支票支付条件的采购项目，可以开具支票支付款项，但应严格控制支票的领用、签发和使用。（四）支付时间1.财务部门应按照采购合同约定的付款时间及时支付款项，不得无故拖延。2.如因特殊原因需要延期支付的，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。五、监督检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购验收与支付制度的执行情况进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.财务部门应加强对采购支付业务的日常核算和监督，确保财务数据的真实准确。3.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行妥善保管，接受内部监督检查。（二）外部监督1.学校应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。2.对于外部监督检查提出的问题和建议，学校应认真整改落实，并及时反馈整改情况六、责任追究（一）对违反采购验收与支付制度行为的，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。（二）对因违