学校采购组织形式制度

PAGE学校采购组织形式制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动，但法律法规另有规定的除外；涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况的采购，按照国家有关规定执行。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，合理确定采购方式和采购价格。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护学校利益和市场秩序。二、采购组织形式（一）集中采购1.定义集中采购是指学校对纳入集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，由学校统一组织实施的采购活动。2.适用范围（1）纳入政府采购集中采购目录的项目，如通用办公设备、家具、教材等。（2）学校根据实际情况确定的其他适合集中采购的项目，采购金额达到学校规定的采购限额标准以上。3.组织实施（1）成立集中采购工作小组，成员包括学校采购管理部门、财务部门、使用部门等相关人员。采购管理部门负责集中采购的组织协调工作；财务部门负责资金审核与支付管理；使用部门负责提出采购需求和参与采购评审等工作。（2）集中采购工作小组根据采购项目特点和需求，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、采购时间安排等内容。（3）按照确定后的采购方案，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等法定采购方式组织实施采购活动。（4）采购评审环节，由集中采购工作小组按照相关评审标准和程序，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。（5）采购合同签订后，采购管理部门负责跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；财务部门按照合同约定及时支付采购资金；使用部门负责验收采购货物或服务，并反馈使用情况。（二）分散采购1.定义分散采购是指学校各部门对采购限额标准以下的货物、工程和服务，自行组织实施的采购活动。2.适用范围采购限额标准以下且未纳入集中采购目录的项目。具体采购限额标准由学校根据实际情况确定，并报上级主管部门备案。3.组织实施（1）各部门成立分散采购工作小组，成员应包括本部门相关人员，负责本部门采购项目的组织实施。（2）采购需求部门根据工作需要提出采购申请，并填写采购申请表详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容。采购申请表经本部门负责人审核签字后，报学校采购管理部门备案。（3）采购申请备案后，采购需求部门按照学校规定的采购方式组织采购活动。采购方式包括自行采购、询价采购、竞争性谈判采购等，但不得违反法律法规和学校相关规定。（4）采购过程中，采购需求部门应按照公平、公正、公开的原则选择供应商，并对采购过程进行记录，保存相关采购文件，如采购申请、采购合同、供应商报价单、验收报告等。（5）采购完成后，采购需求部门负责组织验收工作。验收合格后，填写验收报告，并将采购相关资料整理归档。同时，按照合同约定办理资金支付手续。（三）紧急采购1.定义紧急采购是指因不可抗力或其他特殊紧急情况，无法按照正常采购程序进行采购，需要立即采购货物、工程或服务以满足学校教学、科研、管理等工作紧急需求的采购活动。2.适用条件（1）因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等不可抗力因素导致学校急需采购相关物资或服务，以保障师生生命财产安全和学校正常运转。（2）因教学科研任务紧急、突发公共事件应急处置等特殊情况，需要立即采购货物、工程或服务，且延误采购将对学校工作造成严重影响。3.组织实施（1）由需求部门提出紧急采购申请，详细说明紧急采购的原因、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附相关证明材料。紧急采购申请经本部门负责人审核签字后，报学校采购管理部门审批。（2）采购管理部门接到紧急采购申请后，应在规定时间内进行审核。对于符合紧急采购条件的申请，批准采购申请，并明确采购方式和采购要求。（3）紧急采购一般采用单一来源采购或询价采购等方式进行。在确保采购质量和满足紧急需求的前提下，尽量选择与学校有良好合作关系、信誉度高的供应商进行采购。（4）采购过程中，采购人员应做好采购记录，保存相关采购文件，如紧急采购申请、采购合同、供应商报价单等。（5）紧急采购完成后，需求部门应及时组织验收工作。验收合格后，按照学校财务制度办理资金支付手续。同时，采购管理部门应对紧急采购项目进行事后评估，总结经验教训，完善紧急采购管理机制。三、采购流程（一）采购需求申报1.使用部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求详细填写采购申请表，注明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容，并对采购项目进行必要性和可行性分析。2.采购申请表经使用部门负责人审核签字后，提交学校采购管理部门采购管理部门对采购申请表进行形式审查，检查申请内容是否完整、准确，手续是否齐全。对于不符合要求的采购申请，退回使用部门补充完善。（二）采购预算编制与审核1.采购管理部门会同财务部门根据采购需求申报情况，编制采购预算采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额，并按照学校财务预算管理规定进行编制和审核。2.采购预算经学校主管领导审批后，作为采购活动的资金控制依据在采购过程中，严格控制采购支出，不得突破采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理相关手续。（三）采购方式确定1.采购管理部门根据采购项目的性质、金额大小、市场供应情况等因素按照国家法律法规和学校相关规定，会同使用部门、财务部门等共同研究确定采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目应当采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式采购的，应当在采购活动开始前获得学校主管领导批准，并按照规定向财政部门或相关监管部门备案。四、采购文件编制与发布1.根据确定的采购方式，编制相应的采购文件采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判公告、询价公告等）、采购需求文件（采购清单、技术规格、服务要求等）、投标文件或响应文件格式、评审标准、合同文本等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和采购程序。2.采购文件经采购管理部门审核后按照规定的方式发布采购信息。公开招标项目应在中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应在学校官网或其他指定媒体上发布采购公告，邀请符合条件的供应商参与采购活动。同时，采购文件也应向参与采购活动的供应商提供。（五）供应商选择与采购评审1.供应商报名符合采购公告要求的供应商，按照规定时间和方式报名参加采购活动。报名时应提交相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明等，以证明其具备参与采购项目的资格和能力。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于资格审查合格的供应商，允许其参与采购评审环节；对于资格审查不合格的供应商，取消其参与资格。3.按照采购文件规定的评审标准和程序组织采购评审活动。评审专家应从学校建立的评审专家库中随机抽取，或根据项目需要邀请校外专家组成评审委员会。评审委员会对供应商的投标文件或响应文件进行评审，按照评审得分高低或综合评审情况确定中标供应商或成交供应商。评审过程应严格保密，评审结果应及时向所有参与采购活动的供应商公布。（六）采购合同签订1.采购管理部门组织中标供应商或成交供应商与学校使用部门签订采购合同合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号及数量、价格、交货时间和地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规和采购文件要求，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订后采购管理部门应将合同副本送财务部门备案，作为财务支付和合同执行监督的依据。同时，采购管理部门和使用部门应按照合同约定，分别履行各自的职责，跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。（七）采购验收1.采购项目完成后，使用部门负责组织验收工作验收人员应根据采购合同和采购文件要求对采购货物的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对，对采购工程的质量、进度、造价等进行检查，对采购服务的内容、标准、效果等进行评估验收。验收过程应形成验收报告，验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收时间、验收人员、验收结论及意见等内容。2.验收合格的采购项目由验收人员在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，使用部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取其他补救措施。如供应商拒绝履行合同义务，学校应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的法律措施维护学校合法权益。（八）采购资金支付1.采购项目验收合格后使用部门凭采购合同及验收报告等相关资料，填写资金支付申请表，经本部门负责人审核签字后，提交学校财务部门。2.财务部门对资金支付申请表及相关资料进行审核审核内容包括采购项目是否符合预算安排、合同约定是否履行、验收手续是否齐全等。审核无误后，按照学校财务管理制度和合同约定办理资金支付手续，将采购资金支付给供应商。五、采购监督与管理（一）内部监督1.学校成立采购监督小组成员包括学校纪检监察部门、审计部门、采购管理部门等相关人员。采购监督小组负责对学校采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。2.采购监督小组对采购项目的采购需求申报、采购预算编制采购方式确定、采购文件编制与发布、供应商选择与采购评审、采购合同签订、采购验收、采购资金支付等环节进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对采购人员的管理和监督采购人员应严格遵守法律法规和学校采购制度，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。对违反规定的采购人员，视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）外部监督合作1.积极配合财政部门、审计部门等政府监管部门的监督检查工作及时提供采购项目相关资料，如实反映采购活动情况。对于政府监管部门提出的意见和建议，认真整改落实，并将整改情况及时反馈上报。2.接受社会监督学校采购信息应在规定媒体上公开，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，学校应认真调查处理，并及时公布处理结果。六、采购档案管理1.学校采购管理部门负责建立健全采购档案管理制度明确采购档案的收集、整理、归档、保管、查阅等要求，确保采购档案资料的完整性、准确性和规范性。2.采购档案应包括采购项目从需求申报到采购完成全过程的相关文件资料如采购申请表、采购预算文件、采购方式审批文件、采购文件（采购公告