学校采购询价工作制度

PAGE学校采购询价工作制度一、总则（一）目的为规范学校采购询价工作流程，确保采购活动公开、公平、公正、透明，提高采购资金使用效益，保证所采购物资和服务符合学校教学、科研及管理工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购询价过程应公平对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开性原则：采购询价信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受各方监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。二、采购询价工作组织与职责（一）采购询价工作领导小组1.组成：由学校分管领导担任组长，财务部门、审计部门、纪检监察部门负责人及相关职能部门负责人为成员。2.职责审议学校采购询价工作的重大事项，制定采购询价工作的政策和原则。监督采购询价工作的全过程，确保采购活动符合法律法规和学校规定。协调解决采购询价工作中出现的争议和问题。（二）采购询价工作执行机构1.组成：学校设立专门的采购管理部门，配备专业的采购人员负责具体采购询价工作的组织实施。2.职责贯彻执行国家有关采购询价的法律法规和学校制定的采购政策、制度。制定采购询价工作流程和操作规范，组织开展采购询价活动。负责供应商的资格审查、询价文件编制、询价评审等工作。建立和管理采购询价档案，记录采购活动全过程。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）相关部门职责1.需求部门根据教学、科研及管理工作需要提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。协助采购管理部门编制询价文件，参与询价评审工作，提供技术支持和商务建议。在采购合同签订后，负责组织验收工作，确保所采购物资或服务符合需求。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购询价工作，对采购资金的支付方式、支付时间等提出意见。对采购项目进行财务核算和监督，确保资金使用合规。3.审计部门对采购询价工作进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和学校规定。参与重大采购项目的询价评审过程，对采购程序的合规性、公正性进行监督。根据审计结果提出审计意见和建议，督促整改采购过程中存在的问题。4.纪检监察部门对采购询价工作进行纪律监督，查处采购活动中的违规违纪行为。受理有关采购询价工作的投诉举报，对违规违纪问题进行调查处理。三、采购询价工作流程（一）采购申请与审批1.采购申请：需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途及技术要求等内容，并提交至采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行初审，审核申请内容是否完整、合规，预算是否合理。初审通过后，提交采购询价工作领导小组审批。领导小组根据学校采购政策和实际情况进行审批，批准后方可开展采购询价工作。（二）询价文件编制1.组建询价小组：采购管理部门根据采购项目特点和需求，从学校内部相关专业人员、外部专家库中抽取或邀请具有相关专业知识和经验的人员组成询价小组。询价小组人数一般为三人以上单数，其中采购人代表不得超过三分之一。2.编制询价文件：询价小组根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括采购项目基本情况、采购需求、供应商资格条件、报价要求、评审标准、合同主要条款等内容。询价文件应明确、具体、准确，确保供应商能够清楚了解采购要求。（三）供应商资格审查1.发布询价公告：采购管理部门通过学校官网、政府采购平台等渠道发布询价公告，公开采购项目信息，邀请潜在供应商参与询价。询价公告应包括采购项目名称、编号、采购内容、供应商资格条件、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间及地点等内容。2.供应商报名：潜在供应商在规定时间内按照询价公告要求报名，提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或三证合一营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料。3.资格审查：采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。资格审查合格的供应商方可参与询价报价。（四）询价报价1.发放询价文件：采购管理部门向资格审查合格的供应商发放询价文件，供应商应在规定时间内按照询价文件要求编制报价文件，并密封提交至采购管理部门。2.报价文件要求：报价文件应包括报价函、报价明细清单、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。报价文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或其授权代表签字。3.报价截止时间：供应商应在询价文件规定的报价截止时间前提交报价文件，逾期提交的报价文件将不予接受。（五）询价评审1.组建评审小组：采购管理部门组织询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审小组应按照询价文件规定的评审标准进行评审，评审过程应客观、公正、公平。2.评审标准：评审标准一般包括价格、技术、商务、售后服务等方面。价格评审应采用低价优先法，即在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为成交候选供应商。技术评审主要对供应商提供的产品或服务的技术规格、性能指标、质量保证等方面进行评价。商务评审主要对供应商的资质、业绩、信誉、售后服务承诺等方面进行评价。售后服务评审主要对供应商提供的售后服务内容、响应时间、维修期限等方面进行评价。3.评审过程：评审小组对供应商的报价文件进行逐一评审，记录评审情况，并填写评审意见。评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件中的有关内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.推荐成交候选供应商：评审小组根据评审结果，按照评审标准推荐成交候选供应商。成交候选供应商一般为报价最低且符合询价文件实质性要求的供应商。如果出现两个以上报价相同且均符合询价文件实质性要求的情况，评审小组可以按照技术、商务、售后服务等方面的综合情况进行排序，推荐成交候选供应商，并将排序情况告知采购人。（六）确定成交供应商1.采购人确认：采购管理部门将评审小组推荐的成交候选供应商名单提交给采购人，采购人根据评审结果确定成交供应商。采购人应在规定时间内以书面形式通知采购管理部门成交供应商名单。2.成交公告：采购管理部门在学校官网、政府采购平台等渠道发布成交公告，公告内容包括采购项目名称、编号、成交供应商名称、成交金额、主要成交标的规格型号、数量、服务要求等内容。成交公告期限一般为一个工作日。3.签订采购合同：采购管理部门组织成交供应商与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后双方应严格履行合同约定。（七）采购验收1.验收准备：需求部门在采购合同签订后，应组织成立验收小组，明确验收人员职责，制定验收方案，准备验收所需的文件资料和工具设备等。2.验收实施：验收小组按照验收方案对采购物资或服务进行验收，验收内容包括数量、规格型号、质量标准、技术性能、外观包装等方面。验收过程中，验收小组可以邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收工作。3.验收报告：验收结束后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、编号、供应商名称、采购合同编号、验收时间、验收人员、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖需求部门公章。4.验收结果处理：如果验收合格，需求部门应在验收报告上签字确认，并将验收报告提交给采购管理部门存档；如果验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。同时，采购管理部门应根据合同约定追究供应商的违约责任。四、采购询价工作监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门内部监督：采购管理部门应建立健全内部监督机制，对采购询价工作的各个环节进行监督检查，确保采购活动规范有序进行。2.学校内部审计监督：审计部门应定期对采购询价工作进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和学校规定，采购程序是否合规，采购资金使用是否合理等。3.纪检监察部门纪律监督：纪检监察部门应加强对采购询价工作的纪律监督，查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购工作的公正性和严肃性。（二）外部监督1.政府采购监管部门监督：学校采购询价工作应接受政府采购监管部门的监督管理，按照政府采购相关法律法规和政策规定开展采购活动，及时向政府采购监管部门报送采购项目信息和采购结果等资料。2.社会公众监督：学校应通过学校官网、公告栏等渠道公开采购询价工作信息，接受社会公众的监督。社会公众对采购询价工作中的违规违纪行为可以向学校纪检监察部门或政府采购监管部门进行投诉举报。（三）采购档案管理1.档案内容：采购询价工作档案应包括采购申请文件、采购审批文件、询价文件、供应商报名及资格审查文件、报价文件、评审文件、成交公告文件、采购合同、验收报告等与采购活动相关的所有文件资料。2.档案保管期限：采购询价工作档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为十五年。档案保管期满后，应按照档案管理规定进行销毁处理。3.档案查阅与借阅：学校内部人员因工作需要查阅或借阅采购询价工作档案的，应填写档案查阅或借阅申请表，经采购管理部门负责人批准后按照规定程序进行查阅或借阅。查阅或借阅档案时应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复制、转借档案资料。五、违规处理（一）供应商违规处理1.提供虚假材料：供应商在参与采购询价活动过程中提供虚假材料谋取成交的，采购人应取消其成交资格，没收其保证金，并将其列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止其参加学校采购活动。情节严重的，按照法律法规追究其法律责任。2.恶意串通：供应商之间恶意串通报价、排挤其他供应商公平竞争的，采购人应取消其成交资格，没收其保证金，并将其列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止其参加学校采购活动。情节严重的，按照法律法规追究其法律责任。3.其他违规行为：供应商有其他违反法律法规和学校采购规定行为的，采购人应按照合同约定追究其违约责任，并视情节轻重给予相应的处罚，直至禁止其参加学校采购活动。（二）学校工作人员违规处理1.违反采购程序：学校工作人员在采购询价工作中违反采购程序，擅自简化或省略采购环节，影响采购活动公正性的，学校应责令其改正，并给予警告处分；情节严重的，给予记过、记大过