学校采购管理制度汇编

PAGE学校采购管理制度汇编一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目、采购预算等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行部门学校指定专门的采购部门（如后勤管理部门等）作为采购执行机构，并明确其职责如下：1.负责制定采购计划，根据学校需求和预算安排，确定采购项目、采购时间、采购方式等。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。3.协调采购过程中的各方关系，处理采购过程中的问题和纠纷。4.建立和管理采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行归档保存。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。配合采购执行部门做好采购相关工作，参与供应商考察、验收等环节。（四）监督部门学校设立监督部门（如审计部门等），对采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求等，对违规行为进行查处。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应会同需求部门，根据学校事业发展规划、教学科研任务、年度工作计划等，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照学校预算管理要求进行细化和分类。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排和有效使用。（二）预算审批采购预算编制完成后，经采购执行部门负责人审核、学校财务部门复核，报采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为年度采购执行的依据。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，由采购执行部门提出申请，说明调整原因、调整金额等，经需求部门确认、财务部门审核，报采购领导小组审批后进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购执行部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求标准、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。发售招标文件，对潜在投标人进行资格预审（如需）。组织开标、评标，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标**1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购执行部门从符合相应资格条件供应商名单中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标程序执行，但在发售招标文件、资格预审等环节可根据实际情况简化。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判供应商名单，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行部门组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门与供应商就采购项目价格、技术、服务等进行协商，形成协商纪要。公示单一来源采购信息，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定询价文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组对供应商报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五**、采购流程**（一）采购申请需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购执行部门。**（二）采购审批****采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，报采购领导小组审批。对于重大采购项目或预算金额较大的采购项目，需经学校领导班子集体研究决定。（三）采购实施**1.确定采购方式：根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式，确定具体的采购方式。2.编制采购文件：采购执行部门根据采购方式和采购项目要求，编制相应的采购文件。公开招标采购项目应编制招标文件，邀请招标采购项目应编制投标邀请书和招标文件，竞争性谈判采购项目应编制谈判文件，单一来源采购项目应编制协商纪要，询价采购项目应编制询价通知书。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。4.供应商选择与采购谈判：采购执行部门按照采购文件要求，对供应商进行资格审查（如需），选择符合条件的供应商参与采购活动。对于需要进行采购谈判的项目，采购执行部门组织谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致意见。5.确定成交供应商：根据采购文件规定的评标标准或谈判结果，确定成交供应商。采购执行部门向成交供应商发出成交通知书，并将结果通知所有参与采购活动的供应商。6.签订采购合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（四**）采购验收**1.验收准备：采购项目到货前，采购执行部门应通知需求部门做好验收准备工作，需求部门应安排专业人员组成验收小组，并明确验收标准和验收方法。2.到货验收：采购项目到货后，验收小组按照合同要求和验收标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等，以及服务的内容、质量、效果等。验收过程中，应做好验收记录，填写验收报告。3.验收结果处理：验收合格的，验收小组出具验收合格报告，采购执行部门按照合同约定办理付款手续。验收不合格的，验收小组应出具验收不合格报告，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货物等。如供应商拒绝处理或处理后仍不符合要求的，采购执行部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.付款申请：采购项目验收合格后，采购执行部门根据合同约定，填写付款申请表，附上验收合格报告、发票等相关凭证，经部门负责人签字确认后提交给财务部门。2.付款审批：财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等。审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据审批权限进行审批。3.付款执行：财务部门根据审批结果，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于预付款项，应严格按照合同约定的条件支付。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的合格发票及验收合格报告后及时付款。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和本制度的要求，包括但不限于采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等条款。采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款合法有效。（二）合同履行采购执行部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供采购物资或服务。在合同履行过程中，如需变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同验收采购项目完成后，按照本制度规定的采购验收程序进行验收。验收合格的，采购执行部门应确认合同履行完毕。验收不合格的，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并要求供应商采取整改措施或退换货物等。（四）合同归档采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保存。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、发票等。合同档案应按照学校档案管理要求进行分类、编号、装订，妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。（二）风险评估对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.供应商管理风险应对：建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行考核评价，选择信誉良好、实力较强的供应商。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。加强对供应商的监督管理，及时发现和解决供应商出现的问题。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理。要求供应商提供质量保证文件，必要时可进行质量抽检。对于质量不合格的采购物资或服务，按照合同约定追究供应商的违约责任。3.价格风险应对：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态。在采购谈判中争取有利的价格条款，合理确定采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规的要求，确保采购程序合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问进行法律审查，防范法律风险。**八、监督与考核**（一）监督检查监督部门定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等。对发现的问题及时提出整改意见，要求采购执行部门进行整改。（二）内部审计审计部门定期对采购项目进行内