学校采购制度规定流程

PAGE学校采购制度规定流程一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度规定流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开，采购过程透明，接受师生和社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则公正对待所有供应商，诚实守信履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、政策和规划。2.根据学校发展需要，审定年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、采购结果等进行审批。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.贯彻执行国家采购法律法规和学校采购制度。2.编制采购预算和采购计划，报采购工作领导小组审定。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商邀请、开标评标、合同签订等。4.建立供应商库，对供应商进行管理和评价。5.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行监督。6.整理、归档采购文件和资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。其职责包括：1.根据学校教学、科研、管理等工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量等要求，并提供详细的技术资料和服务要求。2.参与采购文件的编制和审核，对采购文件提出意见和建议。3.协助采购部门组织开标评标活动，提供必要的技术支持和解释。4.负责采购项目的安装、调试、使用和维护等工作，及时反馈采购项目的质量和性能问题。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动廉洁、公正。其职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和学校规定。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。3.对采购工作领导小组和采购执行机构的工作进行监督，提出改进意见和建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制原则1.以学校事业发展规划和年度工作计划为依据，结合实际需求，科学合理编制采购预算。2.遵循勤俭节约原则，严格控制采购成本，提高资金使用效益。3.充分考虑资金来源和支付方式，确保采购预算的可行性和可操作性。（二）采购预算编制方法1.采购需求部门根据本部门工作需要，提出采购项目的初步预算，包括货物的规格型号、数量、价格，工程的工程量、造价，服务的内容、期限、费用等。2.采购部门对采购需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合市场价格行情和学校实际情况，提出调整意见，形成学校年度采购预算草案。3.采购预算草案报采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度预算，报上级主管部门和财政部门审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据学校年度采购预算和实际工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。2.采购计划经采购工作领导小组审定后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请，报采购工作领导小组批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上或者建筑面积在1000平方米以上或者建筑高度在24米以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标采购程序：采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，公告期限不得少于5个工作日。供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购程序：采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件，从供应商库中随机抽取或通过其他合法途径邀请3家以上符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。采购部门编制招标文件，向被邀请供应商发售。被邀请供应商按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的2/3。采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并附相关证明材料。采购申请表报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组批准后，采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的2/3，并明确询价小组的职责和工作纪律。采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商按照询价通知书要求编制报价文件，在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容要求采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准、采购合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，能够满足采购项目的需求。（二）采购文件编制流程1.采购部门根据采购需求部门提供的技术资料和服务要求，结合采购方式和评标标准，编制采购文件初稿。2.采购部门组织采购需求部门和相关专家对采购文件初稿进行审核，提出修改意见。3.采购部门根据审核意见对采购文件进行修改完善，形成采购文件征求意见稿。4.采购部门将采购文件征求意见稿发送给潜在供应商和相关部门征求意见，根据反馈意见对采购文件进行进一步修改完善，形成正式采购文件。（三）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购部门应提交采购工作领导小组进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性、公正性等。2.采购工作领导小组对采购文件提出审核意见，采购部门根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合要求。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商库，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、技术能力、售后服务等方面。2.供应商申请加入供应商库时应提交相关证明材料，采购部门对申请供应商进行资格审查，符合准入条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，评价结果作为供应商续库、淘汰、奖励等的依据。评价方式包括：1.定期问卷调查：采购部门定期向使用部门和相关人员发放供应商评价问卷，了解供应商的表现情况。2.实地考察：采购部门对重要供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况。3.数据分析：采购部门分析供应商的交货记录、质量检验报告、售后服务记录等数据，对供应商进行评价。（三）供应商淘汰与奖励1.对于评价结果不合格的供应商，采购部门将其从供应商库中淘汰，并停止与其合作。2.对于表现优秀的供应商，采购部门给予表彰和奖励，如优先采购、增加合作机会等。七、采购实施（一）采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应在指定媒体上发布招标公告或投标邀请书。招标公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、采购方式及供应商资格要求等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应在学校内部网站或其他适当渠道发布采购信息，邀请符合资格条件的供应商参加采购活动。（二）开标评标1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，采购部门应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标时，谈判小组、询价小组或评标委员会按照采购文件规定的评标标准进行评标，对投标文件进行评审和比较，提出评标意见，确定中标候选人或成交供应商。3.采购部门应做好开标评标记录，记录内容包括开标评标时间、地点、参与人员名单、投标文件主要内容、评标过程及结果等。（三）中标成交公示1.采购项目确定中标候选人或成交供应商后，采购部门应在学校内部网站或其他适当渠道进行中标成交公示，公示期限不得少于3个工作日。2.中标成交公示内容应包括采购项目名称、中标成交供应商名称及中标成交金额等。（四）合同签订1.采购部门在中标成交公示无异议后，应及时与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。八、采购验收（一）验收组织1.采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组由采购需求部门、采购部门、使用部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收小组应明确分工，制定验收方案，确保验收工作顺利进行。（二）验收内容1.验收小组应按照采购合同要求，对采购项目的数量、规格型号、质量、性能等进行验收。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，验收小组可委托专业技术机构进行检测、测试，并出具检测报告或测试报告。（三）验收程序1.供应商完成采购项目交付后，应向采购需求部门提交验收申请，并提供相关证明材料。2.采购需求部门收到验收申请后，应及时通知验收小组进行验收。验收小组应在规定时间内对采购项目进行验收，并填写验收报告。3.验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收小组全体成员应在验收报告上签字确认。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格证明，采购部门按照采购合同约定支付货款。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商整改或退换货后，验收小组应重新进行验收，直至验收合格。如供应商拒绝整改或退换货，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理与归档1