学校采购制度

PAGE学校采购制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、基建维修、后勤服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，保障所有潜在供应商平等参与采购活动的权利，杜绝不正当竞争行为。3.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，接受学校师生及社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式的确定等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应具备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规，负责采购项目的组织实施，包括采购需求的收集与整理、采购文件的编制、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等工作。（三）需求部门学校各部门作为采购需求的提出者，应根据本部门的工作需要，准确、详细地提出采购需求，包括采购物品或服务的规格、数量、质量要求、技术参数、交货时间等，并对采购需求的合理性和必要性负责。同时，需求部门应配合采购执行部门做好采购项目的验收工作。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门有权对采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并依法依规追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作计划和实际需求，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。2.采购执行部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校整体发展规划和资金状况，对采购预算进行综合平衡，形成学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校实际情况和发展需求，对年度采购预算草案进行审议通过后，报学校财务部门纳入学校年度预算管理。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购执行部门应定期对采购预算的执行情况进行跟踪检查，及时掌握采购项目的进展情况和资金使用情况，确保采购预算的严格执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足采购需求的；因学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整，原采购预算已无法涵盖的；其他经学校认定需要调整采购预算的情况。2.预算调整申请应由采购执行部门提出，详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附上相关证明材料。经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门进行预算调整。四、采购流程（一）采购需求申报1.各部门根据本部门工作需要，填写《采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、交货时间、用途等信息，并签字盖章后提交给采购执行部门。2.采购执行部门对各部门提交的《采购需求申报表》进行初步审核后，组织相关人员对采购需求进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素综合考虑，确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得采购领导小组批准，并按照相关法律法规规定的程序办理审批手续。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和学校要求。审核通过后的采购文件报采购领导小组备案。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门根据采购文件的要求，通过发布采购公告（招标邀请书）、供应商库筛选、市场调研等方式，邀请符合条件的供应商参与采购活动。2.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质、信誉和能力。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书以及相关产品的生产许可证、质量认证等证明文件。3.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。对评价不合格的供应商，应及时终止合作关系，并在学校供应商库中予以剔除。（五）采购合同签订1.根据评标结果或谈判结果，确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、监督部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后交付使用前，采购执行部门应组织需求部门、使用部门等相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收人员应认真履行职责，并在验收报告上签字确认。2.验收内容包括采购物品的数量、规格、质量、性能、技术参数等是否符合合同要求，以及供应商提供的售后服务是否到位等。验收合格的采购项目，方可办理资产入账和付款手续；验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同的约定及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，经采购执行部门负责人审核、财务部门审核、学校领导审批后，按照学校财务管理制度支付采购款项。2.严格控制采购预付款，确需支付预付款的，应在采购合同中明确预付款的比例和支付条件，并按照学校财务管理制度进行审批。在支付预付款后，应加强对采购项目的跟踪监督，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。五、采购信息管理(一)采购信息公开1.采购执行部门应通过学校官网、校内公告栏等渠道，及时公开采购项目的相关信息，包括采购需求、采购方式、采购文件、中标成交结果、采购合同等，确保采购信息公开透明接受师生及社会监督。2.对于公开招标的采购项目，应按照规定在指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容及数量、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等信息。(二)采购档案管理1.采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购需求申报文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告及付款凭证等。2.采购档案的保存期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。采购档案应妥善保管，便于查阅和审计。六、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的合法性以及采购过程的公正性等。监督检查可采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式进行。2.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求采购执行部门限期整改。采购执行部门应认真落实整改要求，并将整改情况及时反馈给监督部门。（二）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和学校采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。责任追究方式包括责令改正、通报批评、诫勉谈话、党纪政纪处分等；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.建立采购活动不良记录制度，对存在严重违规行为的供应商和采购代理机构，将其列入不良记录名单，并在一定期限内禁止其参与学校采购活动。（三）考核评价1.学校建立采购工作考核评价机制，对采购执行部门的采购工作进行年度考核评价。考核评价内容包括采购任务完成情