学校采购使用管理制度

PAGE学校采购使用管理制度一、总则（一）目的为了加强学校采购与使用管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及的各类物资采购、服务采购以及资产使用管理等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购与使用活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.规范性原则：建立健全规范的采购流程和使用管理制度，确保各项工作有序进行。3.效益性原则：追求采购资金的合理使用和资产的高效利用，降低成本，提高效益。4.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，保障各方合法权益。二、采购管理（一）采购预算管理1.各部门应根据学校发展规划和年度工作计划，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等详细内容。2.采购预算需经学校财务部门审核，报学校领导审批后执行。预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算，应按规定程序办理审批手续。（二）采购计划制定1.各部门根据采购预算和实际工作需要，制定具体的采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购数量和规格、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应提前提交给学校采购管理部门，采购管理部门对采购计划进行汇总、审核，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的项目。公开招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求、只能从特定供应商处采购等情形。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购流程1.采购申请：各部门根据采购计划填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购审批：采购申请表提交给学校采购管理部门，采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应按照相关规定组织采购谈判或询价活动。4.合同签订：采购项目确定中标供应商或成交供应商后，学校应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间和地点服务要求、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报学校采购管理部门备案。5.验收付款：采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，采购部门应填写验收报告，并按照采购合同约定办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经学校财务部门审核后，报学校领导审批付款。（五）采购监督与管理1.学校采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购项目的采购申请、采购审批文件、采购合同、验收报告、发票等资料进行归档保存，以备查阅。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性，发现问题及时督促整改。采购管理部门应加强对供应商的管理，建立供应商评价机制，对供应商的信誉、产品质量、服务水平等进行评价，对不合格供应商及时进行淘汰。三、使用管理（一）资产登记与入账1.学校采购的各类资产，采购部门应及时办理资产登记手续，填写资产登记表，详细记录资产的名称、规格、数量、购置时间、购置价格、使用部门等信息。2.根据资产登记表，学校财务部门应及时进行资产入账，按照国家财务制度的规定，准确核算资产价值，确保资产账实相符。（二）资产使用与维护1.使用部门应按照资产的使用说明和操作规程，正确使用资产，不得擅自改变资产用途或违规操作。2.使用部门应定期对资产进行维护保养，确保资产正常运行和使用寿命。对于大型设备、精密仪器等资产，应制定专门的维护保养计划，并安排专业人员进行维护保养。3.资产发生故障或损坏时，使用部门应及时报告学校资产管理部门，资产管理部门应组织相关人员进行维修或处理，并做好维修记录。（三）资产调配与共享1.学校各部门之间因工作需要可以进行资产调配。资产调配应填写资产调配申请表，经调出部门和调入部门负责人签字确认后，报学校资产管理部门审批。2.资产管理部门应根据学校实际情况，合理调配资产，提高资产使用效率。对于闲置资产，应及时进行清理和处置，盘活资产存量。3.学校鼓励各部门之间资产共享，提高资产利用率。对于共享资产，使用部门应按照规定办理借用手续，并承担相应的保管和维护责任。（四）资产清查与盘点1.学校应定期组织资产清查与盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点，确保资产账实相符。2.资产清查盘点工作由学校资产管理部门牵头，各使用部门配合进行。清查盘点内容包括资产的数量、质量、使用状况等方面。3.资产清查盘点结束后，应编制资产清查盘点报告，对清查盘点中发现的问题进行分析和处理，并提出改进措施。（五）资产处置管理1.学校资产处置包括资产的报废、报损、出售转让等。资产处置应按照国家相关法律法规和学校规定的程序进行。2.资产报废、报损应填写资产处置申请表，经使用部门负责人、学校资产管理部门审核、学校领导审批后，进行处置。资产出售转让应按照规定进行评估、公示、拍卖等程序，确保资产处置价格合理、公开、公正。3.资产处置收入应按照国家财务制度的规定进行管理，上缴学校财务部门，统一核算。四、责任追究（一）采购违规责任追究1.在采购活动中，如发现采购人员有下列行为之一的，将视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：与供应商串通，谋取不正当利益的；擅自提高采购标准、变更采购内容的；泄露采购机密的；其他违反采购规定的行为。2.供应商如有下列行为之一的，将取消其参与学校采购活动资格，并依法追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人员、其他供应商恶意串通的；不履行采购合同约定义务的；其他违反法律法规和采购规定的行为。（二）使用违规责任追究1.使用部门在资产使用过程中，如因管理不善、违规操作等原因造成资