企业环境管理体系运行记录规范

企业环境管理体系运行记录规范1.总则1.1目的为规范本企业环境管理体系运行过程中的记录行为，确保环境管理体系（EMS）的有效运行、符合标准要求，并为体系的持续改进提供客观证据，特制定本规范。1.2依据本规范依据国家及地方相关环境保护法律法规、标准，以及本企业《环境管理手册》和相关程序文件的要求制定。1.3适用范围本规范适用于本企业环境管理体系覆盖范围内所有与环境因素相关的运行活动、管理过程及体系审核、评审等所产生的记录的编制、填写、标识、收集、贮存、保护、检索、保留和处置。企业各部门、各相关岗位均应遵守本规范。1.4基本原则环境管理体系运行记录的管理应遵循真实准确、完整规范、清晰可辨、易于检索、及时有效、安全保密的原则。2.术语与定义2.1环境管理体系运行记录（以下简称“记录”）指为证明环境管理体系运行符合规定要求及体系有效运行和改进所形成的，具有可追溯性的文字、图表、数据、电子媒体等信息载体。2.2记录控制指对记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置进行的管理活动。3.记录的基本要求3.1内容要求记录内容应真实、准确、完整地反映所描述的环境管理活动的实际情况。应包含必要的信息，如活动发生的时间、地点、参与人员、具体内容、数据结果、异常情况及处理措施等，确保其具有可追溯性。3.2格式要求记录格式应统一规范，符合体系文件的规定。企业应根据实际需要设计标准记录表格，明确记录编号、名称、版本号、编制部门、批准人等信息。对于非标准表格的记录，也应确保信息的完整性和清晰度。3.3填写要求3.3.1记录应使用规定的术语、计量单位和文字。手写记录应字迹清晰、工整，不易褪色；电子记录应录入准确，避免错漏。3.3.2记录应及时填写，避免事后补记或追记，以保证信息的时效性和准确性。3.3.3记录内容不得随意涂改。如确需修改，应采用规范的修改方法（如划改），并由修改人签名或盖章，同时保持原记录内容清晰可辨。3.3.4记录应有记录人签名，并根据需要由审核人或批准人签名确认。3.4标识要求每份记录均应有唯一的标识，通常为记录编号。编号规则应在体系文件中予以规定，以便于识别和检索。3.5贮存与保护要求3.5.1记录应存放在适宜的环境中，防止损坏、变质、丢失或被非授权访问。贮存条件应考虑防火、防潮、防虫、防盗、防高温等因素。3.5.2电子记录应采取适当的备份、加密和防病毒措施，确保数据安全和完整性，并防止未经授权的访问、修改或删除。3.5.3记录应分类存放，便于检索和管理。3.6电子记录的特殊要求对于以电子形式存储的记录，除满足上述基本要求外，还应确保其具有足够的安全性、完整性和可读性，并能有效地防止数据的丢失和篡改。应明确电子记录的创建、修改、审核、批准、归档等流程，并对电子签名的有效性进行控制。4.记录的控制与管理4.1记录的编制与填写各相关部门及岗位人员应根据环境管理体系文件的规定，在各项环境管理活动发生时，及时、准确、完整地编制和填写相应的记录。4.2记录的收集与归档各部门应指定专人负责本部门记录的收集、整理、编号和初步审核，定期将符合要求的记录向企业档案管理部门或指定的记录管理部门归档。归档时应办理交接手续。4.3记录的检索应建立记录检索机制，确保授权人员能够方便、快捷地查阅所需记录。查阅记录应履行必要的手续，遵守保密规定。4.4记录的修改与变更记录的修改应严格按照本规范3.3.3条执行。当体系文件发生变更导致记录格式或内容需要调整时，应由原编制部门组织评审和修订，并通知相关部门执行新的记录要求。4.5记录的保留期限记录的保留期限应根据法律法规要求、合同规定、体系运行需求及产品/服务的生命周期等因素确定。企业应制定《记录保留期限表》，明确各类记录的最低保留年限。对于有长期保存价值的记录，应按档案管理规定进行永久保存。4.6记录的处置超过保留期限的记录，应由记录管理部门或原产生部门提出处置申请，经批准后进行销毁或其他合规处置。销毁记录应确保信息安全，防止泄密，并做好处置记录。5.责任与监督5.1各部门职责各部门负责人是本部门记录管理的第一责任人，负责组织本部门员工学习和执行本规范，确保本部门产生的记录符合要求，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。5.2管理部门职责企业环境管理体系主管部门（如EHS部或质量管理部）负责本规范的制定、修订、解释和监督检查。档案管理部门或指定的记录管理部门负责记录的集中归档、贮存、保护、检索和到期处置。5.3监督与考核企业应将记录管理纳入环境管理体系内部审核和日常监督检查的范围。对违反本规范，造成记录失真、丢失、泄密或管理混乱的，应视情节轻重予以纠正和处理，并作为相关部门和人员的考核依据之一。6.附则6.1本规范未尽事宜，应参照国家及地方相关法律法规和企业其他相关管理制度执行。6.2本规范由企业环境管理体系主管部门负责解释。6.3本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。附录（示例）：*附录A：环境管理体系常用运行记录清单（示例）*A.1环境因素识别与评价记录*A.2法律法规符合性评价记录*A.3环境目标、指标及管理方案实施情况跟踪表*A.4员工环境意识与技能培训记录*A.5设备运行与维护保养记录（涉及环境影响的设备）*A.6废水/废气/噪声/固废监测记录*A.7危险化学品储存、使用及废弃处置记录*A.8环境事件（包括未遂事件）调查处理记录*