医院基建工程采购制度及流程

PAGE医院基建工程采购制度及流程一、总则1.目的为规范医院基建工程采购行为，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效，保证基建工程质量，控制工程成本，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于医院所有基建工程项目涉及的物资、设备、服务等采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。公开透明原则：采购信息应公开透明，接受医院内部和社会监督。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责1.采购决策机构医院成立基建工程采购领导小组，由医院领导、相关职能部门负责人组成。负责审议基建工程采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，做出采购决策。2.采购执行部门设立专门的基建工程采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：根据采购计划和预算，制定采购方案，明确采购方式、采购流程等。发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。组织采购谈判、招标、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。整理采购文件，建立采购档案，妥善保管采购资料。3.相关部门职责基建管理部门：负责提出基建工程物资、设备需求，参与采购技术规格的制定，协助采购执行部门进行供应商考察，参与采购合同的验收工作。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，检查采购合同的执行情况。使用部门：负责对采购物资、设备的技术性能、使用要求等提出意见，参与采购验收工作，反馈使用过程中的问题。三、采购计划与预算1.采购计划编制基建管理部门根据医院基建工程规划和进度安排，结合工程设计文件、技术规范等，提出物资、设备采购需求清单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求等。采购执行部门汇总各部门采购需求，结合库存情况，编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购时间、采购预算等内容。采购计划经基建管理部门审核、财务部门复核、采购领导小组审批后实施。2.采购预算编制财务部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的预计金额，确保采购资金的合理安排。采购预算经医院预算管理部门审核、医院领导审批后纳入医院年度预算管理。3.采购计划与预算调整在采购执行过程中，如因工程变更、市场价格波动等原因需要调整采购计划或预算的，由基建管理部门提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。经采购领导小组审批后，由财务部门调整采购预算，采购执行部门调整采购计划。四、采购方式1.公开招标适用范围：达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。招标程序：采购执行部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。发布招标公告，邀请潜在投标人报名参加投标。招标公告应在指定的媒介上发布，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点、联系方式等。对报名参加投标的投标人进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。只有资格审查合格的投标人才能参加投标。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由招标人主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人。确定中标人。招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的。招标程序：采购执行部门根据采购项目特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标时间、地点、联系方式等内容。对被邀请的供应商进行资格审查，审查内容与公开招标相同。只有资格审查合格的供应商才能参加投标。组织开标、评标活动，程序与公开招标相同。确定中标人，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同条款、技术规格等。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判公告应在指定的媒介上发布，公告内容应包括谈判项目名称、谈判内容、供应商资格要求、报名时间、地点、联系方式等。对报名参加谈判的供应商进行资格审查，审查内容与公开招标相同。只有资格审查合格的供应商才能参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程应遵循公平、公正、公开的原则，谈判小组可以要求供应商对谈判文件做出澄清、说明或者提供补充材料。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评标办法进行评标，推荐成交候选人。确定成交供应商，采购人根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、采购内容、单一来源采购理由等。采购领导小组组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证，论证内容包括采购项目的必要性、单一来源采购理由的合理性等。经采购领导小组批准后，采购执行部门与单一来源供应商进行谈判，确定采购价格、合同条款等。签订采购合同，采购合同签订后报财务部门备案。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件，询价文件应明确询价内容、技术规格、报价要求、交货时间、地点等。五、采购流程1.采购申请与审批使用部门根据基建工程实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备的名称、规格、型号、数量、技术要求、用途等内容，并签字盖章。采购申请表经基建管理部门审核后，报财务部门复核采购预算。采购申请表经财务部门复核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购申请的必要性、预算合理性等进行审批，并签署审批意见。2.采购信息发布采购执行部门根据采购项目特点和采购方式，选择合适的信息发布渠道发布采购信息。公开招标、邀请招标项目的招标公告应在指定的媒介上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价项目的采购信息可以在医院内部网站、公告栏等发布。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、地点、联系方式等内容。3.供应商报名与资格审查供应商根据采购信息要求，在规定时间内报名参加采购活动。报名时应提交营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本、报价单等相关资料。采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的经营范围、资质等级、业绩情况、信誉状况、财务状况等。只有资格审查合格的供应商才能进入采购下一环节。4.采购文件编制与发放采购执行部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购申请文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求（设备清单、技术参数、图纸等）、商务要求（报价要求、交货期、售后服务等）、评标标准、合同条款等内容。采购执行部门将采购文件发放给资格审查合格的供应商，并要求供应商在规定时间内提交响应文件。5.采购评审公开招标、邀请招标项目由依法组建的评标委员会负责评标；竞争性谈判、询价项目由谈判小组、询价小组负责评审；单一来源采购项目由采购领导小组组织相关部门和专家进行论证和谈判。评标委员会、谈判小组、询价小组按照采购文件规定的评标标准、评审办法进行评标、评审，对供应商的响应文件进行评审打分，推荐中标候选人或成交候选人。采购执行部门汇总评标委员会、谈判小组、询价小组的评审意见，确定中标供应商或成交供应商。6.采购合同签订采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、设备的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订前，应报财务部门审核合同条款、价格等内容，确保合同的合法性、合规性和合理性。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送基建管理部门、财务部门、审计部门等备案。7.采购验收采购物资、设备到货前，基建管理部门应通知使用部门、采购执行部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资、设备到货后，由基建管理部门组织使用部门、采购执行部门等相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括物资、设备的数量、规格、型号、质量、技术性能等。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字盖章，并将验收报告报采购执行部门存档。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商联系，要求供应商采取整改措施或退换货物，直至验收合格。8.采购付款采购物资、设备验收合格后，供应商提交付款申请，经采购执行部门审核、财务部门复核后，报医院领导审批。财务部门根据医院领导审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。六、采购监督与管理1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，检查采购合同的执行情况，发现问题及时提出整改意见。财务部门：监督采购资金的使用，审核采购预算的执行情况，确保采购资金的合理使用。基建管理部门：对采购物资、设备的质量、技术性能等进行跟踪检查，及时反馈使用过程中的问题。2.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作情况等。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后