医院基建工程采购管理制度

PAGE医院基建工程采购管理制度一、总则（一）目的为加强医院基建工程采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院基建工程质量，控制工程成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有基建工程项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照医院内部规定和程序进行采购操作。3.公开、公平、公正原则：确保采购过程透明，所有潜在供应商机会均等，公正对待每一个供应商。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。5.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，保障基建工程质量。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立基建工程采购领导小组，由医院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议基建工程采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督指导。（二）采购执行部门1.基建管理部门负责编制基建工程采购计划，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。组织对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。协助采购领导小组进行采购项目的评审和决策，参与采购合同的谈判和签订。负责采购项目的进度跟踪和协调，确保采购物资按时供应，满足工程建设需要。2.财务部门负责审核基建工程采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.审计部门对基建工程采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。对采购项目的资金使用情况进行审计，防止出现浪费和违规支出。对采购活动中的违规行为提出处理建议，维护医院利益。（三）采购人员职责1.采购人员应具备的基本素质熟悉国家法律法规和医院采购制度，具备良好的职业道德和廉洁自律意识。具有较强的沟通协调能力和市场分析能力，能够与供应商进行有效的沟通和谈判。具备一定的专业知识，了解基建工程相关产品和服务的技术要求和质量标准。2.采购人员的主要职责按照采购计划和程序，负责具体的采购操作，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。对供应商提供的产品和服务进行初步审查，确保其符合采购要求。负责采购合同的起草、签订和执行跟踪工作。及时向相关部门反馈采购过程中的问题和情况，协助解决采购纠纷。三、采购计划管理（一）采购计划的编制依据1.医院基建工程的总体规划和年度建设计划任务。2.基建工程设计文件和技术要求，明确所需采购物资和服务的规格、数量等。3.现有库存物资情况及工程进度安排。（二）采购计划的编制内容1.采购项目名称：详细列出每个采购项目的具体名称。2.采购项目规格、数量、技术要求：准确描述采购物资或服务的规格型号、数量以及技术参数等要求。3.采购预算：明确每个采购项目的预计资金额度。4.采购时间安排：根据工程进度，合理确定采购项目的实施时间节点。（三）采购计划的审批与调整1.采购计划由基建管理部门编制完成后，报采购领导小组审批。采购领导小组应认真审核采购计划的合理性、必要性和可行性，确保采购计划符合医院基建工程整体规划和实际需求。2.在采购计划执行过程中，如因工程变更、设计调整等原因需要对采购计划进行调整，基建管理部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等，报采购领导小组审批后执行。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到国家规定的公开招标限额标准以上的基建工程采购项目，且符合公开招标条件的，应采用公开招标方式进行采购。2.招标程序发布招标公告：通过国家指定的招标公告发布媒介或医院官方网站等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件获取方式、投标截止时间和开标时间地点等。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：根据项目特点和实际情况只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占项目采购总金额的比例过大的。2.邀请程序确定邀请对象：从供应商库中或通过其他渠道选择不少于三家具备相应资格和能力的供应商作为邀请对象。发出邀请书：向邀请对象发出邀请书，邀请书内容应包括招标项目基本情况、投标要求等。后续开标评标定标程序与公开招标类似。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由基建管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术、商务要求，谈判程序、评定成交的标准等事项。邀请供应商：向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。谈判：与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况，谈判小组根据谈判结果要求供应商进行最后报价。确定成交供应商：谈判小组从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请：由基建管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、采购理由、拟采购供应商等情况。审核批准：采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证，批准后方可实施单一来源采购。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同，并报相关部门备案。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建工程采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：由基建管理部门、财务部门等相关人员组成询价小组。确定被询价供应商名单：从供应商库中或通过其他渠道选择不少于三家符合相应资格条件的供应商作为被询价对象。发出询价通知书：向被询价供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商报价：被询价供应商在规定时间内提交报价文件。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标通知书发出之日起三十日内，由采购执行部门与中标供应商签订。合同内容应包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款明确、具体、合法有效。2.签订合同前，采购执行部门应将合同草本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核通过后方可签订正式合同。（二）合同履行1.采购执行部门应按照合同约定，及时跟踪供应商的供货进度和服务情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务，并做好相关记录。2.供应商应严格按照合同约定提供货物或服务，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应提前与医院协商，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购项目到货后，基建管理部门应组织相关人员按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，确保采购货物符合要求。2.验收合格后，基建管理部门应出具验收报告，并由采购执行部门、使用部门等相关人员签字确认。验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或更换，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行付款审核和支付。付款前，采购执行部门应提供相关的验收报告、发票等资料，经财务部门审核无误后，报医院领导审批后办理付款手续。2.对于分期付款的采购合同，财务部门应根据合同约定的付款节点，严格控制付款进度，并做好相应的账务处理和资金管理。（五）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行的，双方应协商解除合同，并按照合同约定承担相应的违约责任。合同解除后，双方应及时清理债权债务关系，妥善处理善后事宜。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、完善的质量保证体系等条件。2.基建管理部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查，填写供应商准入申请表，提交采购领导小组审核批准。经批准准入的供应商纳入医院供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析等多种形式。2.根据评价与考核结果将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在后续采购中可给予一定的优先待遇；对于不合格供应商，应及时清理出库，并限制其参与医院采购活动。(三)供应商淘汰与重新引入1.对于出现严重质量问题、多次违约、商业信誉不良等情况的供应商，应予以淘汰，从供应商库中删除其信息。2.因业务发展需要或其他原因，如需重新引入已淘汰的供应商或引入新的供应商，应按照供应商准入程序重新进行资格审查和审批。七、采购监督与审计（一）内部监督机制1.基建管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购计划执行、采购过程、合同履行等环节的监督检查，确保采购活动规范有序进行。2.审计部门应定期对基建工程采购项目进行审计，重点检查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等方面，及时发现和纠正采