医院后勤物资采购制度

PAGE医院后勤物资采购制度一、总则（一）目的为加强医院后勤物资采购管理，规范采购行为，确保物资质量，提高资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院后勤部门所需的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、医用耗材、设备配件、后勤维修材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的原则，为所有供应商提供平等的参与机会，确保采购过程公正透明。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合医院实际需求和质量标准。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立物资采购领导小组，由医院领导、相关职能部门负责人组成。负责审议物资采购计划、采购预算、采购政策和重大采购项目等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门医院后勤部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据医院实际需求，编制物资采购计划，经审批后组织采购。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，组织供应商的筛选、评估和管理。3.负责采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的具体操作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。5.负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作。（三）采购监督部门医院审计部门负责对采购活动进行全程监督，审查采购项目的合规性、采购程序的合法性、采购合同的有效性等，对发现的问题及时提出整改意见。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各科室根据工作需要和库存情况，定期向后勤部门提交物资需求计划。2.后勤部门汇总各科室需求计划，结合医院发展规划、预算安排和库存状况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。3.采购计划需经相关部门审核，报物资采购领导小组审批后执行。（二）采购计划调整因工作需要或其他特殊原因需调整采购计划的，由需求科室提出申请，经后勤部门审核，报物资采购领导小组批准后进行调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目，可以采用邀请招标方式采购。由采购执行部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。3.竞争性谈判：采购金额较小或采购项目技术规格简单、对市场供应情况比较熟悉的物资采购项目，可采用竞争性谈判方式采购。由采购执行部门确定不少于三家符合相应资格条件的供应商，与供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。4.询价：对于规格单一、货源充足、价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。采购执行部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）采购程序1.公开招标程序招标公告发布：采购执行部门在规定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。招标文件编制：采购执行部门根据招标项目特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容。投标人报名与资格审查：投标人按照招标公告要求报名，采购执行部门对投标人资格进行审查，确定符合条件的投标人名单。发售招标文件：向资格审查合格的投标人发售招标文件，投标人按照招标文件要求编制投标文件。开标：采购执行部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应记录在案。评标：组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：采购执行部门将中标候选人名单在规定媒体上进行公示，公示期不少于三个工作日。签订合同：公示无异议后，采购执行部门与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序发出投标邀请书：采购执行部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续程序：参照公开招标程序中的招标文件编制、投标人资格审查、发售招标文件、开标、评标、中标公示、签订合同等环节进行。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：采购执行部门组建谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。邀请供应商：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。4.询价程序发出询价通知书：采购执行部门向不少于三家供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商报价：供应商按照询价通知书要求一次性报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。5.单一来源采购程序申请与审批：采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等，报物资采购领导小组审批。协商谈判：采购执行部门与单一供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商谈判，达成一致意见。签订合同：采购执行部门与单一供应商签订采购合同，并将采购情况报医院审计部门备案。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门制定供应商准入标准及条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商向采购执行部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购执行部门对供应商提交的申请和材料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，必要时可要求供应商提供样品进行检验检测。经审核合格的供应商纳入供应商档案管理。（二）供应商评估与考核1.采购执行部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.建立供应商评估考核指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评估考核。根据评估考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。3.对于优秀供应商，在同等条件下优先选择其供应物资；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.采购执行部门定期更新供应商档案信息，包括供应商的基本情况变化、业绩表现、评估考核结果等。2.关注供应商市场动态，及时了解供应商的经营状况、产品质量变化等情况，对可能影响医院采购的因素提前进行分析和应对。3.根据医院业务发展和采购需求变化，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，优化供应商队伍。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应严格按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的规定签订，确保合同合法有效。合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交医院法律顾问进行审核，避免合同风险。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送医院审计部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定按时、按质、按量交付物资。2.供应商应按照合同约定履行义务，如因特殊原因需要变更合同条款的，应及时与采购执行部门协商，并签订书面补充协议。3.采购执行部门应及时掌握物资到货情况，组织相关人员进行验收。如发现物资质量、数量等问题，应及时与供应商沟通协商解决，必要时按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应及时与供应商协商，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时调整采购计划和相关财务账目，并将变更或解除情况报医院审计部门备案。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。2.在纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护医院的合法权益。同时，应将纠纷处理情况及时报医院领导和相关部门。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格和数量要求进行。合同未约定的，应按照国家相关标准和行业通用标准进行验收。2.对于涉及人身安全、健康和环境保护等特殊要求的物资，应按照国家相关法律法规和强制性标准进行验收（二）验收程序1.物资到货前，采购执行部门应通知相关验收人员做好验收准备工作。2.物资到货后，采购执行部门组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量等，检查物资的外观、包装、标识等是否符合要求。3.对于需要进行检验检测的物资，采购执行部门应按照规定委托具有资质的检测机构进行检测。检测合格后方可办理入库手续。4.验收过程中如发现物资质量、数量等问题，验收人员应及时填写验收记录，并要求供应商当场确认。采购执行部门应及时与供应商沟通协商解决，如无法协商解决的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等内容。2.验收报告经验收人员签字确认后，报采购执行部门审核。采购执行部门审核无误后，报医院相关领导审批。验收报告作为物资入库、付款等的依据。八、采购付款管理（一）付款原则1.采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，严格遵守财务管理制度和审批流程规定。2.采购付款应确保资金安全，防范财务风险，杜绝不合理付款行为。（二）付款流程1.供应商提交付款申请时，应提供合法有效的发票、送货单、验收报告等相关凭证。2.采购执行部门对供应商提交的付款申请及相关凭证进行审核，核实物资采购情况、合同履行情况等，确认无误后填写付款审批单，报医院相关领导审批。3.财务部门根据审批后的付款审批单，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。（三）预付款管理对于确需支付预付款的采购项目，采购执行部门应严格按照合同约定和医院相关规定办理预付款手续。预付款支付前，采购执行部门应对供应商的资质、信誉等进行再次审核，确保预付款安全，并跟踪预付款的使用情况，督促供应商按时履行合同义务。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档采购执行部门负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料完整齐全、规范有序。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家相关规定执行。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，按照规定的程序进行查阅或借阅。查阅或借阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。查阅或借阅结束后，应及时归还档案。十、监督与检查（一）内部监督1.医院审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、采购程序的合法性、采购合同的有效性等，对发现的问题及时提出整改意见。2.医院纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件，维护采购工作的正常秩序。（二）外部监督积极接受政府有关部门、社会公众等的监督，及时处理相关投诉和