医疗保障局采购管理制度

PAGE医疗保障局采购管理制度一、总则（一）目的为加强医疗保障局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医疗保障局机关及所属各单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医疗保障局采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导班子成员及相关部门负责人组成，主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定采购方式、采购项目的中标（成交）供应商。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室的主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关政策规定。2.编制采购计划，制定采购方案，组织采购活动。3.负责采购项目的需求调研、文件编制、信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。5.对采购项目进行跟踪管理，协调解决采购过程中的问题。（三）采购监督机构成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由局纪检监察部门人员及相关业务人员组成，主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和本制度的规定。2.检查采购程序是否规范，采购文件是否齐全、合规。3.对采购过程中的违规行为进行调查处理，提出整改意见。4.受理供应商的质疑和投诉，督促采购办公室及时处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际需要，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购办公室对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合本局年度工作计划和资金状况，提出采购预算建议方案，报采购领导小组审议。3.采购预算经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算进行，不得超预算采购。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。2.在采购过程中，采购办公室应密切关注采购项目的实施进度和资金使用情况，及时掌握预算执行动态，确保采购资金合理使用。3.对于已列入采购预算但因政策调整、市场变化等原因无法实施的采购项目，采购办公室应及时提出调整建议，报采购领导小组批准后，对采购预算进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的程序和要求参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。采购领导小组应根据论证意见，对单一来源采购项目进行审批。单一来源采购项目应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由向社会公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购办公室与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报采购办公室。采购办公室对采购申请进行形式审查，符合要求的予以受理。3.采购办公室根据采购项目的性质、金额等情况，按照本制度规定的采购方式和审批权限，报采购领导小组或相关领导审批。（二）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求说明书、采购合同草案、评标标准和方法等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、付款方式等实质性条款，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购办公室应组织相关人员进行审核，并报采购领导小组或相关领导批准。（三）采购信息发布1.对于依法必须进行招标的采购项目，采购办公室应按照规定在指定的媒体上发布招标公告（招标邀请书）。招标公告（招标邀请书）应包括采购项目的基本情况、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.对于其他采购项目，采购办公室应通过本局官方网站、内部办公系统或其他适当方式发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。（四）供应商资格审查1.采购办公室对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.采购办公室应要求供应商提供相关证明材料，并对其进行真实性、有效性和完整性审查。对于不符合资格要求的供应商，采购办公室应取消其参与采购活动的资格。（五）开标、评标（谈判、询价）1.采购办公室按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标（谈判、询价）活动。开标时，采购办公室应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标（谈判、询价）过程中，评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，对投标文件（响应文件）进行综合评价，推荐中标（成交）候选人。3.采购办公室应记录开标、评标（谈判、询价）过程中的各项活动和结果，形成开标记录、评标报告（谈判记录、询价报告）等文件。（六）中标（成交）供应商确定与合同签订1.采购领导小组根据评标委员会（谈判小组、询价小组）推荐的中标（成交）候选人，按照本制度规定的原则确定中标（成交）供应商。2.采购办公室应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并在规定时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送采购监督小组备案，并按照合同约定组织实施采购项目。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购办公室应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订采购合同。合同签订前，采购办公室应再次审核合同条款，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。合同签订过程中，如发现合同条款存在争议或需要修改的，采购办公室应与中标（成交）供应商协商解决。协商一致后，应签订补充协议或变更合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购办公室和中标（成交）供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应及时向中标（成交）供应商支付货款，中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购办公室应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续，并及时通知采购监督小组。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收人员应按照合同约定和相关标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收合格的，采购办公室应签署验收意见；验收不合格的，采购办公室应要求中标（成交）供应商限期整改，整改后再次进行验收。（四）合同付款1.采购办公室应按照采购合同约定的付款方式和时间向中标（成交）供应商支付货款。付款前，采购办公室应审核中标（成交）供应商提交的付款申请、发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、合规。2.对于符合付款条件的采购项目，采购办公室应按照规定程序办理付款手续。付款金额较大的采购项目，应按照财政部门的要求进行资金支付审核。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件资料，主要包括：1.采购申请与审批文件，如《采购申请表》、部门负责人审核意见、采购领导小组审批文件等。2.采购文件，如采购公告（招标邀请书）、采购需求说明书、采购合同草案、评标标准和方法等。3.供应商资料，如供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、投标文件（响应文件）等。4.开标、评标（谈判、询价）记录，如开标记录、评标报告（谈判记录、询价报告）等。5.中标（成交）通知书、采购合同及补充协议、变更合同等。6.验收报告、付款凭证等。7.其他与采购活动有关的文件资料，如质疑答复、投诉处理文件等。（二）档案整理与保管1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和地方有关规定执行。一般采购项目的档案保存期限不少于十五年，重要采购项目的档案保存期限不少于三十年。3.采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。电子档案应进行备份，并确保数据的安全性和完整性。（三）档案查阅与借阅1.本局内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到采购办公室查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，采购办公室应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，经采购办公室负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否规范、采购文件是否齐全合规、采购过程是否公正透明、采购合同是否履行等。2.采购办公室应定期向采购领导小组和采购监督小组报告采购工作情况，接受监督检查。对于监督检查中发现的问题，采购办公室应及时整改，并将整改情况报告采购领导小组和采购监督小组。3.财政、审计等部门有权对本局采购活动进行监督检查。本局应积极配合财政、审计等部