区工商联政府采购内控管理制度

PAGE区工商联政府采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强区工商联政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区工商联使用财政性资金及自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。4.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动各环节的风险防控。（四）职责分工1.采购领导小组负责审定政府采购预算、采购计划，研究决定重大采购事项，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门负责具体实施政府采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。3.财务部门负责审核采购预算、支付采购资金，对采购活动进行财务监督。4.纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关投诉举报，查处违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，会同相关部门编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送。3.采购预算应严格按照财政部门规定的标准和范围编制，不得虚报、漏报或随意调整。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由采购领导小组进行审核，报经区财政部门审批。2.经审批后的采购预算应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序办理审批手续。（三）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金，确保资金使用安全、合规。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应根据批准的采购预算，结合采购项目的实际情况和工作进度，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序、采购需求等内容，并按照规定的格式和要求报送。3.采购计划应合理安排采购时间，避免因采购时间安排不当影响工作正常开展。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，由采购领导小组进行审核，报经区财政部门备案。2.经备案后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要调整计划的，应按照规定的程序办理备案手续。（三）计划执行1.采购执行部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，严格按照采购程序和采购方式进行采购。2.在采购过程中，如发现采购计划与实际情况不符或需要调整采购计划的，应及时向采购领导小组报告，并按照规定的程序办理调整手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照规定的程序和要求进行，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。3.采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照规定的程序和要求进行，包括发布邀请招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。3.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照规定的程序和要求进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等环节。3.谈判小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序和要求进行，包括成立单一来源采购小组、确定单一来源采购供应商、签订采购合同等环节。3.单一来源采购小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照规定的程序和要求进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。3.询价小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购执行部门应在采购活动开始前，将变更采购方式的申请及相关材料报经采购领导小组审核，报经区财政部门批准。3.经批准变更采购方式的，采购执行部门应按照新的采购方式组织实施采购活动。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，内容应完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的要求。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准等。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应由采购执行部门负责人进行审核，确保文件内容合法、合规、完整。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关部门和专家进行会审，充分听取各方面的意见和建议。3.审核通过后的采购文件应加盖单位公章，并按照规定的程序和要求进行发布。（三）文件发放1.采购执行部门应按照规定的程序和要求，向供应商发放采购文件。2.采购文件的发放应做好记录，包括发放时间、发放对象、文件内容等，确保文件发放的准确性和完整性。3.对于潜在供应商提出的关于采购文件的疑问和澄清要求，采购执行部门应及时给予答复和解释。（四）文件保存1.采购执行部门应妥善保存采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购文件的保存期限应按照法律法规和行业标准的要求执行，一般不少于十五年。3.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购执行部门应根据采购项目的特点和规模，按照规定的程序和要求组建评审小组。2.评审小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取，特殊项目需要自行选定评审专家的，应按照规定的程序办理审批手续。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，对供应商的投标文件或响应文件进行综合评价。2.评审过程中，评审小组应严格遵守评审纪律，不得与供应商进行私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.评审小组应按照规定的程序和要求进行评标、谈判、询价等工作，并形成评审报告。（三）评审结果公示1.采购执行部门应在评审结束后，将评审结果在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、采购方式、评审日期、评审结果、供应商名称及得分等。3.如供应商对评审结果有异议的，可以在公示期内向采购执行部门提出质疑，采购执行部门应及时进行答复和处理。（四）评审资料归档1.采购执行部门应将评审过程中形成的各类资料进行整理、归档，包括评审小组名单、评审文件、评审记录、评审报告、供应商投标文件或响应文件等。2.评审资料的保存期限应按照法律法规和行业标准的要求执行，一般不少于十五年。3.评审资料应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。七采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在评审结果公示无异议后，按照规定的程序和要求与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。3.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。（二）合同审核1.采购合同签订前，应由采购执行部门负责人进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。2.对于重大采购项目的采购合同，应组织相关部门和专家进行会审，充分听取各方面的意见和建议。3.审核通过后的采购合同应加盖单位公章，并按照规定的程序和要求进行备案。（三）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在合同履行过程中，如发现合同条款需要变更或补充的，应按照规定的程序办理审批手续，并签订书面补充协议。3.采购执行部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同的约定。3.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告，并按照规定的程序和要求办理付款手续。A（五）合同存档1.采购执行部门应将采购合同及相关资料进行整理、归档，包括采购合同文本、补充协议、验收报告、付款凭证等。2.采购合同的保存期限应按照法律法规和行业标准的要求执行，一般不少于十五年。3.采购合同应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。八、采购资金管理（一）资金预算1.财务部门应根据采购预算和采购计划，编制采购资金预算。2.采购资金预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付时间等内容，并按照规定的格式和要求报送。3.采购资金预算应严格按照财政部门规定的标准和范围编制，不得虚报、漏报或随意调整。（二）资金支付1.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金。2.采购资金支付应严格按照财政部门规定的支付方式和程序进行，确保资金使用安全、合规。3.在支付采购资金前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效。（三）资金核算1.财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行核算。2.采购资金核算应准确、及时、完整，反映采购项目的资金收支情况。3.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行分析和总结，为单位决策提供依据。（四）资金监督1.纪检监察部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保资金使用安全、合规。2.财务部门应定期向纪检监察部门报送采购资金使用情况报告，接受纪检监察部门的监督。3.对于发现的采购资金使用违规问题，纪检监察部门应及时进行查处，并追究相关人员的责任。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式执行情况、采购文件编制情况、采购评审情况、采购合同签订及履行情况、采购资金使用情况等